行政院推動無紙化會議 打通院會e化最後一哩

早在3、4年前，行政院就開始推動各項節能省紙，諸如列印減量、公文電子化、線上簽核等，但是所有部會都需參與的行政院院會仍大量仰賴紙本會議文件，一年至少要消耗60萬張紙。

行政院資訊處長趙培因坦言，只要e化涉及的部會越多，推動難度越高，尤其各部會都要參與的行政院院會，是國家行政決策的最後關卡，任何運作方式的改變，影響層面最廣，若無法凝聚共識，貿然在院會推動電子會議，不僅影響院會進行，也會造成各部會首長的不諒解。「這是政院推動e化的最後一哩路。」她說。

直到行政院院長登高一呼，帶頭要求並親自採用平板開會，才能促使各部會首長自願意改用平板電腦或筆記型電腦來參加院會的最大動力，讓行政院能夠順利推動無紙化會議。

先列印減量，再e化公文和簽核

行政院3年前就開始推動節能省紙策略，行政院在2010年1月25日頒布「電子公文節能減紙推動方案」，也制定了「行政院院本部電子公文節能減紙推動計畫」，作為行政院e化的最高指導原則，目標是要求各機關必須於2012年12月底前，達到「減紙30％」的目標

趙培因表示，要推動會議無紙化首先要從減少列印著手，至少，基本的列印就得要提供雙面列印功能。因此，從2009年7月份開始，行政院開始汰換舊型的印表機，更換成具有雙面列印功能的印表機。她說，光是更換印表機讓同仁列印時，至少雙面列印，也節省一半的紙張用量。

只有硬體設備的汰換並不夠，行政院也開始深化既有的e化流程，舉例而言，雖然有公文電子交換系統，但是，許多行政院內的公文傳送，還是沿用原本紙本簽核的習慣，並沒有電子化。趙培因說，後來政院內的到副秘書長層級以下的公文，只要不是機密文件或附件資料太過複雜的，都改用電子公文方式進行簽核。

另外，透過已經建置的員工入口網站（EIP），讓員工可以預定會議室和發通知，並發揮電子布告欄的性質，讓所有機關的公告、活動宣傳、通訊資料異動、首長到任就職、年度發文字號等，也都提供線上查閱，不另外提供紙本布達。她說，讓e化融入到同仁的工作流程中，當大家越習慣用IT工具處理問題，越有助於加速行政院的e化進程。

行政院在2010年7月完成公文線上簽核系統的建置，並於8月正式上線。歷經2年的推動，目前行政院已經有超過4成以上的公文，已經都改採公文線上簽核的方式進行，不再採用紙本公文簽核了。

行政院長帶頭用平板電腦開會

不過，最後也是最難的一關是每周一次的行政院院會。因為，每一次院會的開會，跨部會參加人數往往高達70～80人，不是每一個部會首長都有足夠的資訊能力，再加上公務繁忙，也不見得有空對相關主管做e化教育訓練。因此，行政院資訊處想要推動院會全面無紙化的目標，遲遲不能達成。

直到2012年12月6日舉行的行政院第3326次院會中，當時的行政院長陳?要求以平板電腦和筆記型電腦取代紙張，行政院召開了第一次的無紙化院會會議。自此之後，從行政院院會以降的各個大小會議，除了少數的機敏會議外，全都採用無紙化會議，與會者，都必須自行攜帶平板或筆記型電腦開會，自行事先下載相關的會議參考資料，現場也不發送任何紙本參考資料。

「如果沒有陳冲下令並帶頭推動用平板電腦開院會，行政院會無紙化的進度可能還會繼續拖延下去。」趙培因說。但是，當行政院克服了跨部會開會時面臨的困難點後，參與院會的各部會首長看到院會的型態和成效，也回頭要求各部會思考跟進用平板開會的作為，也帶動各部會逐步朝無紙化會議邁進。

控管無線網路避免溢波遭攔截

行政院會具有機敏會議的特性，在還沒有開會做出結論時，相關的議案和參考資料都不得外洩。因此，當各部會首長參加行政院院會時，可以自行攜帶開會所需的設備，包括：iPad、Android平板電腦和Windows 7的筆記型電腦時，勢必得先提供安全無虞的無線網路連線環境。

趙培因說，為了避免舉行院會的第一會議室的無線網路溢波，遭到有心人士不當使用，因此，資訊處還用網路設備公司提供的工具，評估整個會議室中的無線網路，是否可以被會議是以外的人連上，造成資安的風險。對於已經在會議室的與會人員，則只要輸入帳號及現場公布的無線網路密碼即可連線。

另外，在部署無線網路時，行政院資訊處也面臨一個困擾，那就是，第一會議室的大門有兩道，加上會議室內部因為是古蹟，所以不可以做任何牆面施工，只能在門外設置無線網路AP。趙培因說，大門一旦關上，會嚴重影響無線網路的連線效能，但無線AP設置的距離若過近，也會彼此干擾。因此，資訊處對於無線網路AP的設置位置，反覆經過多次的測試才完成。

無紙化會議系統要能支援多平臺行動裝置

就行政院資訊處的立場，除了提供安全的無線網路給參加院會的各部會首長使用外，在不增加與會者的負擔（不用另外花錢買其他新的設備），和不改變與會者原本參與會議的形式，行政院提供的電子會議系統必須要能夠滿足最多數人使用的設備，做到跨平臺行動設備的支援。

像陳冲喜歡用Android平板電腦，現任行政院長江宜樺因為視力問題，則習慣使用大螢幕的筆記型電腦，其他也有部會首長因為習慣使用iPhone，而帶iPad參加行政院會。

趙培因說，因為鼓勵各部會首長自帶設備，所以支援多數部會現有的行動設備是資訊處的責任。

這套行政院電子會議系統若使用平板電腦，需要下載適合的App，與會者只需要點選電子會議系統的App，就可以下載和閱覽會議參考資料、會議管制和會議同步等功能。後臺則是一個Web-Based的應用程式，可以做到新增會議、編修會議，也可以介接公文系統發送開會通知。

機敏資料內嵌浮水印，控管下載與稽核

基於機敏資料的控管，所有的會議參考文件事前下載，都需要登入使用者帳號以及開會通知上附上的會議通行碼，才能夠下載。

不過，趙培因說，電子資料的控管對於行政院而言，一直是很重要的任務，透過電子會議系統發送開會通知給與會者後，與會者需要執行平板電腦上的App，然後輸入帳號和會議識別碼後，才能下載會議參考資料。

但是，在院會舉行前的資料都具有機敏性質，誰有權下載資料，甚至資料是否會外流，都有嚴格的控管。她表示，電子會議系統提供的會議前的參考資料下載時，會在開會通知上提供下載網址和密碼外，從哪各部會下載的檔案，文件下載後，都會強制加上該部會的浮水印，作為資料控管的識別機制。例如，如果今天是外交部的人員下載該份參考文件，該份文件儲存時，就會強制加上下載部會：外交部的浮水印。

會議前的資料控管，是為了杜絕資料外洩；而會議中的簡報資料，與會者要下載時，必須要在行政院合法的網路連線環境下，加上帳號及會議通行碼才能瀏覽或下載簡報檔案。因為這份簡報檔案已經更改為特定的電子書格式，與會議前下載的PDF檔案並不同。她說，這樣的電子書格式可以讓使用者在平板電腦使用時，可以做到放大、縮小、畫線、註記、翻頁和存檔等功能。

會議同步功能，讓與會者擁有會議自主性

「會議同步」是採用平板開會的一個非常重要的功能，這個功能可以讓與會者，各自有不同的步調來瀏覽會議文件。例如院長開會時可以先瀏覽有興趣的會議資料，看完後再透過會議同步機制，將平板電腦的畫面切換回目前簡報者正在展示的畫面。趙培因表示，會議同步功能讓與會者可以掌握自己參與會議的進度，是一 種具有會議自主性的表現。

根據行政院第一次電子會議對於紙張減量的統計，除了節省至少12,040張紙（約24包A4影印紙）外，若加上彩色影印（每張以市價10元計價）費用，總共可以節省12萬元，還不包括重印、人力成本。趙培因說，行政院建置電子會議系統系統建置成本約200萬元，從每周舉辦的行政院院會並擴及到所有在行政院舉行的大小會議，一年內紙張及人力節省的成本就足以回本。

因為行政院推動無紙化會議而用平板開會，鼓勵各部會首長自帶設備（BYOD），趙培因說，資訊處也會因為這樣的趨勢，開始思考各種行動裝置設備的控管，並優先制定相關的管理辦法。等到進行新設備汰換時，也會開始提供平板電腦的選項。

行政院4階段導入無紙化會議
1. 提供文件資料雙面列印
2. 擴大公文電子交換、文件電子傳送及電子公布欄應用
3. 推動公文線上簽核作業
4. 導入無紙化會議，由中小型會議先實施，最後再導入行政院院會

行政院會用平板開會的優缺點
優點：
● 節能省紙
● 控管機密文件
● 串接行政院所有會議流程
● 院長帶頭推動，容易擴大導入到各部會

缺點：
● 各部會首長e化程度不一，接受度不一
● 簡報資料要先轉成電子書格式，才有畫線註記功能

行政院資訊處長趙培因表示，院長帶頭使用平板電腦，推動無紙化會議，才打通了行政院e化的最後一哩路。

因應行政院會無紙化會議的「行政院電子會議系統」在iPad和其他Android平板電腦上，都有提供專屬的App。

由於行政院會具有機敏會議的性質，在院會做出決議前的參考資料，都屬於機密文件不得外洩。因此，與會者在下載會議附件時，會針對下載者強制在文件上嵌入浮水印。圖為行政院資訊處下載「電子會議系統操作說明」時，文件上嵌入的浮水印。

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