以柔資訊DMP 5.0─強調文件的保全與圖檔的協同機制

以柔資訊的文件管理與保全方案DMP（Document Management and Protection），提供多樣的文件存取權限管制功能，而針對製造業圖檔的管理，強調設計與生產單位能夠協同作業的溝通機制。而文件的簽核與稽催方面，5.0版取得BPM廠商商渠科技的技術移轉，提供較舊版彈性的流程設定功能。

從資料夾、檔案名稱到內容，全都編碼加密
文件的保全機制，DMP也考慮後臺的資訊安全。不但原始檔及PDF檔全部加密，DMP針對檔案伺服器，從資料夾名稱、檔案名稱到檔案的內容，全部編碼加密處理。如果管理者從檔案總管檢視，資料夾全部是以序號編碼，無法對應出是前端的哪一個資料夾。

再點選資料夾的內容，檔案也編碼加密，同樣無法對應是前臺的哪一份文件。使用者若嘗試修改副檔名，意圖還原成DOC、PPT、TXT等檔案格式，檔案也因為已加密而無法開啟。

檔案自動轉PDF格式，並搭配專屬保全機制
DMP對於文件本身的保護有多重方案，所有上傳的文件，無論Word、Excel、PowerPoint或TXT檔案，都會自動轉換成PDF檔，所以當使用者點選文件圖示時，系統就會呼叫Adobe Reader呈現文件內容。

比較特別的是，由於一般PDF的保全機制容易破解，而以柔的作法是取得Adobe技術授權，以專屬的加密及保全機制，控管複製／貼上、Print Screen、另存新檔及列印權限，甚至無法啟動抓圖軟體。舉例來說，如果使用者具有列印權限，系統會限制列印成檔案的功能，以防止使用者透過列印功能，另存檔案為不加密的文件。

此外，Office及PDF文件開啟時會產生暫存檔案，為避免使用者另存暫存檔，藉以取得文件內容，DMP的作法是加密暫存檔，並在檔案關閉時清除暫存資料。

針對離線讀取的PDF檔案，管理者可以在文件範本中，設定離線讀取的有效天數、開檔密碼及MAC Address位址。上述這些安全性設定都會儲存在文件中，所以使用者在沒有網路的情況下，也可以離線讀取檔案。

原始檔的編修也受保護
針對需要存取原始檔的情況，DMP提供了需額外選購的原始檔文件保全模組，幫助企業在限定的環境下，也能流通和編修文件。

這個方案的概念是建置一個防護圈，在範圍內可以存取原始檔的電腦，都安裝了一個代理程式（Agent），由Policy Server認可這些電腦和身份授權，才能開啟原始檔。所以如果檔案利用電子郵件寄出去，開啟檔案內容就會變成亂碼。系統甚至可以限制開檔軟體，例如只能以Word開啟文件。

使用者如果想在防護圈之外編修檔案，例如出差時需要處理文件，那麼可以透過代理程式，提出離線申請，由管理者決定是否同意；若允許離線編修，那麼離線存取檔案的電腦，也必須安裝代理程式才能開啟檔案。

而且，離線狀態下，使用者的所有編修行為，系統都會記錄下來，回傳至DMP伺服器。

3D圖檔的管理支援協同機制
在2D及3D圖檔的管理與分享方面，DMP支援多種CAD工具，以及協同作業機制。這其實是因應製造業接單的需要，企業必須因應不同上下游的需求，所以使用的CAD工具通常不只一種。

除了設計部門之外，其他人員主要的需求是檢視圖檔，並不需要修改圖檔。因此，以柔資訊結合國外知名的圖檔檢視工具Actify合作，可以把AutoCAD、SolidWorks、Pro/E、PCB/E-CAD等工具產生的設計圖，轉成特殊的中介檔，透過Actify檢視，而且無論線上或下載閱讀，都採用以柔專屬的加密機制，防止資料被竊取。

此外，對於臺灣設計、大陸生產的兩岸三地製造模式，Actify具備協同溝通的功能，使用者可針對設計圖任何有疑慮的部分加入註解。設計人員取得更新資訊後，可以再加上註解去回覆問題。溝通的資訊可以留存下來，未來設計生產後，如果發生問題，可以追查過去的溝通記錄，而且也可以作為下次改版的依據。

提供3種流程設計的方式
DMP過去版本所提供的簽核方式比較單純，但新版產品結合商渠科技的BPM平臺－－cEAP，提供較彈性的流程機制。在流程的設計上，它支援直簽、會簽及串簽三種方式。

直簽的概念與公司組織層級有關，選擇直簽的話，文件送簽的對象是上級主管；會簽屬於平行單位的簽核，系統會帶出所有層級相同的平行單位供使用者選擇；而串簽則與組織層級無關，設計人員可以任選組織中的任意角色、成員或群組作為簽核對象。

流程設定完成，即可與文件範本結合，而每個範本可套用多組流程，由作者或特定人決定選用哪一個流程，例如報價單會因為價格的差異，而套用不同的流程。除了預設流程，在簽核時，也可利用代簽、徵詢和加簽等功能，動態加入參與決策的人員。

細膩的授權機制
在文件的索引資訊方面，系統管理者可以針對文件的類型，增設不同的範本，並客製化欄位內容，例如專家名片文件，加入專家職稱、聯絡方式等屬性，廠商資料增加聯絡電話、地址、網址、聯絡人資訊等。而且屬性欄位可以動態調整排列順序、設定必填，或者使用者能否修改。

至於文件的存取授權，DMP共有多達9種。其中與文件讀取有關的，分為瀏覽文件、線上閱讀及下載閱讀3種權限。瀏覽文件的意義，與從檔案總管檢視一樣，使用者雖然可以看到檔名，但不能閱讀文件內容。若是沒有瀏覽權限，那麼透過DMP內的搜尋機制也找不到文件。

而線上閱讀則是允許透過DMP呼叫本機的Adobe Reader開啟文件，但是當DMP關閉，文件就從電腦內移除。擁有下載閱讀權限的使用者，才能下載PDF檔案離線瀏覽。文⊙李延華