如何成為好的CIO，前行政院院長張善政給兩大建議

前行政院院長張善政日前在2017 CCDS全國大專校院資訊行政主管研討會中，以過去擔任國家高速網路與計算中心主任和科技部長等自身經歷，分享資訊主管的使命，他認為資訊主管有2大責任：顧好資訊環境、推動資訊應用，若是學校計算機中心服務停擺，會影響學校教學和學生學習，而政府部門若是公文系統出狀況，機關也無法運作。

除了將資訊環境維護好之外，資訊主管還要推動資訊應用，以校園為例，學校的校務系統非常複雜，開發的過程需要將學校所有部門的需求，都考量在內，因此，資訊主管還需要跨部門溝通。

「CIO需要資訊專業背景嗎？」張善政表示這是許多人的疑惑，他的答案是：「需要，也不需要。」他解釋，資訊主管當然需要懂一些資訊專業知識，但是現在學校或是政府機關，其實都面臨資訊人力短缺的問題，將系統外包是避免不了的趨勢，資訊主管如果能將專案管理好，不需要懂技術細節，「CIO能夠擺脫一些技術的細節，觀察資訊技術與應用趨勢才更重要，」他提醒。

他強調，資訊主管更需要具備資訊技術與應用趨勢的觀察力，了解現今趨勢，設法推動並規畫可行的類似應用，張善政以自己在任行政院院長的時候為例，當時沒有多餘的時間親自追蹤資訊技術和應用的趨勢，於是，他委託電子資訊專業媒體，每隔一陣子與他報告新興的趨勢，掌握像是大數據、AI、IoT、資安等相關議題，他表示，資訊主管可能沒有辦法抽空自己追蹤，但是還是有其他辦法可以掌握資訊的新動向。

因此，他笑著說，去年520卸任之後最快樂的事就是，偶爾有演講邀約就會逼著他上網將技術發展趨勢研究一輪，在準備投影片的同時，研究這些發展趨勢，「心裡是滿充實的。」

CIO身兼多職，不只管技術還要考量業務層面

張善政指出，資訊主管除了要掌握資訊技術與應用趨勢外，張善政表示，CIO還得身兼多職，最近有2個名詞非常火紅就是數據長（Chief Data Officer）和數位長（Chief Digital Officer），數據長要從業務的角度，決定大數據在企業中，如何收集、保留、應用和管理，而數位長則負責數位轉型相關工作，將過去的傳統業務數位化，推動行動應用、社交管道、虛擬商品等，「美國一個機關會有資訊長、數據長、數位長，以及資安長，但是在臺灣就是一個人─CIO。」

張善政表示，臺灣較少企業會將職權分的這麼細，因此，資訊主管不只是要管技術，還需要考量行銷和業務，需要了解業務，並能友善與業務部門互動，最後，還要能夠遊說並推廣新的應用型態。

張善政以自己在任時推動大數據為例，當時設法推動大數據，就請來講師為部會的內閣閣員上一整天的課，結果效果還不錯，其中有位講師是個年輕的女生，因為要幫爸爸申請職災的勞保理賠，發現政府的網站很難用，不容易找到要如何申請補助和相關的資訊，於是自己將政府原本的網站資訊寫成另一個網站，甚至她自己建立的網站，還比政府的網站更熱門，當時張善政看中該位講師的能力和溝通技巧，邀請她到行政院當推動大數據的幕僚，可惜晚了一步，當時衛生福利部部長蔣丙煌已經搶先一步。

張善政表示，CIO在帶領先導的計畫時，需要與高層溝通取得授權，還需要跨部門協調，並證明大數據和數位化的重要性，「CIO也需要人際溝通技巧！」張善政表示，因為推動新應用的過程，常常需要跨部門的合作，溝通技巧就扮演非常重要的角色，但是，有些資訊背景的人不擅長溝通或是不習慣遊說他人，他建議，若自己不擅長可以找適合的人來擔任溝通的橋樑。

此外，他也提醒，CIO一開始要用最少的資源盡最大的力量讓計畫成功，先不要要求擴充軟硬體設備，先用現有的資源做出初步成果，才容易獲得高層的認同，進而要求投入資源繼續進行，他舉例，當時張善政在推大數據時，政府部會並沒有花任何額外的費用去買軟硬體，就運用現有的伺服器和人力來完成。

推動新應用的同時，CIO也要考量是否會影響業務，會不會造成營收降低，張善政舉例，保險公司的汽車保險方案若推出按里程計費，可能會造成營收降低，大多數的保險公司不願意提供類似的方案也是因為營收的考量，但是他也表示，客戶可能因為保費降低，而投保額外的保險，這些問題都是CIO和CEO可以共同思考。

CIO收集資料的策略

CIO身兼數據長就需要決策收集資料的策略，張善政針對收集資料的策略給予CIO一些建議，「資料不要問目的盡量收集，因為需要收集再收集就來不及了！」他舉例，在他推動開放資料的期間，找來一個年輕的小留學生擔任開放資料民間諮詢委員會的委員，當時那位委員提議市政府要開放路樹的資料，張善政不解其用意，詢問之後，才知道可以透過路樹的資料，讓民眾知道哪些地區有什麼樣的樹、什麼時候會開花，對那些物質會過敏的人就能夠避開，張善政聽完覺得，要尊重年輕人的創意，「CIO不見得有創意，有創意的是外面要用資料的人，」因此，他提醒，資料應該要盡量多收集。

張善政還指出，機關要建構資料共同合作的體系，舉例來說，中小學入學新生需要填寫的家庭背景資料，其實一項資料便是新住民第二代相關資訊，因為學生學習上遇到困難，學校知道學生家庭背景特別，會給予輔導，不過，中學後的學生不一定想讓別人知道自己家庭背景，因此都不會填寫，學校就無法得知學生的家庭狀況。

他指出，「內政部的戶籍資料分享出來就能解！」處理新住民的問題，還需要勞動部和經濟部的資料，來了解新住民的家庭經濟狀況，這些都需要跨部會的溝通。

同樣地，學校也需要建構資料共同合作的體系，張善政表示，學校掌握畢業生的畢業動向能夠作為改善教學的回饋，因此，學校要與畢業校友維持有效且長期的聯繫管道，像是永久保存畢業校友在校帳號和電子郵件，或是學校可以在社群媒體上，建立制式的畢業班群組社群網路。

不過，「學校不能期待校友會主動回報畢業動態，」張善政表示，教育部應該要主動收集畢業校友的動態，他認為，精確追蹤學生畢業後的表現是政府必須承接的責任，例如，勞動部有就業資料可以追蹤校友就業狀況，財政部的所得稅資訊能提供薪資狀況，資料分析的結果要回饋給學校，讓學校改善教學課程。

而學校可以做的是收集在校學生在學校的記錄，從教務方面可以掌握學生學業狀態，像是出席狀況、歷次考試成績、繳交報告，以及圖書館借書紀錄，學務方面則是要了解學生的生活，像是學校設施使用記錄、參與社團的活動紀錄、宿舍的相關記錄。

「如果不收集這些資料，如何知道學生表現落差？」張善政指出，若有學生上學期表現很認真，但是到了下學期突然都不來上課，導師有這些記錄才能了解學生的表現異常，進而關心是否家中發生變故。

他舉例，美國路易斯安那州就開發了學生表現評量與警示系統Kickboard，透過開放的校務系統與家長互動，將學生在學的記錄與家長分享，資料分析的結果也會通知導師，讓學校能夠更了解學生。