打造企業IT應變力 用「就源管理」創造IT的彈性

臺灣小吃聞名遐邇，這股「吃」的智慧也反映在食品工業上。不論飲料、食品等，產品種類和口味繁多，因此，市場競爭特別激烈。但是，味丹企業是少數能夠屹立不搖50載的臺灣5百大企業之一。讓味丹持續在食品市場上占有一席之地的關鍵優勢，是味丹對臺灣食品市場態勢的反應能力。由於味丹仍是未上市公司，味丹經營高層不需徵求股東意見，就能夠快速決策來因應各種市場改變。味丹企業資訊部經理陳清貴正是讓經營高層，即時掌握各種決策資訊的幕後功臣。他一手建立了味丹的資訊環境，讓味丹能夠發揮出最大的應變力。

味丹的應變力首重反應速度。在競爭激烈的食品市場中，對手推出任何新的銷售專案，味丹若沒有馬上推出相應方案，就會失去市場。因此，該公司的經營高層非常要求IT的反應速度。例如郵件系統，超過5秒鐘沒有反應，五分鐘內上司就會打電話關切了。

只開發必要的客製化功能，保留作業彈性

然而食品市場的商業活動相當複雜，市場應變力不只講速度，還需要彈性。資訊系統要能協助企業適應競爭所需的各種商業活動，因此，不易標準化，客製化需求很高。陳清貴的作法不同於一般企業的方式，他並沒有投入大量資源從事客製化，而是採取只開發必要功能的策略。

陳清貴認為電腦軟硬體資產價格高，折舊速度快，不需要開發再使用率低的功能，他的策略是只有針對「經常發生，可以標準化」的作業，才進行電腦化。例如，他為業務人員建置了PDA銷售輔助工具，不論業務人員執行哪種銷售專案，都可以用PDA帶著客戶資料。到客戶端作業時，用PDA直接離線填寫銷售作業共同的日報表，回來再上傳回公司伺服器中即可。因為，業務人員不需跑完所有客戶後，才回公司填報表，讓業務員比過去提早了2個小時下班。

只開發必要的功能，其中有一個重要的目的是能保留作業的彈性。系統只提供最基本的共同需求功能，而作業中難以標準化的部分，就由業務人員自己處理。例如建置一套企業共用的檔案儲存系統，業務人員再依不同專案需求，自行製作銷售專案所需的各種資訊和檔案，不需受限於特定系統的銷售專案模式中。

採取就源管理策略，避免增加使用者負擔

然而，為了保留彈性，而只開發必要的資訊系統，使用者還是得自行負擔大量工作。陳清貴進一步採取「就源管理」的原則來開發資訊系統，讓使用者只需完成既有分內的工作，即可達到企業內資訊共享的效果。

所謂「就源管理」就是讓每一個員工，在所屬職位點執行業務時，就能完成他需要做的所有工作。這不同於一般企業建置ERP系統時，所考慮的「就源輸入」原則。「就源輸入」只是強調設計資訊系統時，讓系統所需的資訊，在產生的源頭，一次輸入完畢，減少事後輸入的作業。而「就源管理」則是從工作的角度，而非資料的角度來看，讓工作在哪裡發生，就在哪裡完成。

用「就源管理」原則開發資訊系統的目的，就是要讓每一個人透過系統，只需做完該作的事情，不需要多作無關的工作，就能將工作的成果，透過系統分享給公司的其他人。

陳清貴用出貨管制作為例子，進一步來解釋他如何運用就源管理的原則。

味丹現行出貨流程中，只剩下最後一段還未善用就源管理原則。雖然每個作業階段的自動化程度很高，但最後一段作業尚未完全自動化，作業時易發生疏漏，輕則延誤出貨資訊的傳遞時間，嚴重甚至可能發生帳務登錄錯誤，影響各式報表資料的正確性，也無法讓上司即時掌握最新資訊。

味丹目前產品出貨的流程中，載貨司機先到業務部門領取貨物提單，再到倉庫提貨。倉庫管理員依據提貨單點交貨品，由倉庫門口的資財部進行核對，核對無誤後，資財部人員才會將給客戶的送貨單，與業務部門開立的發票交給司機。等司機要出工廠大門時，警衛會比對放行條與送貨單上的車號，確定載貨車輛能夠離開才放行。待車輛離開後，警衛再通知業務部門登錄這次出貨的應收帳款記錄，完成一次出貨作業。

整個出貨流程中，味丹已經完成了九成的自動化電腦作業。從司機領貨到出門前，每個階段的作業人員，都只需執行自己分內的工作，業務人員就能在系統中，看到貨品逐步點交出廠的紀錄。

然而在最後一項警衛通知業務部門的作業上，還沒有完全自動化的輔助方式。為了縮短放行條紙本的傳遞時間，味丹資訊部開發了一套系統，讓警衛將放行紀錄輸入電腦，以便讓業務部門迅速得知貨物出廠的時間，進而能順利建立應收帳款的記錄。但是實際執行時，警衛為了作業方便，或是同時還需執行其他工作，並沒有在每一次貨車離開大門後，就立刻輸入資料，而是隔一段時間，才整批輸入已經放行的車輛記錄。

非分內工作，容易降低控管品質

從就源管理的角度來看，陳清貴認為輸入出貨狀態的任務，已經不是警衛分內的門禁管制工作，所以，警衛容易輕忽其重要性，而自行簡化作業程序，導致採整批輸入的方式。

一般企業可能會認為，警衛採用整批輸入貨車放行資訊的方式，並不是什麼大問題，逐次輸入和整批輸入最後的結果都是相同。但是，陳清貴認為這樣整批輸入的方式，會導致資料輸入錯誤的機會增加，業務部門也無法真正第一時間掌握貨物出廠的狀態。遇特殊狀況需緊急阻止貨車出廠時，也無法即時控管。整個出貨自動化的流程，在最後的臨門一腳產生了出錯的可能性。

目前陳清貴正設法改進這最後的環節。他設想的最佳作法是，當警衛作放行確認的動作，也能自動通知業務部門，連動地帶動後續帳務作業所需的資訊異動。透過系統執行資訊異動，就能遵循味丹內控原則的稽核，也同時簡化了警衛的工作，還達到資訊共享與即時同步的效果。

從工作的整體分析中，找出就源管理的重點

最佳作法就是就源管理原則的落實，警衛完成確認，就完成他分內的工作，後續的輸入作業由IT代勞。但是要設計這樣的系統，不能只了解局部的放行作業，陳清貴指出：「得了解警衛的整套工作。」從警衛每天工作內容的分析中，才能找出最適合的時間點，將放行檢查的確認，融合在警衛原來的工作中。例如他考慮學習水泥攪拌廠運用RFID的方式。當送貨車接近大門時，警衛室的感應器會讀取到RFID中的車號資訊，系統依據讀取的車號，將對應的送貨單顯示在螢幕上，警衛只需在螢幕中按下確認鍵，就能完成放行作業，同時也將資訊自動匯入系統，帶動後續的資料異動。

IT就源管理就是用IT落實專業分工

整體而言，就源管理的精神就是落實專業分工，每一個人都只需要完成分內的工作，再透過資訊系統將每一個人的工作成果，整合在系統中共享。

陳清貴所創造的味丹資訊環境，看似盡量減少客製的自動化，來降低成本。但實際上，他是透過就源管理的原則，很仔細將IT投資善用在每一個分工後的環節上，找出最關鍵的客製重點，來創造整體的反應彈性。陳清貴舉出另外一個常見的就源管理案例是，味丹將電子簽核與企業入口網站整合，讓高階主管隨時可以登入系統，很快地完成例行公文簽核，將主要的力氣專注在營運規畫和例外管理的工作上。

陳清貴開發資訊系統不只是局限在IT技術的角度。早年從事味丹業務工作的經驗，讓他從業務流程以及工作的性質，來規畫資訊系統的運用方式。他經常能在接觸技術新知時，就能早一步想到技術對業務的效用，向老闆提出新技術的導入方案。老闆往往在多方比較後，才了解到這些方案的價值，願意導入新技術。從1984年用小教授電腦，撰寫第一個人事薪資程式開始，發展到現在涵蓋生產、銷售、人事、財務的龐大資訊系統，陳清貴這樣一路打造出高應變力的資訊環境。

下一步，陳清貴準備將公司的資訊環境，逐步導入開源的Linux作業系統。一方面，他認為採用開源軟體，就不用持續跟隨單一廠商的更新步調，可以發展出穩定的資訊環境，使用者不需每隔一段時間，重新適應新的操作方式。當有資訊系統需要維護或更新時，也只需要關閉必要的服務元件，不需整臺伺服器都停機，陳清貴認為這能更提高系統的使用效率。

吸引陳清貴願意在味丹待超過20年原因，不只是這個資訊部門的工作，而是味丹重人情的傳統，這也是他留住資訊人才的方式。新人進入味丹資訊部門後，都會分派到一位資深同事擔任工作輔導員。在3個月內，工作輔導員會協助新人解決任何食衣住行的問題，就像是新人的師傅一般。味丹資訊部門的新人流動率，有一個2～3年的門檻，過了這個門檻，就不容易離開。陳清貴說：「因為師徒的關係是一輩子，新人一旦留下來，就不會異動了。」

永保學習之心才能從A到A+

雖然已經有超過20年的資歷，但陳清貴認為他每天到公司上班，還是像一個去上學的小學生，公事包就是書包，每天都能學到新的東西。陳清貴建議：「保持一顆純真的心，不斷去學習。」就能像他推薦的《從A到A+》一書中建議的那樣去不斷追求進步，才能持續累積實力。陳清貴正在雲林科技大學進修EMBA，經常下班後，還要開車去上課，儘管來回長達200公里，但他樂在其中。

陳清貴說：「就源管理是什麼？業務進行時，每一個公司的同仁，在那個職位點，作什麼事，在哪裡發生，就在哪裡完成。」

CIO小檔案

陳清貴

味丹企業資訊部經理

●經歷：畢業於逢甲大學企管系。進味丹之初為業務人員，後轉至企畫部門兼任人事主管，1984年開始用電腦處理薪資業務。1985年創立味丹的資訊部門，擔任資訊部門主管至今，超過20年
●學歷：雲林科技大學企管系EMBA進修中

公司檔案

味丹企業

●創立時間：1954年
●主要業務：調味品、飲料、速食麵等食品，以及生物技術產品、保養品等
●年營收：營收約100億
●資本額：37億
●上市櫃：未上市上櫃
●董事長：楊頭雄
●總經理：楊正
●員工人數：臺灣區約1000人
●網址：www.vedan.com
●網址：臺中縣沙鹿鎮興安路65號

資訊部檔案

●資訊部門最高主管職稱：經理
●直屬主管職稱：副總經理
●IT預算：約2千萬
●資訊部門人數：17人
●資訊部門分工：按業務需求區分為業務、製造、行政人事、網管、Web等小組

IT大事記：

●1985年：設立資訊部門
●1985年：第一套資訊系統：原物料系統
●1998年：因Y2K問題，更換主機為AS400
●2000年：導入Novell郵件系統
●2005年：開始建置EIP
●2006年：用PDA作為業務人員經銷輔具
●2007年：開始導入EIS