改變工作環境的解決方案
對企業而言,Office 2007採用全新的XML格式建構所有的文件,並增加多種商業智慧及協同作業的應用程式,搭配伺服器軟體後就可以發揮強大的功效,讓企業得以在資訊為主的經濟體系中,提高應變能力,增加資訊流通率。

Word 2007-創造專業文件的好幫手
「Make common case fast」是Word 2007,甚至整個Office 2007最貼切的描述。在新版中,Word改變歷代疊床架屋的選單,採用近似瀏覽器分頁的群組式操作模介面,讓功能、圖表與特殊字元均圖像化「一字排開」。

Excel 2007-更細緻、更易於使用的Excel 2007
具備全新操作介面,可處理更大的資料量、提供豐富的表格樣式及設定,以及更方便的資料匯入與分析功能,新的公式自動完成功能大幅簡化了公式的輸入。

Outlook 2007-整合訊息發送,提供智慧型溝通平臺
操作方式與舊版類似,整合更多圖表範本,提供更完整的圖表製作能力,並整合RSS、Business Contact Manager及行動通訊等功能。

Groove 2007-以協同作業打造虛擬辦公室
提供虛擬辦公室的功能,利用多種協同工具,及時處理具時效性的協同工作,大幅提升工作生產力。

PowerPoint 2007-簡報設計更靈活多樣化
工具列由原本較為單調的功能鍵,改變為較清晰明顯的圖像化控制項,內建新一代的範本設計,及「SmartArt Graphic」功能,具有數十種不同的圖表樣本,讓簡報更精美易懂。

Visio 2007-建立流程規範,提供簡易製圖方式
可連結資料庫,增加與其他Office 2007的關聯性,並採用新的網路架構、圖形化樹狀結構與設定介面,使用者能以直覺化且快速地製作架構圖。

InfoPath 2007-強化XML表單和Office家族整合
改版幅度不大,仍保留和過去相似的工具列,主要在加強和Outlook、SharePoint等產品整合度。

Project 2007-藉由專案管理增強團體生產力
導入了Visual Report(視覺化報表),藉著跨程式的整合將專案中的相關資料直接匯入Excel與Visio中,製作樞紐表、分析圖或是其他圖表,讓專案管理及製作報表更容易。

Access 2007-提供更容易操作的資料庫環境
翻新的介面,及多元的資料格式與處理方式,讓Access 2007的進入門檻降低,對於不熟悉如何定義資料庫欄位資料型態的人,會更容易上手。

OneNote 2007-名副其實的超級筆記本
可同時編輯管理多份筆記本,並支援多電腦共用,增加的導覽操作介面,可以讓筆記透過檔案伺服器或入口網站共享。改變工作環境的解決方案

2007 Microsoft Office System(簡稱Office 2007)在2006年6月時推出Beta 2測試版本,根據微軟表示,這次版本已經與正式版相差無幾,英文正式版本將會於年底時推出,而中文版本的Office 2007與Windows Vista將會於明年初同步上市。

微軟認為Office 2007是改變工作環境的解決方案,面對目前全球化且以資訊為主的經濟體系,辦公室工作環境更應該加強跨組織的通訊與協同作業,提高企業應變能力,並且透過網路增加資訊流通率。而在這個版本中,採用全新的XML格式建構所有的文件,並且整合了用戶端應用程式與後端的伺服器,讓應用程式得以自由運用文件與表單,還增加了商業智慧(BI)的功能,讓資訊能夠發揮最大效益。

因此在Office 2007推出之前,微軟收購了由IBM Lotus Notes發明人Ray Ozzie創立的Groove Networks,並將Groove這套以虛擬辦公室為基礎,提高員工協同作業的應用程式,納入Office 2007系列之中。並且也加強更新了Communicator,讓Outlook與Groove都可以透過Communicator與其他員工通訊,讓工作更緊密。

改變操作介面,以提升使用者經驗
Office 2007重新定義了桌面使用經驗,希望藉由這項改變能夠讓使用者得到更快更好的使用結果。這些改變包含了重新設計的使用者介面、新的圖形引擎、更好的視覺化效能與增強性工作管理功能,讓使用者可以創造更專業的視覺圖像、更快的尋找並比較相關資訊,藉以提昇工作效率與品質。

結果導向的使用者介面:
在Office 2007以前,所有的使用者介面(UI)都是同一個模子打造出來的,對於熟手或專家而言,相當容易操作,對於新功能的掌握度也較佳。

但是微軟營運暨行銷處產品行銷經理李驊哲表示,根據微軟本身的調查,大多數的使用者只會使用其中15%到20%的功能。傳統的介面是以功能類別為導向,初學者或是較不常操作的使用者,往往難以尋找特定功能,因此在Office 2007中,就將使用者介面改成以結果導向(Result-Oriented)的設計,希望能夠讓使用者更容易瀏覽,並找尋所需功能。

微軟內部所做的測試將使用者分為兩種族群,一類是初學的新手,另一類則是時常使用並將功能發揮至極致的專家級使用者,該測試是為了探討初學者與專家級使用者,在操作Office 2007時的學習曲線與使用觀感。

新的使用者介面對於初學者而言衝擊不大,不再需要記憶操作指令,可以直接點選相關標籤,依據圖示及小說明就能夠達到預期的結果;對於專家們的影響則比較大,新介面呈現15%~20%的常用功能,但專家所需要的功能比例往往高於70%以上,因此需要一段時間的重新適應。李驊哲表示,雖然Office 2007讓專家們剛開始使用時的影響比初學者大,但是經過1至2小時的線上教育學習之後,無論初學者或專家都能夠很快地找到所需要的功能,效率也較以往更快。

快速搜尋:
Outlook的使用者最常遇到就是難以在茫茫信海中搜尋重要的資料,在Office 2007中,提供了快速搜尋功能,藉由新的搜尋機制,只要輸入關鍵字,使用者就可以更快搜尋郵件、行事曆、聯絡人、工作甚至是附件中的相關資料,除了顯示該資料之外,還會將相關位置一併顯示出來,讓使用者更方便使用。

此外,文字輪轉式(Word-Wheeling)的搜尋方式,可以讓使用者同時檢視具有特定關鍵字詞的內容,更提高資訊連結度。

用戶端程式強化使用效能,伺服器整合企業
Office系列是相當龐大的系統,其中包含了各種用戶端與伺服器端的套件軟體。用戶端應用程式可以協助使用者增加工作效率,但如果要增加企業內的工作效率,則還需要各種伺服器端軟體搭配,才能夠滿足需求。一般而言,小型企業著重在文件交換上,較不需要伺服器,只需要有用戶端應用程式即可;但中大型企業則更需要企業內整合與協同作業機制,因此需要搭配多種伺服器軟體,以提供集中式管理與服務。除此之外,微軟也提供50人以下的企業可使用的網路服務,稱之為Office Live。

過去針對專案管理與遠端瀏覽需求,Office系列已經推出Project Server與SharePoint Server,在Office 2007中,更針對協同作業與表單控管推出了Forms Server、Groove Server與Project Protfolio Server等3套新的伺服器軟體。微軟也根據企業規模大小與常用功能,區分出8種不同版本,讓企業可以自由選購。

透過伺服器,不但可以連接各個用戶端軟體,也可以讓常用功能搖身一變成為網路服務,例如透過SharePoint服務,企業可以將Communicator、Outlook、Project與Excel延伸至網頁上,透過網頁存取(Web Access)的方式,就算員工沒有攜帶個人電腦,也可以透過公用電腦在網路上取得企業內部的重要訊息或檔案。

但由於維護伺服器的成本與難度較高,微軟方面也提供了相關服務,藉此降低企業導入難度。目前提供的是Office Online與Live兩種服務。Office Online中有輔助與訓練中心,可以協助使用者更了解Office系列的功能與使用方式,或是直接下載其他專家開發完成的功能套件,提升對Office的掌握度。

Office Live則是以服務為出發點,企業可以透過該服務建置屬於自己的網站、收發郵件、分享檔案與工作管理等。企業能夠藉此降低建置與採購成本,並且將大多數工作轉移至網路上進行,更能夠提高即時反應的能力。在測試期間所有服務都是免費測試,在正式推出之後,除了Office Live Basics免費之外,其餘服務則需要按月支付服務費用。

XML引發PDF、XPS與ODF之爭
Office 2007已經全面改採XML格式為文件基礎,不過該XML格式卻不是每一套文字編輯器都能瀏覽的。以UltraEdit開啟docx(Word 2007格式),會發現除了XML標記之外,其餘全是亂碼。根據李驊哲表示等到年底發表的正式版就會支援ODF(Open Document Format,開放文件格式),使用者可以將文件另存成ODF檔案。目前Beta 2版本中,僅支援微軟推行的XPS格式。

在Office 2007 Beta 2中有一項很吸引人的特點,任何文件都可以另存成PDF格式,讓檔案更容易流通。不過在詢問微軟之後,李驊哲說明由於Adobe提出不同的意見,因此在正式版的基本功能中,將不會納入另存PDF格式。有需求的使用者,在正式版推出之後,則可以自行至微軟官方網站上下載相關的免費套件。

不過在另存檔案時,不同作業系統版本、不同的字型與不同的軟體版本,都會影響另存檔案時的格式、編排甚至大小,文件待正式版推出後應有較確定的說明。

本次Office 2007在文件格式、操作介面或是核心架構部分都有相當大的改變,使用者需要經過重新學習並適應這些改變,才能發揮更好的工作表現。

對企業而言,Office 2007增加多種商業智慧及協同作業的應用程式,搭配伺服器軟體後就可以發揮強大的功效。只是伺服器需要維護的人員與設備成本較高,小型企業較難負荷,這時候就可以考慮採用Office Live服務以降低成本了。文⊙羅健豪


結果導向帶來的改變

結果導向(Result-Oriented)的使用者介面(User Interface)有別於傳統的選單介面,其中包含了6項特點,可以讓使用者更快找到所需要的功能,並做出更好的成果。

過去功能選單式的使用者介面,每個使用者都必須記憶哪種功能會達到哪種效果,導致使用者不願意花費太多時間學習,做為工具的軟體卻變成工作上的苦差事。

結果導向是以使用者所需要的結果為主,操作方式以達到目標為主。以Word為例,上方功能列由原本的功能選單改變成使用者會採取的動作,並且提供圖示與說明,便於使用者操作。其中6項主要的改變包括新的功能列、快速存取工具列、迷你工具列、新的圖示功能、即時預覽功能及超級工具提示。

新的功能列:傳統的選單與工作列在Office 2007中不見了,取而代之的是各種命令標籤,這些指令集是經過長期統計累積下來後,使用者在每個應用程式中常用工作彙整而成。部分功能甚至是在編輯特定物件時才會出現的。

快速存取工作列:在Office 2007中,原先工具列的位置已經被圖形化按鈕所取代,剛開始只會有儲存、復原與重複這3種指令,但是使用者也可以自行加上所需要的功能,如列印、郵寄與開啟舊檔等。

迷你工具列:這是一個新的使用者介面機制,透過該工具列,使用者不需要移動滑鼠到上方工具列,只要按下右鍵就能夠快速設定常用功能,像是Word中常用的字型、字體大小、粗斜體或縮排等功能。

新的圖示功能:在Office 2007中,可以發現所有的指令都會有一個圖示說明,表示這個功能會帶來怎樣的結果,較過去複雜又難懂的對話框簡單許多。

即時預覽功能:這項功能可以讓使用者還沒做出任何改變之前,就能夠立即看到會造成的改變。先前版本只能先行套用後復原所做的改變,但在Office 2007中,就不需要如此麻煩,例如更換文件底色,只要滑鼠移向欲更換的顏色上,就能夠馬上看到文件隨著改變底色,讓工作更簡單。

超級工具提示:在Office 2007中的說明與提示不再只有純文字的敘述,而是加上更多圖解以及說明,讓學習或使用新功能時更快也更容易。


Office 2003及以前的版本都採用功能選單式介面,使用者必須知道該
功能會造成何種結果才方便使用。


Office 2007中,功能列採用結果導向,使用者不再需要背誦太多指令
,依據圖示與說明就能夠操作。

Word 2007-創造專業文件的好幫手

文書編輯是任何一套辦公室軟體,最經常被使用的功能,也決定使用者對整套應用程式的第一印象。藉由我們實際測試後的印象,新版Word確實不辱微軟在網頁上宣傳的「Better Results Faster」之名,象徵著Office 2007的突破與創新。

瀏覽器標籤分頁化的圖像操作介面
畫面好不好看是一回事,能不能增加生產力才是重點。假如要用一句話形容Word 2007、甚至整個Office 2007的介面設計精神,「Make common case fast(加速經常用到的功能)」就是最貼切的描述了。

有別於歷代Word與Open Office Writer疊床架屋的選單架構,往往為了尋找一個功能而在層層選單中翻箱倒櫃、浪費時間,Word 2007採用近似瀏覽器標籤分頁的組群式操作介面,功能、圖表與特殊字元均圖像化「一字排開」,使用者可直接選用,提升工作效率。例如要切換編輯中的不同文件視窗,僅需檢視工具列中的按鍵,就可同時顯示所有視窗、上下分離畫面,或著快速切換視窗等。

Word 2007進一步將「常用的簡單功能」,如存檔、回覆編輯狀況與列印等,整合至Quick Access Toolbar(快速存取工具列),使用者可視工作需求自行增減功能。

另一項重大的介面改進,莫過於下方狀態列可即時計算字數資訊、切換頁面格式快速鍵,與放大/縮放工具列,按下滑鼠右鍵即可顯示文件的詳細資訊及相關功能設定(Quick Document Stats)。事實上,對於重度文字工作者來說,這些都是最常用的功能項目,Word 2007將其抽離出來,足以證明微軟的確在滿足使用者的需求上花了不少功夫。

豐富的模板與圖像工具,增加專業文件生產量
Word 2007內建豐富的封面、信件與文件模板,便於使用者快速「拼裝」出結構複雜的美觀文件。值得一提的是,Word 2007的SmartArt功能可讓使用者迅速設計出各式圖表,預設格式從流程、圓餅、階層、關聯、矩陣到金字塔都無一不備,僅需選擇圖表種類、插入文字即可,毋需另外動用PowerPoint。

Word 2007可將文件存檔為PDF或微軟自行發展的XPS(XML Paper Specification)格式。不過,因與Adobe之間的訴訟之故,Office 2007正式版將不內建PDF輸出,而以外掛Plug-In的方式取而代之。

我們從微軟網站下載一份111kB的doc文件,分別用Word 2007與OpenOffice 2.0.3轉換為XPS或PDF檔案,均使用預設值,Word 2007產出的PDF僅50.3kB,OpenOffice的PDF則是95kB,輸出品質大同小異,但XPS檔卻高達270kB,幾乎是原始檔案的三倍,這結果令人極度訝異,也許在正式版將有所改變。

隱而不現的是,今日部落格文化蔚為風潮,坊間也出現部落格編輯工具,Office亦不能免俗,從Office 2007 Beta 2開始,Word 2007提供更新部落格功能,在開啟檔案選單的「輸出(Publish)」項目,就可看到部落格選項。如果擔心用瀏覽器線上撰寫部落格,因「手賤」讓辛苦打字的成果瞬間付之一炬,這不啻是大好消息。

更好的文件檢閱及比對功能,高度整合SharePoint Server 2007
相較於前代產品,Word 2007的文件檢閱功能(Review)有相當大的進步,尤其全螢幕檢閱模式可允許使用者修改內容與註解,特別標記特定名詞或句子,就會浮現文字工具列,和一般的編輯模式並無二致,省卻在文件定稿階段,為了修正文字而反覆更換編輯模式的麻煩。此外,文件檢視器(Document Inspector)可協助使用者檢查定稿文件,確保文件中並未包含不可公開的資訊。

文件比對與合併功能則是另一個重頭戲,三面板介面讓使用者可同時檢閱兩份文件、合併結果與清楚條列後的相異點。唯一的「缺點」是,這可能需要較大、較寬尺寸與較高解析度的螢幕,才便於工作。

有如老生常談,Word 2007和Office SharePoint Server 2007有更高的整合度,可輕易建立文件控管流程與共用資源。在部落格以外,檔案選單中的輸出功能,也可直接將檔案輸出至文件管理伺服器,或著轉為工作群組文件。

萬事皆備,只欠「開放」
毫無疑問,Word 2007是一套擁有非常強大功能性與操作性的文書編輯軟體,遠邁過去的Word與現在的Open Office Writer,無論長期使用Word 2003或Open Office 2.0者,首度接觸Word 2007,都可感受到其威力。

但Word 2007的隱憂也很明顯:在開放文件規範的呼聲下,基於專屬格式的既得利益,微軟明顯缺乏支持ODF的誠意。有鑑於過往的歷史教訓,就算微軟在Office 2007正式版對應ODF,會不會故意「動手腳」,重施故技那套「先相容再擴充自有標準」的手段,仍在未定之天。

換言之,只要企業越來越在乎文件的延續性與相容性,不希望公司的資料放了幾年就找不到可讀取的軟體,微軟Office的高度封閉性就將成為導入前的一大障礙。微軟是否改弦易轍,願意擁抱開放標準,我們在明年就可看到最後的答案。文⊙劉人豪


快速設計文件封面

Word 2007內建豐富的文件模板,使用者可迅速設計出想要美觀的文件封面與行文格式。




建立複雜文字方塊

SmartArt功能提供流程、圓餅、階層、關聯、矩陣到金字塔等預設文字方塊格式,毋需動用PowerPoint。




隨時掌握編輯文件的細節資訊

除了在狀態列會即時顯示編輯中文件的字數與語系外,只要按下滑鼠右鍵,就會出現該文件的詳細資訊與相關功能設定。




用同一套文書軟體也可撰寫部落格

Word 2007內建部落格功能,只要設定好相關資訊,即可將文件直接輸出至部落格。
      

Excel 2007-更細緻、更易於使用的Excel 2007

Excel 2007與Office 2007家族的其他產品相同,全面以功能表介面代替了過去的工具列,並大幅提高了試算表處理能力,單一試算表的資料容納量提升到100萬列與1萬6千欄。另外版面設定與圖形繪製功能都得到加強,可讓使用者快速自訂試算表外觀,並提供更多、更精緻的圖表,而這些圖表也都能用在Word 2007或PowerPoint 2007上。還具備改進的資料篩選與分析功能,新的公式自動完成功能也大幅簡化了公式的輸入。

全新的使用介面
使用者對Excel 2007的第一印象將是全新的Ribbon導航功能表介面,過去的下拉式工具列被7個瀏覽器式的基本功能表取代。這7個基本功能表包括Home、Insert、Page Layout、Formulas、Data、Review與View。透過功能表的切換就能直接點選橫向展開的Excel功能項,比起以前必須透過下拉工具列逐層點選功能的方式,新的介面要更為直接方便,缺點就是功能表會佔用比工作列更多的螢幕空間,使顯示的工作區域變小。

另外工作區的四周還包括幾個方便的新工具,包括左下角新增的自動產生新頁面與自動錄製巨集的按鈕,右下角則有可無段放大、縮小頁面顯示比例的拉桿,以及改進的狀態列。

更豐富的表格樣式
為提供更專業的報表,Excel 2007大幅增加了內建試算表整合方案的類型,使用者還可連結網軟網站取得數十類現成的試算表,套用並修改這些既有的範本,就能建立自己的報表。

使用者也能自訂表格樣式,藉由「Page Layout」功能表的Theme功能,即能方便的套用頁面格式,迅速設定整張工作表的字型、顏色等效果。而透過「Home」功能表的Style功能,則可套用既有的工作表設定與儲存格屬性,「Insert」中的文字藝術師也有更豐富的效果可供選擇,有助於使用者迅速建立更專業、更美觀的報表。

比較特別的是一個稱為「條件格式化(Rich conditional formatting)」的新功能,可對各儲存格設定條件並分別加以不同的顯示方式,如加上符號或底色等,以便使用者從工作表中迅速注意到特定數值的儲存格。

強化的製圖與列印功能
Excel 2007內建新的製圖引擎,可讓使用者製作專業外觀的圖表和圖形。其中增加了Stock和Bubble兩種新圖表樣式,Stock可製作股票的走勢圖,而Bubble是球型和圓形圖。所有的圖形繪製還都有更美觀的漸層與抗鉅齒化處理,用戶還能對圖形選擇不同的著色或漸層處理。

在列印與列印預覽功能方面也有所加強,透過「View」工作表內的Page Layout功能可在設定的列印範圍內進行編輯,便於控制列印效果。

更方便的資料匯入、連結與分析功能
Excel 2007具有增強的資料連結與分析功能,可直接連接網頁或資料庫,並且能保持表格和資料庫的同步更新。可支援Access、Web、SQL Server或XML格式資料的匯入。藉由與SharePoint Server 2007的搭配,Excel 2007還能將試算表內容改以 HTML 動態呈現,其他使用者將能以瀏覽器並經網路即時存取試算表內容。

另外在資料分析方面,Excel 2007的排序與篩選功能有不少改進,過濾與排序區域的下拉小選單中有更多的選項可以使用。另外還有更易於使用的樞紐分析表(PivotTable),樞紐分析表新增一個在工作區右方的Field List功能,用戶可更方便的改變樞紐分析表的設定。

更豐富的函數與公式支援
Excel 2007新增自動完成公式功能,使用者只要在儲存格鍵入函數名稱,系統即會依據鍵入的字符自動帶出相應的函數供使用者選擇,並附有公式校正功能。另外還增加了用於多維資料庫操作的OLAP公式與cube函數。

除各項新功能外,Excel 2007的處理能力也有所增進,記憶體管理能力從舊版的1GB增加到2GB,工作表的欄位與列的處理能力也大幅提高。舊版本Excel 2003的欄位最多只能到IV,Excel 2007則可支援到XFD,數量增加630倍。同時最大列數則增加至1,048,576,是原來的1500倍。文⊙張明德


Excel 2007各功能表介面作用說明

功能表項目 作用 功能說明
Home 基本功能設定 字型調整、儲存格格式設定、資料排序與搜尋
Insert 插入附加物件 插入流程圖元素、圖片、圖表、文字框
Page Layout 版面設定調整 版面套用、格式調整、設定列印區域
Formulas 公式 公式、函數的套用,追蹤各儲存格的函數關係
Data 匯入資料 匯入由網頁、Access或其他來源的資料,另有篩選與排序功能
Review 檢視工作表內容 拼字檢查、辭典、翻譯或在儲存格加上註解,鎖定、共享工作表以及多人作業選項
View 檢視工作表外觀 以各種比例、分割、整頁模式等方式檢視工作表




更方便的外部資料匯入功能

Excel 2007具有更方便的外部資料匯入功能,點選「Data」功能表中的匯入按鈕就能匯入外部資料,如把ESPN網頁中的大聯盟賽程表直接匯入Excel。




改進的製圖引擎

Excel 2007具備全新的繪圖引擎,並新增Stock和Bubble兩種新的圖表樣式,所有的圖形繪製也都有更美觀的漸層與抗鉅齒化處理。




實用的表格條件格式化功能

新增的儲存格條件格式化功能可對各儲存格設定條件,給不同數值範圍的儲存格分別加上不同的符號,如不同顏色的燈號、旗幟或表格底色等,讓使用者能從工作表中迅速注意到這些特別的儲存格。

Outlook 2007-整合訊息發送,提供智慧型溝通平臺

Microsoft Outlook 2007整合RSS、Business Contact Manager及行動通訊等功能,不需要額外啟動其他應用程式,即可提供通訊服務,而且操作介面上,也整合更多的圖表範本,例如可插入圓餅圖、柱狀圖等,提供更完整的圖表製作能力。只是Outlook 2007僅支援Windows XP SP2以上版本,若版本太舊,則會顯示錯誤訊息,使用者電腦必須先更新作業系統為最新版本,才能順利安裝該程式。

增加智慧型搜尋方式
第一次安裝Outlook 2007時,會先詢問是否要安裝Windows Desktop Search,可增加搜尋信件內容的速度,Windows Desktop Search會先建立作業系統的搜尋內容,減少後續搜尋內容的複雜度,也能降低搜尋時間。而且這次版本也大幅度更新搜尋信件的方式,當我們輸入某關鍵字後,Outlook 2007會自動顯示相關的信件內容,例如輸入iThome時,從i開始,Outlook 2007就會自動搜尋與i相關的郵件,不像之前版本必須按搜尋才會尋找信件,操作上更具智慧。Outlook 2007也會分類搜尋的資料,目前會先分類未閱讀及大檔案等2類信件,提供使用者更容易讀取信件的方式。

這次版本也大幅度增加垃圾郵件的阻檔率,我們利用Outlook 2007接收垃圾郵件1周,採用預設值設定(為低安全),共阻檔3047封垃圾郵件,另外1073封信件則視為一般信件(實際上全部都是垃圾郵件),或者也能利用滑鼠右鍵點選我們認定的垃圾郵件,手動設定該信件為垃圾郵件,或是安全的信件來源,操作方式與Outlook 2003類似,能快速上手操作。

延續舊版操作方式
Outlook 2007操作介面與Outlook 2003類似,上方為功能列、左側為郵件目錄、右方則是選項內容,只是這次版本在郵件目錄中,會自動產生RSS Feeds資料夾,當滑鼠右鍵點選RSS Feeds時,會顯示增加RSS位址的選單,可直接輸入RSS位址,也有線上範例說明如何輸入RSS位址,而且下載方式包括自動下載及下載全部RSS內容等2類,若啟動自動下載,Outlook 2007每次都會自動下載RSS信件,不需要額外搭配其他程式。若選擇下載全部RSS內容,下載的資料包括短訊及全部HTML內容,短訊只會顯示標題,點選標題會導向RSS的來源網址,以網頁呈現原始內容,而全部HTML內容就是指整個網頁都下載到本機電腦,使用者可直接從信件查閱,不用再連結上網,只是必須安裝Previewer程式,才能提供相關服務(Outlook 2007會告知需要安裝)。

行事曆及連絡人清單增加互動特性
新版本在行事曆上也改變滿多,操作方式與舊版類似外,Outlook 2007還增加圖型能力,例如當設定某段時間有會議,我們能直接利用Outlook 2007行事曆中附屬的繪圖工具,在Insert選單中有Illustrations功能,可建立圖表資料,也能以3D方式呈現,若需要輸入數據,也會自動啟動Excel,增加使用者操作方便性,而且當增加某圖表後,也會有該圖表的細節設定,能設計出精美的圖表內容,Outlook 2007提供的圖表資料與Excel相同,只是不需額外啟動其他程式,就可在行事曆中建立資料。

另外時間表(Scheduling)也是值得一提的功能,會顯示何時是忙碌的時間,以避免既定行事曆時會與其他行程衝突,若使用者不知該功能的作用,也有完整的線上說明,能提供一定程度的了解。此外,Outlook 2007在行事曆上,增加與會人員也與舊版不同,在舊版是直接增加與會人員名單,新版則是在時間表左邊有增加連絡人清單,可載入與會人員資料,統一發佈給會議人員。

連絡人清單的輸入方式與舊版類似,只是這次還有名片功能,能設計每個連絡人不同的名片,提供更直覺化操作,而且在Outlook 2007中若有需要連結連絡人清單時,除了會顯示該連絡人的電子郵件外,還會顯示連絡電話,若有輸入連絡人的電話時,連絡人清單也可直接撥電話給對方,但必須搭配新版Exchange伺服器,才能整合語音通訊服務,也能讓企業以單一伺服器統合所有訊息服務功能,減少要維護多臺設備的麻煩。

整合行動服務功能
Outlook 2007的信件內容除了傳送到電子郵件外,還可以傳送到手機簡訊(包括SMS及MMS),目前臺灣方面與Every8D合作,當啟動行動簡訊時,會先導入Every8D網頁,用戶可免費使用5則簡訊(若註冊為VIP將提供更多簡訊),並自行設定為Outlook 2007的傳送方式之一。使用者完成信件內容後,可選擇透過Every8D Mobile Service傳送,即會轉換成手機簡訊傳送,只是傳送對象必須先加入聯絡人清單,才能傳送手機簡訊。

此外,我們也能額外安裝Business Contact Manager增強Outlook 2007功能,只是必須安裝許多應用程式(例如SQL、.NET Framework 2.0等),BCM可結合個人工作流程,提高工作效率,例如何分析每項專案的預算及掌握連絡資訊等,功能滿強大,但操作上不容易上手。文⊙蘇碩鈞


整合圖表資料的行事曆

行事曆除了可記錄該會議的內容外,Outlook 2007還整合圖表資料,類似Excel的製圖工具,自動啟動Excel並輸入數據後,在行事曆的內容會自動產生圖表資料,也能產生3D或立體圖形,讓行事曆內容更豐富化。




能直接連結到連絡人的資料

在連絡人清單中,與Outlook 2003版本差異不大,但新增名片功能,可以自定連絡人名片(例如可以從顏色區分重要性等)。若有輸入該連絡人的網址、電話等,在上面功能列中,也有提供按鈕選項,可直接連結到連絡人相關的資訊。




BCM結合個人工作流程

Business Contact Manager是Outlook 2007額外安裝的套件,能整合個人工作內容,提高工作效率,例如可以新增某項工作,並指定結束時間及參與者,還能輸入花費的經費,並以報表方式顯示完成狀態及經費,讓使用者更能有效掌握專案流程,管控支出及收入,並分析報表資料。

Groove 2007-以協同作業打造虛擬辦公室

Groove並不是微軟原創的軟體,是藉由併購Groove Networks這家公司,進而希望達到無論何時何地都能協同工作的目標。Groove Networks的創立者Ray Ozzie就是IBM Lotus Notes應用程式的設計者,現在則是出任微軟的技術長,可以想見未來除了Office之外,微軟的各項作業系統或應用軟體都開始會納入協同作業功能。

Groove這套協同作業軟體,提供虛擬辦公室的功能,所有參與工作區的員工就像是身處在同一個辦公室一樣,可以處理需要時效性的協同工作。除了發送訊息、即時傳訊與分享IE書籤「我的最愛」之外,還可以分享並同步檔案、開啟一系列討論並共同參與、加入約會或是導入InfoPath表單等多種功能,包含了常用的協同作業需求。

工作空間打造虛擬辦公室的基礎
Groove的構想就是打造出一個可以讓員工分享工作資源、心得經驗、會議排程與即時通訊的平臺,為了建構這個平臺並達到協同作業的需求,最重要的環節就是需要先建立一個公共的工作空間(Workspace),以利群組中參與的人員交換訊息。

在Groove中,要邀請使用者加入工作空間並不需要先加入該使用者成為聯絡人,可以透過邀請的方式寄發邀請函,在信件中就會自動包入兩個連結,如果受邀者還沒有安裝Groove,就可以透過其中一個連結下載並加入邀請人的工作空間。

在工作空間中,可以分享彼此的資源或是檔案,雖然其中提供了檔案分享的功能,不過也可以透過資料夾同步(Folder Sync)功能,預先設定好可同步的資料夾,該資料夾就會變成另一個工作空間,專門作為分享檔案之用,只需要按下資料夾同步的按鈕,Groove就會自動更新並下載相關資訊,隨時讓共享資源保持在最新狀態。

企業也可以在Groove中維護共同行事曆,只需要開啟行事曆工具,就能夠讓參與的人隨時填入相關工作動態與時間表,其他的人就可以看到所有行程。有需要討論的事項也可以在討論(Discussion)中發表,新增時可以選擇建立新主題或是回覆,操作容易,整體是採樹狀結構方式延伸,就如同網路討論區一樣。

訊息通報可即時接收相關訊息
只要是接受對方的工作空間邀請,Groove就會自動下載該工作空間,並且在有任何變動時,以彈跳視窗的方式即時通報相關訊息,讓使用者可以在最短時間得知,這種作法就跟常見的即時通訊軟體相同。

不過較為不同的,即時通訊軟體訊息只會通報一次,可是當使用者將滑鼠游標移向Groove圖示時,所有未經確認的訊息都會再次出現,方便暫時離開座位或離線的使用者查閱歷史紀錄。如果有其他使用者新增資料,訊息前方也會出現未讀訊息的圖示,使用者可以很快地辨識出資訊的重要程度。

如果有新增其他工具或是在同步資料夾的檔案,Groove也會自動下載相關內容,儲存在本機的工作空間中,就算突然間離線,也可以繼續在工作空間中工作,並且在連線恢復時自動上傳發送給其他使用者,使用者不再需要負責上傳資料與派送,生產力可以大幅提昇。

增加Office整合性
目前Groove的內建工具中,就能夠在工作空間中匯入InfoPath與SharePoint檔案,借著這些工具,可以讓共同工作空間中的協同作業更簡單更便利。

在單機模式中,可以在Groove上共同編修一份文件,並且透過SharePoint Server發布出去;或是透過InfoPath表單工具,收集並追蹤結構化的資料,並且與其他企業應用系統整合,並同步相關資訊。

搭配上Communicator之後,也可以進一步以即時通訊的方式文字溝通,或是直接透過VoIP撥打電話,讓虛擬辦公室成為現實。文⊙羅健豪


隨時可以新增Groove聯絡人

當要邀請其他人加入Groove群組時,不必考慮對方是否已經安裝Groove軟體,可以藉由email發送邀請函並輸入相關訊息,Groove會自動這些訊息載入信件之中,並附上兩個連結網址,供對方下載並同意邀請。
           




藉由討論提高協同作業效能

Groove內建討論區,可以讓群組發表並討論意見,這些訊息會以樹狀結構記錄下來,方便查詢並瀏覽相關討論。

而討論訊息也會在第一時間派送至各個參與者的工作空間上,就算在離線時回覆訊息,也會在連上網路的第一時間派送出去,提高互動效率。




共同行事曆了解彼此動態

在共同行事曆之中,可以讓每個使用者建立自己的行程表,並開放給群組中所有人知道,讓其他人可以更了解目前的計畫與時程。但由於不具備篩選的功能,只要一填寫上去所有的參與者都會看到相關訊息。

PowerPoint 2007-簡報設計更靈活多樣化

Microsoft PowerPoint 2007工具列介面呼應Office2007系列設計,雖然編輯輸入投影片文字的版面配置改變不大,但工具列介面配置改變幅度則讓人印象較為深刻,由原本較為單調的功能鍵,改變成較為清晰明顯的圖像化控制項,且畫面右下方,還新增投影片的縮放控制桿,讓用戶在編輯投影片時,能隨意放大或縮小,以檢視投影片外觀;較特別的是,此次改版在圖表、統計圖製作,以及投影片範本與主題等功能設定上改變較大,並新增許多別開生面的簡報設計功能,讓操作介面更為簡單易用。


工具列配置簡單易使用,且新增「Design」選項,讓用戶自由選擇設計簡報版面配置與外觀。


豐富客製化能力的簡報範本
雖然PowerPoint 2007的新增、編輯簡報方式,與PowerPoint 2003差異不大,同樣也預存多種簡報設計範本供用戶選擇,不過,在範本套用預覽、線上範本資料庫,以及投影片色彩、字型、圖紋等版面配置設計等方面,增加了許多別開生面的嶄新功能,提高製作PowerPoint簡報時的範本客製化程度。

PowerPoint 2007簡報範本設計最明顯的改變,就是在選擇範本時,只要把游標移到預存的範本上,便能直接自動預覽套用後的設計形式;若預存的簡報範本設計不符合需求,也能夠透過修改配色模式,更換範本的背景色、圖紋,以及字元的色彩配置;另外,還能夠自由改變簡報範本的背景風格,讓使用者以多層次的客製化設計工具,自由設計個人化的簡報範本,當使用者修改字型設定、背景圖案、版面配置方式等簡報設定後,還能夠儲存為自訂的簡報範本,能夠為企業快速的建立並套用專有的統一簡報格式。

琳瑯滿目的概念圖表
商務簡報最首要的重點,就是能夠以簡單的圖表,清楚快速的傳達各種複雜的概念,所以,PowerPoint 2007內建新一代的「SmartArt Graphic」功能,具有數十種不同的圖表樣本,且每種圖表範本樣式設計均相當精美,選擇所需的圖表樣式後,也能夠自由調整圖形樣式、字型位置與圖框配色,能快速的選擇並製作所需的圖表,雖然內建的圖表範本資料庫不及Visio般多樣,但是編輯與製作的功能卻已能與Visio媲美,甚至更為精巧美觀,讓用戶能單純使用在PowerPoint,便能簡單、快速的直接製作各種流程圖、示意圖等簡報。

更齊全的統計圖形樣式
另外,雖然PowerPoint 2003可直接編輯呈現各種數據、比例等統計結果的圖表設計功能,但樣式較為陽春,只能讓用戶繪製長條圖,而PowerPoint 2007整合了Excel 2007所提供的「Create Chart」功能,具備多樣化的預設統計圖形,除了常見的長條圖、圓餅圖、曲線圖外,更內建雷達圖、氣泡圖等特殊圖表供用戶選擇,當用戶選定所需的統計圖表形式後,同樣也會出現Excel表單供用戶輸入、編輯所需的數據,也能如同「SmartArt Graphic」功能一般,可進一步編輯、設計統計圖的繪圖樣式與外觀。

PowerPoint 2007具備多樣化的範本與圖表設計功能,總體而言,較PowerPoint2003更強調用戶自訂的客製化設計能力,能夠讓用戶自由且快速的製作所需的範本主題與圖表設計,增加商務簡報的靈活度與實用度,不過,動畫形式則沒有多大改變。文⊙王唯至


靈活的範本自訂功能

PowerPoint 2007內建多種簡報主題範本,還具有主題自訂修改功能,能讓用戶依需求,更改所選擇的簡報主題範本的字型顏色與樣式、動畫效果,以及背景配色、圖紋等,並且能夠儲存成自訂簡報範本,讓企業或個人用戶能以內建的簡報範本為基礎,自由設計客製化的簡報。

只要將游標移至欲套用的簡報範本上,便會自動暫時套用供用戶預覽。




配合「SmartArt Graphic」製作精美圖表

PowerPoint 2007內建的「SmartArt Graphic」圖表製作功能,具備多種樣式的圖表範本供用戶選擇,而且選擇所需的圖表後,還能讓用戶隨心所欲的變更圖表配色、外框、文字樣式,以及圖形的位置與數量,製作編輯的能力已可媲美Visio,且更加精緻。

用戶能自由控制圖表的字型與配色,甚至以3D的形式,創造立體圖表。

Visio 2007-建立流程規範,提供簡易製圖方式

目前Microsoft Visio 2007相較於Visio 2003增加的範本數目還不多,不過開啟動時,會提供最近啟動的專案範本,減少使用者必須自行搜尋檔案的麻煩,而且還有5種範本教學,減少上手困難。


Visio 2007提供8種類別外,還有範例版本,可從範例上了解Visio與資料庫的連結關係。


這次本版的線上說明較完整,每個範本都有說明,還可以區分啟動為US units或Metric等2種模式。操作介面與之前版本類似,左方為可拖拉的圖型資料,也區分為主類別與次類別,可從分類選項中選取需要的圖型資料,而且搜尋過的資料也會自動組成該類別,下次可直接使用,不用再次搜尋內容。

整合資料庫內容
Visio 2007還有另一項特色,就是可直接連結資料庫,包括Excel、Access、SharePoint Services List、SQL Server、OLEDB或ODBC等,以Excel為例,在Excel中輸入資料後,Visio 2007讀取時,會啟動程式詢問讀取資料的範圍、內容等,而且Visio 2007會顯示External Data,可直接拖拉資料到工作介面操作,若不知如何操作,點選功能後也有簡短指示說明。我們也可以直接匯入Excel、文字檔或Exchange伺服器的資料,Visio 2007會自動產生圖表資料,也能結合Outlook的行事曆,不過必須先在Vision 2007中建立行事曆表格後,才能匯入Outlook行事曆。整體上,Vision 2007更能緊密結合其他Office 2007產品,使用者不用啟動許多應用程式,即可提供相關服務。

不過目前Visio 2007的操作介面與其他Office 2007不太相同,Office 2007大多在工具列上方還有儲存、回覆及列印等快捷按鈕,Visio 2007卻沒有,而且目前Office 2007的按鈕大多採用圖型式介面,Visio 2007卻與Office 2003相同,只採用工具列的方式,尚未知未來版本是否會提供相同介面。文⊙蘇碩鈞


可連結資料庫,增加與其他Office 2007的關連性

Visio 2007可匯入資料庫內容,例如可連結Outlook行事曆的時程,直接導入特定時間的行事曆內容。此外,也提供繪圖元件,例如記事、時鐘、飛航方向等,也可以再增加特定日期、月分及年分的時間,減化使用者操作負擔。

若需要搜尋某圖型資料,Visio 2007會先詢問是否啟動Index服務,可以減少後續需要再次搜尋該資料的時間。

InfoPath 2007-強化XML表單和Office家族整合

InfoPath是在Office 2003才加入的新成員,對於多數的使用者而言還是屬陌生工具,簡單來說,InfoPath是用來設計與填寫表單,和FrontPage這個可用來設計網頁表單工具相比較,最大的差異在於它是XML格式的表單。

提供簡單介面設計XML表單
由於XML最大的優點在於不受作業系統和程式語言的限制,因此許多應用程式都使用它作為資訊交換標準。利用這種特性,InfoPath製作出的表單可以讓使用者填寫資料後作多種彈性的處理方式,可以將資料轉進資料庫、ERP系統或種種應用程式。比起一般網頁應用程式,它能讓使用者離線填寫資料,等到連上網路時再將資料傳送到目的地。它除了是資料發送端,也是資料接受端,InfoPath也可以從資料庫、Web Services或獨立的XML檔案讀取資料,或者匯聚多重資料來源。

因此在企業環境中,InfoPath的表單可以用在行政表單填寫、工作流程的簽核到B2B的資料交換表單等,既可以是設計的介面,也可是瀏覽、填寫界面。

不過Office 2007已經將所有文件XML化,因此在Office 2003尚屬創舉的InfoPath,必須有更加強化的特色。

提供由入門到進階的表單設計彈性
從使用介面來看,新版和舊版的差異性不像Word、Excel來得大,仍然保留和過去相似的工具列,也因此在Offce 2007系列中,它屬於小改版的範圍,這對於InfoPath而言未必是壞處,畢竟熟悉它的使用者仍算小眾,改版幅度太大只會讓剛上手的企業使用者增加重新學習的成本。

在表單設計上加強了檢查機制,在表單發布之前到Form Services之前可以預先檢查,系統會統計是否有錯誤產生,還可以指定是否和2003版本相容。進階的表單設計者也可以使用Visual Studio 2005建立InfoPath專案,將.NET程式運用在其中。在表單使用上,調整的方向主要更方便使用為主,例如增加手寫辨識功能,不論是透過滑鼠或結合手寫裝置,表單輸入更為彈性,或是更多樣的檢查機制,能確保輸入資料的正確性。


新版的InfoPath保留和舊版相似的介面,但局部的改版仍讓使用者更容易設計XML表單,傳送表單的方式也更為多元。


與Office家族結合更緊密
以前必須透過InfoPath才能填寫它產製出的表單,現在透過Outlook 2007,一樣可以填寫、發送表單,對於表單的傳遞與應用更為靈活。以往表單多半是在公司的區域網路使用,透過支援在Outlook中填寫、發送,使用者可以透過網際網路傳送。

使用者也可以將Word或Excel轉換成InfoPath的表單,讓表單功能更具互動性,並且具備結構化的資料整合或匯集、版本控制等功能。
此外,透過InfoPath 2007 和表單服務的整合,使用者能在網頁和行動裝置上使用XML表單,改變過去使用者必須安裝infoPath才能填寫的麻煩,只要使用瀏覽器就可以瀏覽、填寫。

InfoPath也可以和SharePoint整合,除了發布資料,也可以抓取資料到表單中,另外透過工作流程管理工具,可以成為表單驅動的流程的設計工具與前端介面,簡化資料搜集匯整工作。文⊙黃天賜


使用範本快速建立表單

在使用邏輯上,開啟InfoPath之後,和前版一樣都先讓使用者在提示介面中選擇開啟舊檔或進行設計XML表單。畫面中間顯目的範本檔,是系統提供給使用者可以逕行套用,或者以此為基礎再行修改,以符合使實際需求。目前測試版本的僅提供少數的範本,希望在正式中文版推出時,至少維持舊版20幾種的範本數量。

開啟畫面時提供範本檔,讓使用者可以直接套用或再進行修改,可快速產出XML表單。




豐富的表單元件控制項

在XML表單的設計工作上,InfoPath提供類似於網頁元件的控制項,讓使用者可以透過拖拉方式,將所需元件拖到表單上,再進行細項的設定。InfoPath會隨著元件的差異而有不同的屬性設定項目,透過簡單步驟,使用者就可以完成包含下拉式選單、附加檔案、輸入檢查等工作。
         
          不需撰寫程式碼,使用者即可透過拖拉方式,完成XML表單設計。

Project 2007-藉由專案管理增強團體生產力

Project 2007的管理介面乍看之下,除了顏色跟文字調性較為活潑之外,其他與前一版本Project 2003沒有太大的差異,操作方式對於有經驗的使用者來說應該是駕輕就熟。

但這並不代表Project 2007就是一成不變沒有任何修改,在這次的新版本中,主要的改變是導入了Visual Report,讓專案管理及製作報表更容易。

在設定各項專案時,專案協助精靈還是會適時提出建議與說明,讓使用者更能夠有效管理並設定專案。在本次版本中,專案管理者還可以利用各種顏色標記專案,藉以區分屬性或類別,同時也可以修改甘特圖的顏色,讓複雜的專案更容易了解。


在規畫專案時,可以使用高亮度及多種色彩標記不同類別的專案,讓專案管理更簡單也更易懂。


Visual Report(視覺化報表)部分則可以整合Excel與Visio專業版,藉著跨程式的整合而將專案中的相關資料直接匯入Excel與Visio中,製作樞紐表、分析圖或是其他圖表,不需多次反覆輸入資料,就能夠建立更佳的報表效果。

匯出時有多種樣版可供選擇,右方也有範例圖,可縮短選擇與製作圖表的時間。Project 2007會依據匯出圖表的需求,自動將專案中所設定的工時、金額、資源或工作連接等項目,一一導入圖表中,製作快速且自動化。

不過單僅安裝Project 2007並不能讓專案管理發揮最大功效,如果要讓參與專案的人員都能夠即時回報並且修正專案,還需要另外搭配Project Server或是Project Portfolio Server,才能夠支援Project Web Access功能,讓其他成員得以透過Outlook或網頁讀取。文⊙羅健豪


視覺化報告讓專案更容易了解

Project 2007新增的Visual Report(視覺化報告)可以整合Excel與Visio,提供更視覺化的報表與圖形,管理者與成員可以更容易了解專案與目前進程。

選取欲套用的樣版後,報表精靈會自動彙整專案中的相關資訊,在套用時同步匯入該表格,並自動統計分析,增加管理者的工作效率。

Access 2007-提供更容易操作的資料庫環境

Access 2007是檔案型的資料庫軟體,在這次改版中也作了相當幅度的調整,從介面、資料處理、應用程式開發到安全性等,都提出不少新的作法,增加使用者在開發、使用資料庫時的效率與便利。

界面翻新,範本可快速產生資料庫
如同Word、Excel一樣,Access 2007在使用者界面上作了大幅調整,採用結果導向的設計,工具列會隨著編輯作業而自動調整,還有協助開發工作的導覽列與標籤(Tab),協助使用者更容易開發資料庫。


Access 2007互動式的操作介面,能讓資料庫繁複的資料表、檢視、查詢、報表等開發工作更容易進行。


從啟用軟體的開始畫面,就可以看到Access別開生面的設計。在開始畫面中,除了空白資料庫可以選擇外,也有資料庫樣版可以使用。Access提供了商用、教育、個人、和範本資料庫等,可從網路上下載使用。範本檔可以讓使用者直接使用,或修改、新增欄位或功能。

整合更多資料來源,簡化資料處理工作
在資料處理方面,Access 2007也做了幾個重要的改革,像是資料類型自動偵測功能,當使用者輸入資料時,系統會自動辨識資料格式,例如日期、貨幣值或其他常用的資料型態,這對於不熟悉如何定義資料庫欄位資料型態的人,將會更容易上手。

在欄位屬性上,新版本增加了附加檔這個欄位屬性,使用者可以透過應用程式介面將所需的圖片、文件等儲存到資料庫中。另一個新增的屬性是多值欄值屬性,過去一個儲存欄位只能存在一個值,遇到比較複雜的型態,例如遇到要將某個工作指派個多個人,在表格設計必須用複雜的設計才能解決,透過這個新增欄位,問題就可以迎刃而解。

此外,在資料的搜集和發布管道也更為多元。由於Office 2007強調整合性,Access也分享了這個概念下的好處,使用者除了可以可以連接到其他Access資料庫、Excel、SharePoint站臺、SQL Server和可用ODBC存取的資料來源之外,Outlook的電子郵件也可以成為資料來源。Access 2007可以將電子郵件中的表格作為資料來源,透過電子郵件發送即可更新資料庫,減少資料重複輸入資料的工作。

Access 2007同時也可以視為SharePoint Services的豐富型用戶端(rich client),透過和SharePoint Services連動,使用者在離線狀態下使用Access 2007編輯,等上線後再進行同步,而上傳到SharePoint Services的資料可以有更完善的管理環境。

加強操作便利性與安全性
在操作便利方面也有加強,舊版在處理資料、表單、查詢、報表等功能只能分開執行,處理完成一個動作之後,跳出再去處理其他。新的分割(split)功能,能在同一畫面上處理多個工作,使用者可以相互參照,增加使用處理時的效率。其他如如增加日曆輸入元件,協助使用者在輸入日期時可以符合資料格式,減少不必要的錯誤。

在安全性上,當Access 2007開啟資料庫應用程式時,系統會查信任發布者清單,檢查是否對資料形成潛在風險。而資料庫檔案如果包含巨集、ActiveX時,會在程式操作界面下方出現警告訊息,告知檔案的風險。文⊙黃天賜


表單編輯更為直覺

過去Access必須先定義欄位屬性,再進行表單資料的輸入,新版本除了可以用範本檔簡化資料庫設計之外,新的直覺化設計,讓使用者在開啟新資料表時,可以直接進入空白表單,只需新增所需要的欄位項目,即可開始輸入欄位值,而不需經過定義欄位的步驟。

新版本的表單具有自動偵測欄位屬性功能,簡化資料定義步驟。




報表可即時性反映異動

利用同一份資料來源,透過條件設定或排序等方式,Access 2007可產生多種報表,讓資料可以從多種觀點檢視,使用者可以透過標籤切換。報表編輯支援所見即所得功能,使用者可以直接在報表上編輯,使得報表產出更具效率。此外,在Excel上常用的分析工具樞鈕分析表,Access同樣支援。

Access 2007在報表編輯工能上支援所見即所得。

OneNote 2007-名副其實的超級筆記本

在一般人的印象裡面,總認為OneNote須搭配Tablet PC才能發揮主要的功效,事實上並不盡然。打從OneNote 2003開始,它就可以用在桌上型電腦與筆記型電腦上,它可以讓使用者更為簡易地記錄、整理與存取資訊,並且讓這些資訊所匯集的筆記能夠重複使用,並與他人共用。

整合支援更多Office的應用程式
OneNote還可以和其他Office System的應用程式和資料協同運作。例如自動、雙向同步Outlook 2003/2007的「工作」清單,在SharePoint Portal Server 2003網站上搜尋OneNote 2007的檔案。利用Communicator 2007建立會議通知或是透過Outlook建立連絡人或約會。OneNote同樣也可以利用剪貼簿複製Word、PowerPoint等多種由Office應用程式所建立的檔案,貼到OneNote筆記,並將筆記用Outlook 2003/2007的電子郵件附檔或HTML的方式寄出。

在Office System共通功能方面,OneNote可以共用2007 Microsoft Office和Office 2003內的自定字典,並利用研究窗格查詢網站或內部網路服務的資訊,如線上字典、資訊小百科與寶庫、翻譯服務與參考資料;此外,使用者能在Windows SharePoint Services站臺上擁有自己的筆記簿,也是一大突破。

可同時編輯/管理多份筆記本,並支援多電腦共用
OneNote可以將鍵盤輸入、手寫文字、網頁或影像等不同來源的各項研究資料彙整到一份筆記本,甚至根據主題或應用範圍,建立多份筆記簿。當使用者利用IE瀏覽器工具列按鈕,即可單鍵處理剪貼下來的網頁,或是匯入掃描器取得的檔案,用滑鼠拖放Office與PDF文件、電話採訪的錄音檔,以及靠鍵盤輸入的同步採訪筆記資料。

使用者可以建立多個的筆記簿,以便分類不同的知識主題,例如區分出工作和個人專用的筆記簿,或是根據自己的需要,建立專案、學習或定期事件的筆記簿。OneNote可以讓筆記簿發佈在網路上,讓大家共用。文⊙李宗翰


OneNote可直接將想收藏的網頁資料裁成圖片,放到筆記本的頁面上,並支援將頁面發布到部落格(Blog This)的功能。




整合螢幕擷取與錄音功能

OneNote會在系統列增加圖示,常駐在記憶體內,方便使用者隨時擷取電腦上的畫面和音效,作為筆記的內容,或是快速啟動OneNote主程式。假如只是想隨手張貼一些注意事項,可以開啟小型的筆記視窗(Slide Note),直接將內容張貼在不同屬性的標籤物件內。

OneNote 2007裡的筆記提供非常多種類型的標籤。
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