文件管理系統─新人類WebISO

新人類的WebISO文管系統主要是針對電子化的文件提供管理機制，結合自家的流程管理產品WebMaster，提供更彈性的流程設定機制。

此外，紙本文件與多功能事務的應用上，新人類資訊也有新的進展。例如WebISO 3.0版推出紙本領還的管理機制。針對不熟悉電腦操作的使用者，新人類與Canon合作，在多功能事務機中，加入WebISO的機制，自動化地掃描與上傳文件，降低使用的門檻。

降低流程複雜性，可由簽核者決定流程
基於安全及控管的需求，文件管理的流程有越來越複雜的趨勢。WebISO 3.0內建的流程設定機制，為符合文管人員的需求，提供2種特別的作法。

首先，WebISO為簡化流程的複雜性，推出「循序至特定部門」及「循序至特定職稱」功能，管理者只要設定一個關卡，WebISO即依循組織的架構，自動傳簽到特定部門或職稱。

另一個特別的功能是自主傳簽機制，電子化的目的是希望流程自動化執行，然而有些文件的簽核流程不固定，因此WebISO提供「自訂對象」的流程選項，由簽核者決定下一關是誰，如此一來，流程回到紙本彈性的作業方式，又能兼顧電子化後方便追蹤的好處。

文件轉檔為PDF格式，以利控管
所有上傳的文件，只要可以轉成PDF格式的，WebISO將自動轉檔。使用者透過WebISO檢視的文件內容都是PDF格式，唯有被授權儲存原始文件的使用者，才能取得原始文件。

未授權的使用者雖然無法讀取文件，但可透過搜尋機制找到檔案，然後申請調閱。針對檔案名稱即具機密性的文件，例如飲料的配方或者訴訟案件，在WebISO可設為「保密文件」，如此未經授權的使用者無法透過搜尋機制看到檔名。

此外，WebISO支援60多種3D格式。由於WebISO利用Adobe Acrobat 3D的3D PDF提供讀取機制，因此能透過Acrobat 8.0取得支援3D圖檔的能力。3D PDF可做到旋轉、拆解、放大、縮小或打光等效果。

由於工程圖的檔案通常很大，但製作或品保單位並不需要高解析度的檔案，因此轉檔成3D PDF的好處，是可大幅節省檔案大小及傳輸時間。

紙本也有管理的必要
WebISO在3.0版增加紙本領還功能，因為企業在很多情況下仍需要紙本，例如製造業的生產線，就無法要求使用電子檔。因此有必要協助企業控管紙本文件。

在這套系統中，紙本領還的概念類似DVD租借。紙本文件取得前，需經過申請及審核，申請者必須說明申請原因、是否回收及份數，審核通過後，由文管人員列印及發行。

如果設定了使用期限或者改版即作廢的話，在過期或改版時，系統會啟動回收機制，通知申請者歸還。

要是歸還與申請的份數不符，申請者必須填寫原因，再透過流程，以便切割責任歸屬。

內建多重安全控管機制
除了設定控管使用者的權限，WebISO還提供浮水印、密碼保護、鎖IP、鎖網路卡、限制下載次數，以及清空暫存記憶體等措施，避免有心人士竊取資料。

首先，浮水印是在文件開啟時產生，管理者可設定加入圖檔、公司名稱、帳號、時間、日期、顏色深淺和呈現角度等。透過浮水印，系統可在文件中留下列印者的帳號及開啟時間。

第2道機制是密碼保護，傳統的密碼保護是檔案鎖密碼，但使用者常常圖一時方便，把開啟文件的密碼告訴別人，導致密碼等於是「明碼」。因此WebISO加密了原始文件及PDF檔案，並以人的帳號／密碼鎖定權限。開啟文件時，由WebISO的讀取器會再即時隨機亂數產生密碼，然後自動輸入系統，解密檔案。

若擔心是WebISO帳號／密碼外流，使文件洩露，第3道防線是管理者在設定使用者權限時，限定存取的IP位址或網路卡。那麼單一身份只能在特定電腦執行文件管理工作。

第4道防線是離線瀏覽時，控制讀／寫／印權限、開啟的期限、IP、網卡及次數。文件下載至本機離線讀取需要經過申請及審核，使用者必須下載「NTISOReader」執行檔，才能透過它開啟文件。每次開啟文件時，讀取器都會連回伺服器確認文件的期限、版本及開啟次數，除了系統自動產生的密碼外，使用者還需輸入文管人員設定的密碼，再連同IP位址及網卡的限制，就有更多重的保護。

此外，無論線上及離線讀取文件，WebISO的讀取器都會每毫秒清空一次暫存記憶體，沒有列印權限的使用者，無法透過複製／貼上或Print Screen鍵複製內容。根據我們的測試，雖然利用抓圖軟體仍可取得圖檔，但搭配浮水印功能，仍可達到嚇阻作用。

跨企業的應用，控管更嚴格
WebISO還有針對跨企業的文件管理推出B2B模組，提供微型的Web文管系統，存取的限制多於企業內部的文管系統，廠商只能看到授權的文件和資料夾，且所有的文件皆為保密文件。

B2B模組對於合作廠商的方便之處，在於他們不用安裝任何程式。連線至WebISO時，系統自動下載ActiveX程式，再搭配Adobe Acrobat Reader即可做到讀寫印的控制。若擔心廠商轉寄文件，同樣可設定網路卡、IP位址、開啟的期限及次數等，且系統會記錄使用者的行為。文⊙李延華

↑ WebISO的登入首頁 使用者登入WebISO之後，即可檢視個人待處理及簽核的文件。 ↑ 文件基本資料 授權的使用者可檢視文件的版本、使用期限、處理等級等屬性，若希望取得紙本或離線存取，則需要經過申請及審核。 ↑ 離線申請 若希望下載文件離線瀏覽，使用者必須事先提出申請，填寫原因並設定使用期限及開啟次數，經審核通過才能下載。