微軟推出的Exchange Online是該公司雲端服務當中,發展時間最久的企業級SaaS,也是Office 365當中最早推出的服務項目。本身是基於微軟的企業級郵件協同作業伺服器Exchange而成,主要方案有2種,主要差異是在信箱容量,方案1提供50GB,方案2則是儲存容量無上限,並額外提供電子郵件保存,與進階法規遵循如DLP設定等功能。

費用上,方案1的年繳是每人每月130元,方案2是每人每月255元。附帶一提的是,其實微軟還有提供更輕量的Exchange Kiosk版本,不過,每人信箱空間僅2GB。

可搭配微軟自家Office 365平臺一併應用,是這套郵件服務的一大特色,因此若是企業有更多需求,也能選擇包含Exchange Online與其他SaaS服務的Office 365套餐組合,像是Office 365商務基本版、商務進階版,以及企業版E1、E3與E5。

而且,由於微軟向來擅長以套裝販售形式來吸引用戶多買,若選擇包含Exchange、商務用OneDrive、商務用Skype的Office 365商務基本版,每人每月也才160元,比單獨買Exchange Online方案1只多了30元,會更划算,整合應用也會更豐富。

具有彈性的混合部署方式,也是這款產品的一大特色,企業可同時應用自建的Exchange,並讓管理者在單一介面中管理。

至於企業關注的雲端服務使用保障方面,微軟目前提供服務層級水準(SLA)是99.9%,特別的是,一旦Exchange Online服務可用性低於標準,將依個案進行費用賠償,不像多數雲端服務是以使用期限為補償。

微軟雲端郵件服務Exchange Online,是Office 365平臺的一部份,提供大容量的信箱空間,功能比自建版本豐富,並支援混合方式部署,它的使用介面Outlook是採極簡風格設計,並新增了多人協作的群組應用。在企業後臺管控上,也提供了豐富的郵件流程管控能力與管理報告項目。

具有豐富的郵件報告內容,進階方案並有稽核與法規遵循等功能

基本上,Exchange Online服務屬於微軟Office 365平臺的一部分,管理者登入的後臺介面,其實也就是Office 365系統管理中心。

在使用者管理上,這裡支援大量帳號匯入,可整合Windows AD目錄服務,甚至也有Azure AD的支援,針對密碼安全管理方面,我們在設定密碼時,系統預設就會要求具有一定的強度。

管理者的使用者帳號設定介面中,也有密碼到期,以及要在幾天之前通知使用者的設定,並有密碼永不過期的選項。如此可提供使用者較寬鬆的密碼管理彈性,不過,管理者還是能隨時要求指定使用者重設密碼。另外在管理介面上,也有資料移轉的設定,能讓管理者設定將Gmail、Outlook與Yahoo等不同電子郵件來源的信件匯入。

針對郵件方面的安全與管控,使用者可透過Exchange管理中心,以及安全規範管理中心設定。像是在郵件的管控上,Exchange Online內建的郵件流程管理功能很豐富,提供多種條件與動作設定,並有例外狀況的設定選項,可供企業建立滿足特定條件時的郵件,採取相應動作,以管控內部信件的寄送。而在郵件安全性方面,這裡內建Exchange Online Protection(EOP)功能,提供防惡意程式碼與垃圾郵件過濾。

企業管理常用的報告功能,這裡也有,在使用者與整體平臺服務的活動狀況之外,在安全規範的報告項目中,微軟提供已經相當多關於郵件方面的報告,主要分成稽核、保護、規則與DLP4大類,共有惡意程式碼偵測、垃圾郵件偵測等15項報告。而管理者也能夠設定報告排程,定時寄送統計資料給指定管理者。

若要查詢郵件遞送狀況,也沒有問題,只是管理者要從Exchange管理中心介面下的郵件追蹤功能去查找,可設定日期範圍、遞送狀態、寄收件人,以及郵件識別碼等條件,查詢便捷。

而在Exchange Online方案2中,提供更多對應企業法規遵循方面的功能,像是線上郵件的稽核與eDiscovery機制的應用,以及DLP資料外洩防護。

在在保留原則設定與eDiscovery的使用上,系統也對應提供分權管理的機制,可供企業授權的法務人員調閱,作為法律呈堂證物之用。而管理者也只要預先針對使用者套用政策,就能讓用戶所有動作被監控。

另一項資料外洩防護設定的部分,可讓管理者在郵件流程設定上,多了一些可套用的DLP範本,系統已經提供數十種的全球個資規則,相當豐富,我們也有找到臺灣身份證的選項,算是不錯。

應用情境上,使用者在寄出一份含機敏資訊的郵件時,若收件人含有組織外部的成員,介面上可有文字提醒,避免使用者在不小心狀況下,將機敏資料寄出,而管理者也能將處置動作設定為封鎖,讓使用者無法寄出;若郵件為內部寄送時,使用者也能透過覆寫機制修改政策,允許信件寄出,但會留下存查資料,對內提供使用彈性。

屬於Office 365,融合郵件專屬管控介面

在管理介面上,微軟Exchange Online的後臺為Office 365系統管理中心,這裡統合了帳戶與密碼管理等設定,郵件管控則透過Exchange系統管理中心進一步設定。

使用者端郵件管理介面簡潔,提供獨特的智慧篩選與封存功能

在一般使用者端介面上,Exchange Online企業用戶登入的也是Office 365平臺、進入郵件項目後,看到的就是Outlook網頁介面,由於過往Outlook桌面軟體已有廣大使用族群,對於曾經用過Outlook的使用者來說,應該也能夠快速熟悉。

不過網頁版介面還是有些差異,像是上方少了Ribbon工具列,且更多操作項均隱藏至右鍵或下拉選單中,再加上介面欄位配置更寬敞,文字顯示也稍大,使介面看起來更簡單乾淨。而行事曆功能,則可從介面左上的Office 365所有功能選單去切換。

在讀信介面上,Outlook預設是在右側的讀取窗格中閱讀和建立郵件,對於同標題回覆的信件,系統會自動折疊在同一郵件串之中。若不習慣,使用者在寫信時,也能快速切換成新視窗中編輯的方式,郵件檢視也能改為傳統而非交談方式集中呈現,算是仍具彈性。也有自動回覆的設定。

在收件匣區域的管理上,Outlook是以資料夾方式整理,因此用戶可以新增多層資料夾,便於郵件分類,也能將資料夾加入我的最愛。手動管理郵件時也可利用置頂、標幟與完成,以及色彩類別工具。

特別的是,我們在收信匣下方看到了一個系統預設的Clutter資料夾,這是微軟提供的智慧郵件篩選功能,可自動將不重要的郵件歸類於此待過濾的資料夾,而不是主要收件匣。另外,使用者也能設定可自動處理的收件匣規則,以及可定期執行的整理規則,讓使用者的主要收信匣時常保持簡潔,相當方便。

另外,Exchange Online並提供線上封存功能,協助信件管理,這裡的封存應用有幾個重要特性,像是封存後的信件不會再計入信箱容量,而專屬封存的空間容量沒有限制。微軟表示,封存後的郵件,將與主要收信匣區隔,在雲端分成兩個系統來處理,封存後,其實也就是從主要信箱移至封存信箱,減少主要信箱的大小,而且,主要信箱具有較好的IO效能,封存信箱效能則較差。不過,使用者在介面上搜尋信件時,仍然能夠檢索到所有郵件。

提供豐富的安全規範設定

在Exchange管理中心之外,企業IT透過安全規範管理中心,同樣也能找到郵件防護相關的設定選項,像是建立DLP原則,防垃圾郵件的微調設定等,以及安全性警示與相關報告等。

新增群組協作工具,並可整合微軟自家多款產品及雲服務應用

另外,微軟近年力推Office 365平臺,整合微軟自家多款產品服務,像是包含Exchange、商務用OneDrive、商務用Skype的Office 365方案,不僅提供雲端硬碟與視訊會議工具,也帶來更多平臺專屬應用,而這些功能也都深度與Outllook結合。

其中特別值得一提的是,對應多人協作、專家討論的潮流,微軟去年底新增了一個名為Groups的功能,它會顯示在Outlook介面上的左側窗格中。

當我們選擇一個多人群組後,這裡會有專屬的交談介面、行事曆與OneNote應用,介面上並提供串接第三方服務(如Trello、Twitter)的能力,若有選購SharePoint Online服務,也能搭配專案的檔案存放。看起來,這裡可說是郵件的一種進階應用,因為當我們新增交談時,會顯示收件者就是此多人群組的名稱,但呈現方式上卻更利於多人的專案討論。

其他像是微軟企業視訊會議系統Skype for Business(SFB),也整合在Outlook使用介面的右側。而在寄件附檔的應用上,也能搭配OneDrive for Business。另外也能加購像是RMS檔案權限管控等機制,讓寄送信件時的附件可根據條件寫入控管權限等,應用型態豐富。

附帶一提的是,微軟針對Exchange Online還提供一項額外選購的進階威脅防護(ATP),它屬於EOP模組的進階防護功能,讓企業郵件能有更高一層級的防護,提供安全連結與安全附件的機制,主要是透過重寫URL與沙箱機制防護惡意程式入侵。

  微軟Exchange Online 特色大解析 

 特色1  使用介面以極簡風格為取向

在用戶端介面的Outlook介面上,讀信空間舒適,功能選項以常用重要功能為主,多項操作則隱藏於右鍵與下拉選單中,預設的信件檢視方式,也就是能自動折疊同一郵件標題的郵件。相信不少人都用過Outlook軟體,基本使用習慣差異不算太大,使用者要上手應該不難。

 特色2  內建智慧郵件篩選功能,方便主要收信匣的管理

微軟提供智慧郵件篩選Clutter功能,可根據使用者的行為,並搭配系統Office Graph的機器學習技術,來判斷郵件的重要性,自動將不重要的郵件,歸放至名為Clutter的待過濾資料夾。

 特色3  具有郵件流程管理設定,方便企業針對寄件行為管控

Exchange Online內建的郵件流程管理設定很豐富,可管控內部信件的寄送,讓滿足特定條件時的郵件,採取相應動作。在方案2中,並針對資料外洩防護提供設定,也已經提供數十種的全球敏感個資的過濾能力。

 特色4  提供可選購的進階威脅防護設定,強化郵件安全

Exchange Online特別提供一項名為進階威脅防護(ATP)的機制,這是需額外選購的項目,管理者可設定安全附件與安全連結的原則,以防範惡意攻擊。

 特色5   新增群組功能,提升多人協作應用

在Ontlook使用介面上,收信匣下方區域設有群組(Groups)功能,用戶只要點擊每個多人群組項目,就能檢視各專案的討論,其中有專屬的交談視窗、行事曆、檔案庫、OneNote應用,甚至還能串接第三方服務。

 特色6  介面整合企業視訊會議暨即時通訊工具

在Outlook使用介面中,已整合微軟自家視訊會議產品Skype for Business,從介面右側便能快速尋找聯絡人並通話,另外,用戶也能隨時透過左上功能表,應用其他Office 365平臺的服務。

 特色7  郵件附檔也能與自家檔案雲結合應用

Exchange Online也能結合微軟自家檔案雲OneDrive應用,使用者在寄件附加檔案時,介面就會事先詢問附加方式,可直接上傳成郵件附檔,若是附檔較大時,也能選擇上傳OneDrive,以檔案連結方式傳送,並設定權限,允許收件者編輯,或是僅能檢視。

 產品資訊  

微軟Exchange Online

●原廠:微軟0800-008833

●網址:www.microsoft.com

●建議售價:Exchange Online方案1,每人每月130元;Exchange Online方案2,每人每月255元;Office 365商務基本版,每人每月160元

【註:規格與價格由廠商提供,因時有異動,正確資訊請洽廠商。】


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