一般企業除了日常進行內部會議,有時需舉辦各式各樣的大型活動,在活動期間需處理會前的報名、會中的報到,以及會後的問卷收集,但有些仍大幅仰賴人工作業,市面上並無可輔助這類工作進行的IT系統。

剛好近期我們關注無紙化會議的議題時,看到KPMG安侯建業聯合會計師事務所本身開發了一套特別的會議活動系統,可用於上述場景,而且也發展成為標準化的產品Smart Event,可供其他公司購買並建置。如果企業每年需召開數場對內對外的中大型活動,而非一次性,自行建構這樣的系統就很有幫助。

與一般會議暨活動管理系統不同之處在於,Smart Event能同時應付內、外部使用者的報名需求,且活動發布管道以App為主,也就是讓企業活動主辦方,可以應用專屬App,發布研討會、說明會及專業課程等各式報名活動。更特別的是,不只是活動報名與管理,還結合了現場報到,以及問卷調查、即時投票等功能,相當豐富且少見。

而且,由於Smart Event的前端使用者介面是基於行動平臺打造,因此,所有參加活動的人,都能從行動App完成所有活動報名、報到等相關流程。而企業也能透過單一平臺,同時管理多個活動的進行,並透過系統預設的框架,只要輸入、上傳對應的活動內容,就能快速在App上建立新的活動報名內容。

這也讓企業能快速打造專屬活動發布平臺,且不用花時間開發App。而且,不論是企業主辦人員、現場承辦人員,以及報名的外部人員,都能應用同一套系統完成相關作業流程。

欲參加議程、活動的外部使用者,只要透過Smart Event這樣的App,就能隨時檢視活動資訊並報名,報名完成將取得一組QRCode,方便現場報到作業之用。

以企業自建環境為主,並具備活動分權管理機制

在系統架構上,Smart Event包含3大部分,包含前端——行動裝置上Android、iOS平臺的App,以及後端——放在防火強DMZ區的應用程式伺服器、網站伺服器、投票伺服器,與內網環境的資料庫伺服器,這些後端系統需安裝至Windows Server 2012 R2伺服器上,至於專屬App也能發布至市集,供參與活動的外部使用者下載。

在後臺管理使用介面上,Smart Event主要提供網頁後臺管理介面Smart Event Admin,供系統管理者與活動管理者操作,這裡提供了部門與權限管理機制,企業可依據不同部門、職位,來設定部門群組與開放的功能項目。

簡單來說,企業部門成員透過平臺可管理多個活動,但只能看到自己部門的項目,而透過適當的權限管控設定,能授權給指定部門成員負責活動維護操作,並能限制唯有部門主管才具備將活動上架的權力。

同時,該系統還提供現場人員使用的Smart Event Check-in & Vote管理後臺介面,方便現場承辦人員處理報到與投票的工作。基本上,進行準備現場報到流程時,人員只要準備上網的電腦,連至該網頁,並外接條碼掃描器即可,不需像過去一樣印出報名列表,且透過系統快速掌握、查詢報到情況,以及未到人員的聯絡資訊。

看起來,這套產品的系統架構其實並不特別,但它所提供的會議活動流程管理面向,以及整合應用方式,卻是市面上商用產品少見的,讓企業可快速建置一套自己專屬的對外活動管理系統。

後臺系統內建群組功能權限管控設定,增加分權管理彈性

在Smart Event Admin的網頁後臺管理介面上,提供了多部門、群組管理活動的需求,讓IT管理者可以預先建立單位部門,並透過群組維護介面,設定各群組成員能使用的功能。

用手機App就能完成活動報名、報到,以及活動議程檢視與投票

單就Smart Event App而言,其實已經串起整個會議活動的流程,相形之下,我們很少看到市面上有產品能提供這樣全面的應用,相當難得。

基本上,參與活動的外部使用者,只要拿起手機下載企業發布的專屬App,並以Facebook或Google帳號登入,就能在App介面上檢視要參加的活動資訊,並進行報名程序,同時,他們能在App上隨時提問活動相關問題。

一旦報名完成,使用者將於App介面上得到活動的專屬QRcode,等到抵達現場,就能直接憑條碼報到。這替代了傳統印出活動簽到表的方式,與會者也不用預先自行印出報名資料,或是到了現場還要查詢活動報到相關郵件,簡化報到作業的麻煩與人力需求。

在App上,與會者能夠看到主辦方預先公布的會議課程大綱、簡報檔,並列出現場周邊的食衣住行介紹的項目,對於活動與會者來說,這些內容已經涵蓋大部分的活動需求,並能隨時都能透過App檢視,相當方便。

不僅如此,進行一般活動課程期間,講師有時要調查觀眾的身分及支持與否的意見,這款App也能帶來幫助,提供現場投票功能,與會者可透過該App回答問題,講師在現場還能夠直接展示後臺的投票介面,看到即時的票數統計資訊。至於企業舉辦會議活動後的問卷調查,也在App內可以完成,企業不用再印出紙本問卷,活動結束後也不用耗時耗力的歸檔整理。

顯然,這套會議活動管理系統已經串起整體活動流程,並以App為主要實踐方式,對於現在人手一機、機不離身的現況來說,要讓使用者習慣應該不難。當然,活動報名過程也有各式狀況,原廠表示,若企業同時也要提供Web報名方式,也可以採將Smart Event App的報名介面,嵌入到活動網頁的做法。

系統管理者可設定功能權限與群組,提供多層次的活動管理需求

再從後臺管理介面Smart Event Admin的操作功能來看,這套系統已經提供了細膩的用戶權限管理機制,可方便不同部門管理各自的活動。

基本上,系統管理者只要透過「管理者資料」項目,即可建立需要使用這套系統的使用者與單位部門資訊,接著,利用群組維護與權限設定項目,就能制訂系統操作的使用原則。

這裡的原則設定方式很容易,主要是以勾選方式,設定群組可使用的功能。舉例來說,像是我們建立EditOnly的群組後,並只開啟活動管理中的活動維護功能,接著,可將新建的使用者Tester1,從介面上以拖曳方式放到該群組,就能套用群組原則。之後,以Tester1帳號登入Smart Event Admin後臺介面,就只會看到活動維護的項目。

在管理者資料項目之外,Smart Event Admin的功能選單還包含了活動管理、會員管理與基本訊息。值得注意的是,系統本身已經將活動維護與活動上架功能分開,因此,具有活動上架權限者,像是單位主管,才有對外發布活動的權力,如此一來,等於提供類似審核流程的管理方式,相當不錯。

而且,在活動上架管理方面,這套系統也有一些特殊的設定,像是可上架為私人或公開的活動。若是企業想要舉辦私密性高的活動時,就可以將活動發布成私人活動,使活動資訊不會直接顯示在App的活動項目上,直到外部使用者輸入指定的活動代碼(4位數字)後,才能檢視並進行報名。因此,就活動發布而言,具有不錯的使用彈性。

對於已註冊至系統的成員,管理者可快速分派群組以套用權限

活動進行之前,籌備人員需完成登入。IT管理者從群組維護項目中,將需使用Smart Event系統的人員帳號註冊到系統,接著在群組權限設定介面上,就能夠選取這些未設定權限的使用者,以拖曳方式拉到指定群組,即可套用設定好的群組原則。

具有特殊管理機制,可建立私人活動

當企業部門成員登入Smart Event時,即可新增活動項目,或是編輯已經建立的活動內容,活動管理也沒問題,可檢視參與者的問題清單、報名清單,以及發送推播通知。而且,活動上架也能夠區分為公、私兩種,私人活動需輸入金鑰才能檢視。

活動內容編輯方式容易,不熟悉介面的使用者也能循序輸入內容

基本上,Smart Event Admin已經提供一套完整的App框架,方便活動管理人員從後臺介面,依照表單式欄位按部就班的輸入活動資訊後,App上就能顯示所有輸入的活動相關內容與報名介面。

在活動維護介面上,內建了豐富的表單式項目與欄位,活動管理人員只要依序填入文字資訊、上傳相關檔案,就能完成活動資訊的內容,相當容易。而且,重要欄位下方也有備註說明,即便是不熟系統的使用者,都能簡單上手。

像是在編輯活動項目中,我們可以輸入活動主標題、主辦單位,設定活動開始與結束時間,以及活動地址。以地址欄位為例,列出了注意說明文字,提示使用者需輸入完整地址,而英文地址也可參照範例輸入——在使用者端介面上點擊地址欄位時,將能自動開啟手機的地圖App(在平板上則會以地圖嵌入方式呈現)。另外,這裡也有地點描述的欄位,方便以文字方式說明附近地標。

同時,項目上也有名額、期限的設定,一旦額滿,系統就會自動關閉報名功能。至於一般活動聯絡人資訊、活動網址、課程說明,以及注意事項與費用等相關資訊,介面上也都已經建立好固定欄位,讓活動管理人員能照著輸入。

上述基本的活動資訊之外,這套系統還提供了更多編輯選項,相當豐富。像是我們可從編輯視覺項目,上傳一張活動主圖,讓外部使用者從App瀏覽多項活動時,可以更直覺檢視。這裡也有細部的課程綱要與內容項目,讓管理者能編輯每一節活動的綱要與議程名稱、時間與講師資訊,像是上傳講師大頭照,輸入名字、職稱與經歷等內容。

介面上提供的活動內容的編輯方式,相當直覺易操作

Smart Event的活動編輯介面相當友善,都有固定的欄位方便活動管理者能按部就班輸入,且活動相關的項目內容相當詳盡,還可以上傳活動主視覺圖片、活動問卷與附件。而且,重要內容的下方通常也都有詳細的文字說明。

而且,Smart Event Admin介面上特別提供周邊項目的功能,可簡單加入食衣住行等內容,像是編輯附近飯店資訊與圖片,對於不熟悉活動地點的人來說,這些資訊的提供有時也相當重要。

不僅如此,這裡的後臺系統也包含問卷與附件的上傳機制,但問卷並不是從平臺上直接編輯,我們需要先下載系統提供的格式文件(Excel檔案格式),編輯完成後再上傳。而當中的問卷題型可包含兩種,可以用文字框來限定回答方式,或是以1~5顆星方式評分。

另一項附件功能也很實用,支援上傳10MB內的PDF、JPG、PNG檔,提供會議相關文件與圖片供與會者下載。當然,活動管理人員也可以選擇在會議進行當日,上傳議程可公開的簡報檔,讓與會者不用一邊聽講,又要忙著拍下投影畫面,或是會後與現場人員索取簡報資料的麻煩。

在這Smart Event的後臺上,還有一個重要的功能,那就是報名欄位也能透過管理介面直接設計。我們在「編輯報名」項目中,可看到這裡顯示了手機App報名介面的圖像,只要勾選左側欄位項目,該資訊就會加到App介面上,同時能以拖曳方式調整各欄位在App上的排序,很直覺。報名欄位也包括了姓名、職稱、部門、公司、電話、手機、地址、公司產業別等20項,相當豐富。

在使用過程中我們也發現,Smart Event Admin介面本身的欄位與功能按鈕的設計,也能適合觸控操作,如果是用平板電腦來編輯、修改,應該也不難。

綜合來看,在Smart Event Admin的後臺管理介面上,活動資訊項目的編輯內容算是非常詳盡,都有預設的欄位可供輸入,更重要的是,企業透過單一平臺就能夠同時管理多個活動,並且還將串連起現場報到、投票等作業流程。

可惜,系統後臺介面的欄位無法供企業自訂,像是報名介面的設定上,飲食需求欄位只有葷與素可選,如果活動想要提供多項餐點,就不夠彈性。

原廠表示,他們雖沒有開放API供客戶修改系統內容,但其他各式功能還是能夠經由客製提供,像是如有活動繳費需求,他們也可協助串連第三方金流服務,讓使用者從該App上就能繳款。

可彈性設定活動報名欄位,內建20種資訊供任選,方便每次不同需求而調整

在報名頁面的設定上,Smart Event預設20種的報名欄位,只要勾選,就能顯示在該活動的報名介面上,相當簡易。

結合現場報到與投票管理功能,可簡化流程與資訊統計需求

基本的活動內容維護之外,管理者也能透過Smart Event Admin檢視活動問題清單、報名人員清單,並還有推播功能可以運用。特別是當活動有重要異動時,就可快速將訊息推播至用戶手機上,相當不錯。

特別的是,由於Smart Event還結合了現場報到與投票功能,人員能登入另一個專用的管理介面Smart Event Check-in & Vote。當參加活動的人抵達現場報到時,只要讓掃描器掃一下,這個報到後臺的介面上就會彈跳出人員資訊,若是報到者如果沒帶手機,現場承辦人員也還是能從後臺手動協助報到。

此外,投票也是活動常見的需求,透過Check-in & Vote管理介面,活動人員即可協助講師建立希望觀眾投票、表決的問題,與會者只要在App中點擊該議程後,就能操作投票功能。同時,後臺介面也能顯示即時投票的結果,如此一來,資訊蒐集與統計將更為便利。

大致而言,這裡的投票功能操作也很容易,主要就是編輯題目與選項,也能設定是否能夠複選,介面上並有開始作答、停止作答與顯示結果,以及檢視投票結果等控制功能。

雖然這套系統還沒有包山包海的,將內部活動資源管理也納入,但已經串起人員的報名、報到與互動的需要,相當難得。

另有專屬後臺對應活動現場的報到與投票,簡化現場報到工作流程與增加互動

Smart Event因應現場報到與投票需求,還提供了一個獨立的Smart Event Check-in & Vote網頁管理介面,主辦單位及講者可快速檢視人員報到資訊,以及發起即時投票並檢視投票結果。

不只是報名與報到,與會者也能用同支App來進行投票與填寫問卷

透過Smart Event App,與會者能夠隨時檢視議程綱要與周邊資訊,會中講師提問或發起投票時,能直接從App作答,而會後問卷也可直接在App上回填,一改傳統舉手投票、紙本問卷的進行方式。

 

 產品資訊 

KPMG Smart Event 3.0

● 建議售價:134萬元(含稅,並有每年維護費用)

● 原廠:安侯資訊(02)8101-6666

● 網址:cloudoffice.com.tw

● 部署方式:企業自建

● 後臺管理介面:網頁,Smart Event Admin、Smart Event Check-in & Vote

● 後臺伺服器作業系統需求:Windows Server 2012 R2

● 一般使用者介面:Android、iOS App

【註:規格與價格由廠商提供,因時有異動,正確資訊請洽廠商。】


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