綜觀微軟新一代OfficeXP

微軟這一波要推出Windows XP與Office XP，名稱中的「XP」，是Experience（經驗）的縮寫，意指它們將能提供給使用者全新的使用經驗。那麼就來讓我們一起感受一下，Office XP將會帶來什麼樣的震撼。

更有效率的工作介面

第一眼看到Office XP，你就能很快發現到使用者介面與之前的版本有些不同了。就單單以整個版面的設計上來說，工具的位置與擺設大同小異，不過在畫面的配色上，就顯得比以往更簡潔明瞭，視覺上相當舒適。

工作窗格

操作畫面上最顯而易見的改變，應該就屬視窗右邊的「工作窗格」（task pane）了。它的造型與Internet Explorer左邊的導覽窗格有異曲同工之妙，而主要的用途，就是將某些Office內建的功能，展開來讓使用者方便取用。例如，剪貼簿就是一個最好的例子。從Office 2000開始，就提供了多筆資料的剪貼功能，最多可同時存放12筆剪下或複製的紀錄；而到了Office XP中，剪貼簿除了可同時剪貼更多資料（24筆）之外，它還能將剪貼項目的實際內容，在工作窗格中展開，便能直接預覽剪貼簿中的各項紀錄，再選擇正確的資料貼上。

其實工作窗格只是一個顯示介面，你可以用它來開啟各種工具，例如：剪貼簿、新增文件、插入美工圖案等等功能。工作窗格會依據你目前的動作，來切換不同的工具畫面，而且可直接在這個窗格中拖拉元件到文件中，或者變更各項設定。有了工作窗格，可以減少使用多層次選單機率，許多功能都可以在同一個介面下完成，將能有效地提升工作效率。

智智慧標籤

或許幾年之後世人再回想Office XP，第一個浮現在腦海中的印象，就會是所謂的「智慧標籤」（smart tag）。它究竟擁有什麼樣的魔力呢？簡單地說，智慧標籤能動態辨識文字，以提供使用者即時的操作建議。例如，當你在文件中輸入人名，智慧標籤就會自動連結系統中的「聯絡人」，以提供該人名的各項資訊，如電子郵件、聯絡電話、公司名稱等等。Office XP內建的智慧標籤共有5種，分別為貼上選項、自動校正選項、Excel錯誤校正、地址與Stock Symbol。若你覺得這些還無法滿足日常需求的話，那麼可以選擇由網路上取得其他功能的智慧標籤。

乍聽之下似乎不錯，但仍感覺不出什麼過人之處嗎？對於一般使用者而言，它或許真的是僅此而已，但對於程式開發人員或企業用戶來說，它的意義可就大不同了。因為智慧標籤可以應用在許多領域，而透過Office XP所提供的API，它能擁有許多延伸功能。程式人員能自行開發智慧標籤，指定它來辨識某些種類的文字，並即時提供相對應的動作或選項。

為什麼這樣的標籤功能可稱之為「智慧」呢？因為許多時候，我們雖然只是簡單地輸入一些文字，但這些文字可能不只是它字面上所代表的簡單意義而已，而智慧標籤正好能追蹤出它背後的相關資訊，提供給企業更迅速的處理效能及更好的生產力。

全螢幕手寫輸入

覺得奇怪嗎？市面上已經有那麼多款手寫輸入產品，Office XP為什麼還來湊熱鬧？何況若是沒有手寫板，光用滑鼠多難輸入啊！其實微軟只是將手寫輸入的部分，定位在輔助工具上。主要是讓使用者在遇到不知如何拼音或拆倉頡碼的中文字時，能有一個權宜之計。

其實早在Windows Me中，微軟就已經加入了手寫輸入的功能，不過它必須限制在窗格內書寫。而現在這項新工具，已進階到可全螢幕書寫，使用上更容易，而書寫完後會立即轉成文字，出現在正在編輯的文件中。

與XML結合

網路上的資料流通日益頻繁，連帶著資料交換的標準也成為大家熱門的話題。W3C所制定的XML，是目前最理想的解決方案，越來越多的廠商投入XML的懷抱。微軟早就致力於XML的研發上，不論是在Office、Internet Explorer，或者是各種伺服器軟體上，都強調與XML結合。

Office XP所期望的，是能夠提供一個整合的群組工作環境，資訊能在網路架構中來去自如，而XML正是達成這個理想的關鍵。再者，XML是微軟.Net架構中的核心機制，身為.Net一員的Office XP，自然是不得不與XML為伍了。Office XP中的Excel與Access完全支援XML架構，主要應用在網站搜尋、工作表檔案格式，以及匯入匯出XML資料等等。

協同作業的利器

SharePoint Team Services是Office XP對於企業用戶來說，最令人心動的一點了。它提供網頁介面的協同運作環境，讓工作成員能更容易地分享資訊，協同作業。

你對微軟之前推出的數位儀表板有印象嗎？你知道IE 5有提供網路討論功能嗎？在SharePoint Team Services中就結合了這些功能，再加上文件的公布、分類、搜尋、訂閱，與線上討論功能，還提供佈告欄、討論區，以及共享連絡人、行事曆等資訊。SharePoint Team Services與Office XP緊密結合，使用者可以由網頁上啟動Office XP程式進行編輯，也能將製作好的文件直接發佈，甚至連文件審核的工作，都能在這兩套軟體的合作之下輕鬆完成。

SharePoint Team Services功能之豐富，的確是令人歎為觀止，對於有意e化的中小型企業來說，這將是個低成本、高價值的最佳解決方案。

升級目標在Office 97使用者

很多人會不免俗套地問，Office 2000推出也沒多久，就又有新版本問世，那麼究竟是否有升級的必要？其實如果你已經在使用Office 2000的話，那麼這一波的升級浪潮，你應該可以不用跟進的。微軟此次的目標客層，主要是在於仍使用Office 97之前版本的使用者，以及企業用戶。雖然Office XP提供了不少新功能，但其中較具革命性的改變，多半是著重在協同作業的功能上，在一個群組工作的環境中，能有效提升工作效率，以及改善資訊的流通性。反觀一般使用者，這些強大的功能在個人環境中用不到，而其他操作上的新功能，嚴格說起來也是可有可無的。因此，Office XP對於一般使用者而言，升級的必要性也就不那麼強烈了。

另外，Office XP使用軟體啟動技術，也是升級與否的考量重點之一。因為有了這樣「嚴密」的防盜拷設計，使得重裝系統的工作更顯得麻煩。若是你基於工作上的需求，經常得重灌系統的話，那麼軟體啟動技術的限制，將會把你搞得昏頭轉向。

Office歷經了這麼多版本的演進，功能自然已不在話下，而大部分該有的功能也都已經具備，還能再有什麼重大的突破也已經不大容易。因此，此次改版對於一般消費者的吸引力，似乎又更不如從前，不過對於企業用戶而言，Office XP絕對是個不容錯過的生財工具。