誰是軟體專案真正的利害關係人

大約半年前，Janet的團隊開始採用Scrum。在Sprint規劃會議期間，Product Owner向開發團隊說明接下來必須進行的事項。在每一個Sprint中，Janet都會根據Sprint規劃會議分配的任務進行工作。但Janet仍不禁思考「也許還有更多我們沒察覺到的事情。」

因此，在一次團隊會議上，她提及產品的使用者介面看起來既過時又複雜，並建議可以讓使用者參與更多開發事宜，Product Owner卻斥責她做出這些假設。身為Product Owner，他只需要負責將業務、支援及管理部門的各種功能需求轉達給開發團隊，實在沒有必要與使用者交談。而且，支援部門從未轉達過任何跟介面有關的抱怨。從這一刻起，Janet再也不提出任何與使用者有關的問題，只是單純地按照要求進行工作。

誰才是真正的利害關係人？

聽起來，我們顯然應該讓利害關係人參與。但究竟誰才是利害關係人？是使用者？是客戶？是內部還是外部客戶？或是產品經理？儘管有些組織會特別專注於外部客戶，但許多組織也會讓一些應該參與的內部人員來決定什麼對組織有價值。而在其他組織中，例如非政府組織與政府機構，員工們並不熟悉「客戶」這個詞。

這是一個重大的議題。在產品開發過程中，我們希望從商業觀點出發來取得使用者與客戶之間的平衡，只專注在其中一方會產生問題。然而，幾乎在我們所有合作過的喪屍Scrum團隊中，客戶與使用者的利益都被嚴重忽視了。

雖然在產品開發過程中邀請許多人參與，並簡單稱他們為「利害關係人」是很容易的，但要找到真正跟你的產品有利害相關的人卻困難許多。我們發現下列幾個問題可以幫助探索誰是真正的利害關係人：

●     這個人是否正定期使用或準備要使用這個產品？

●     這個人是否在產品開發上投入大量資金？

●     這個人是否投入大量心力在解決你的產品所遇到的挑戰？

你會發現這些問題都跟價值有關。利害關係人就是幫助你決定下一步要做哪些有價值事項的人，因為對他們而言，獲得時間或金錢的投資回報是很重要的。其他人則是你的「觀眾」，這可能包括領域專家、協調者及其他對你的產品感興趣但不涉及個人利益的人。你可以開心地邀請他們共同參與，但你要把焦點放在你的利害關係人身上。當然，這個觀點強調的是使用產品的人（使用者）與付費者（顧客）的參與，而這兩個群體經常會重疊。

健康的Scrum

在喪屍Scrum環境中運作的Scrum團隊並不了解他們的利害關係人，也不知道什麼對他們是有價值的。當組織按照職能角色設計工作，並關注這些角色完成工作的效率時，就會產生距離。相反地，健康的Scrum團隊更關注他們工作的有效性，也就是他們的工作能為利害關係人與他們的組織帶來多少價值。如果沒有跟真正的利害關係人進行密切且頻繁的協作，他們無法做到這一點。

誰應該了解利害關係人？

在傳統的組織結構中，利害關係人的連絡人可能是產品經理或銷售人員。當這些組織轉換到Scrum框架時，他們通常會讓Product Owner與利害關係人聯繫，但這會讓彼此錯失協作探索新事物的機會。

了解利害關係人是整個Scrum團隊都應該參與的事。雖然Product Owner會花比較多的時間與利害關係人群體溝通，並確認產品的需求與順序，但開發團隊也應該參與討論。

我們想說明的是，Product Owner的角色就是不斷去確認利害關係人認為什麼是有價值。與其將這些價值判斷轉換成開發團隊需要的規格文件，Product Owner要做的是建立一份產品待辦清單，一份未來能讓開發團隊、Product Owner及相關利害關係人之間進行對話的清單。特別是產品待辦清單頂端的項目都應該要盡快進行對話，而其他項目則可以晚一點進行。

無論何種情況，每一次的對話都會對所需工作進行某種程度的精煉，並可能導致產品待辦清單或是優先順序的改變。這些資訊可以是畫在白板上的工作流程、寫在紙上的筆記、記錄在工具上的詳盡說明。但最重要的是，唯有開發人員與利害關係人共同協作才能創造出最好的產品。所有阻礙這個互動的事物都必須移除。這裡的目的並不是製作規格文件，而是進行對話。

這個方法讓Product Owner更像是一位在開發團隊與利害關係人之間的引導者。若沒有Product Owner，無論他們有多優秀或多聰明，都只能理解各自領域的專業。相反地，Product Owner能運用整個Scrum團隊的智慧來釐清需要什麼，如何完成，以及完成順序。

何時讓利害關係人參與？

Scrum團隊應在何時讓利害關係人參與？健康的Scrum團隊會利用不同的方式在不同的時機讓他們參與其中。

●讓利害關係人參與產品目的發展過程

缺乏願景與目的將難以向利害關係人交付有價值的成果。從釐清目的開始是有其道理的。這是讓Product Owner將利害關係人與打造產品的相關人員的觀點匯集以建立明確性的絕佳機會。這個工作可以透過工作坊、高峰會或線上會議的方式來達成。雖然「釐清目的」聽起來可能很複雜，但基本上可以將它概括為這兩個句子：「此產品存在的目的是⋯⋯」與「此產品的存在目的不是為了⋯⋯」。

考慮到產品開發的複雜性，隨著工作的進行與新機會的浮現，對於產品目的的理解隨著時間改變是很正常的。因此應該要定期調整產品目的。

●讓利害關係人參與產品開發啟動會議

邀請利害關係人參與產品開發啟動會議是一個好方法，因為它可以在一開始就建立對價值的強烈關注。這樣做的目的是為了在產品開發人員、使用者、付費者或依賴產品的人之間奠定協作的基礎。因此，與其使用數十張投影片的PowerPoint進行報告，不如進行一個能讓彼此高度互動的會議。透過各種破冰遊戲讓與會者相互了解，並專注在人們對產品與彼此的期望。

●讓利害關係人參與Sprint審查會議

邀請利害關係人參與的最明顯的時機就是Sprint審查會議。

由Product Owner決定哪些人或哪些群體參與可以增加最多的價值。如果利害關係人的人數很多，請邀請具有代表性的人參與就好。此會議的目標是積極地讓利害關係人參與，不要只讓他們坐著聽你說明，而是要把滑鼠與鍵盤交給他們，讓他們使用新功能，並詢問這是否適合他們、他們希望看到什麼樣的改進，或者有什麼新想法。

Sprint審查會議的目的不僅僅是為了展示新功能與蒐集回饋。Scrum指南用了一句話來解釋該會議的目的：「Sprint審查會議在Sprint結束時舉行以檢查增量，並在有必要時調整產品待辦清單。」這意味著Sprint審查會議是用來反思開發團隊已打造完成的工作與對未來Sprint影響的一個絕佳時機。

在Sprint審查會議期間所蒐集到的回饋，很可能會影響產品待辦清單的內容或者其排序方式。請善用這個機會來審查產品的新版本（也就是「增量」），以及審查產品待辦清單。（本文摘錄整理自《喪屍Scrum生存指南》第五章，博碩出版提供）

圖片來源_博碩

 書名  喪屍Scrum生存指南：邁向真敏捷的復原之路（Zombie Scrum Srvival Guide）

Christiaan Verwijs, Johannes Schartau, Barry Overeem／著；周龍鴻 PhD, CST／主編；敏捷翻譯志工小組／譯

博碩出版

定價：650元

 作者簡介 

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Christiaan Verwijs

Christiaan Verwijs是The Liberators的共同創辦人，擁有組織心理學與商業資訊技術學位。他在開發人員、Scrum Master、Scrum.org培訓師以及管理者等職務擁有超過20年的經驗。

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Johannes Schartau

Johannes Schartau是敏捷產品開發與組織優化顧問、訓練師及教練。他對民族學、心理學、技術、整合思維、複雜性科學以及單口喜劇的興趣都融入他10年的Scrum工作經驗中。

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Barry Overeem

Barry Overeem是The Liberators的共同創辦人，他擁有企業管理學位，在各個類型的組織中擔任過Scrum Master，也是Scrum.org的培訓師與管理者。