從三麗鷗、迪士尼,到最近熱門的寶可夢,各式各樣的卡通角色化身為玩具及生活用品,讓小孩和大人都為之瘋狂。在這背後,則有麗嬰國際數十年如一日的努力,持續引進豐富的商品。

1970年代就委外開發電腦系統的遠見,為麗嬰國際增添運作效率與競爭優勢。2015年正式上線的Microsoft Dynamics NAV,則是麗嬰國際在資訊應用的里程碑,將原先以人工作業為主的倉儲也納入電腦化,全面落實系統化管理。

麗嬰國際總經理張清玉

「身為經營者,最直接的感受就是更快拿到資訊,就能更快掌握狀況。ERP系統不只是協助我們每天的運作,未來還可以提供更多幫助。」

來自商品和通路的複雜挑戰

少子化現象造成的影響無所不在,由於市場萎縮,和麗嬰國際同等級的供應商在短短幾年間由數百家銳減為數十家。麗嬰國際的優勢在於電腦化的時間很早,但這也成為一大包袱,原先以COBOL撰寫的系統無法執行於市場主流的硬體環境,只能到處尋找堪用的二手硬體,而且,當初協助開發的軟體業者早已停止對COBOL系統的支援,只能靠內部IT部門自行維運。

麗嬰國際進口的商品平均單價低,超過千元就被歸類為高單價商品,由此衍生的挑戰有兩項。第一個是推陳出新的速度快,平均每個月新增上千種商品,目前ERP系統裡登載的商品項目就超過十萬筆,根據品牌和產品類別的不同,產品經理的編制有十多人;第二個是配銷通路多樣化,除了門市加百貨公司專櫃共80個自有通路據點,合作對象還包括購物網站、街邊店及主力客戶如玩具反斗城、家樂福、統一超商。

由於這兩個挑戰,出貨、銷貨和退貨管理變得很重要也很複雜。然而,麗嬰國際每天的運作都仰賴舊系統,即使有更換的迫切性,但擔心的是導入新系統曠日廢時或不順利,導致營運中斷。在美商鈞亞(AP Commerce)的協助下,麗嬰國際先以半年時間進行前置作業,進行內部溝通與需求討論,再以九個月的時間導入系統,無縫接軌的順利度讓麗嬰國際放下心中大石。

從存貨管理提升客戶服務、降低退貨成本

麗嬰國際選用Microsoft Dynamics NAV,考量原因包括這是在全球擁有廣大客戶基礎的成熟產品,而且Microsoft Dynamics NAV是套裝軟體,無需自己撰寫程式,整體成本也遠低於其他競爭品牌。最重要的是,協助導入的美商鈞亞在美國有豐富的實務經驗,對麗嬰國際而言,專家和經驗的結合是系統成功上線兩個不可或缺的條件。

最大的改變之一就是存貨管理,由於商品數量眾多,為求快速上架,進貨時都是直接放在空的儲位,導致同一件商品會被分散在多個儲位,倉管人員記錄後再交由後勤人員輸入電腦。但撿貨人員根據電腦記錄作業時,卻常碰到資料更新不即時或不準確的問題,在應該有貨的儲位卻找不到商品,或是知道商品的儲位但無法確定數量。

對此,麗嬰國際每年做兩次盤點,每次盤點會有長達一星期的時間停止出貨,剛盤點完的撿貨率雖有98%,但到下次盤點前通常會下滑至90%。相較之下,整合於Microsoft Dynamics NAV、以PDA為作業環境的無線倉儲管理系統,讓商品的位置和數量都一目瞭然,撿貨率幾近100%,

除了隨時可以進行盤點,存貨管理的改善,不僅提升工作效率,也有助於降低客訴,解決有訂單、有存貨,卻找不到商品可賣的窘況。根據麗嬰國際的數據,配貨出貨的效率提升2倍,工作效率的提升和出錯率的降低,退貨金額合計也滅少了數千萬之多。

打造無紙化、智慧化的工作環境

麗嬰國際每天平均處理數百張訂單,倉庫每天平均出貨數為一千筆,尖峰時期每天出貨數高達兩千多筆。Microsoft Dynamics NAV上線後,訂單流程加快五倍,訂單成立後,同一張單據會在不同作業流程持續轉換狀態直到出貨為止,不但資料無需重複輸入,還能落實無紙化。

麗嬰國際資訊課專員吳士豪指出,Microsoft Dynamics NAV的最大好處是容易上手及管理,因為使用者都很熟悉微軟的產品介面,免除了額外的教育訓練,而且所有資料都能儲存為Office格式,免除二次加工的需求。過去使用者必須追著IT要求協助出報表或是詢問數據細節,現在不僅能在系統直接查詢,也可以在Excel自行加工制式報表,卸下這些額外的工作負擔,IT部門就能更專注於開發公司需要的新系統。

對麗嬰國際而言,第一階段的目標是新系統成功上線,提供比舊系統更好用、更有效率的使用體驗;第二階段的重點就是增加分析及預測功能,運用新系統來協助達成管理目標,像是建立通用規則的訂貨系統、智慧分析功能的整合,都在陸續開發中。張清玉總經理表示;「我們很期待透過美商鈞亞和Microsoft Dynamics NAV持續引進國外經驗,協助我們變得更好。」


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