各家人力資源管理系統的功能和需求差異不大,差別在於供應商產品標準化與客製化的程度、功能提供的完整度,以及是否加入新的人力資源管理觀念。

一般資訊系統,包括HR系統在內,為了最貼近企業本身的需求,直覺上會直接以軟體專案的方式開發,客製化程度非常高,所需的成本與預算也相對提高,專案執行的複雜度與耗用時間通常比較多,供應商與企業本身需投入的人力負擔重,因此企業必須付出高成本以支持專案執行。

然而中小企業對資源的分配,尤其是資訊系統方面,通常都會投資在處理公司生產、製造相關等核心業務的ERP系統,以便控制金流、物流與人流,接著會關注財務會計系統的功能,而人力資源管理系統的建置與使用通常都置放到後段,加上公司預算不夠充裕的情況下,因此有些公司會採取購買套裝軟體或人力資源管理委外等方式,讓企業具備專業化人力資源管理的功能。

人力資源管理系統的套裝軟體,依照設計與使用架構可分為以下幾種:

單機版套裝軟體

標準化的系統套裝軟體,單機版安裝在一部電腦就可以用了,不過只能解決人資作業性的薪資管理(Payroll)、福利管理、考勤考績管理等需求,無法處理人力資源管理需具備的附加價值,如教育訓練管理、員工自助服務(Self-Service)、時間與勞力管理(Time & Labor)、線上招募(e-Recruitment)等。

有些企業會利用導入人力資源管理系統的時機,同步審視公司的作業程序是否具備合理性、效率性,一般單機版軟體無法達到這種檢查與對照的目的。

主從式架構套裝軟體

主從式架構(Client-Server),雖然功能與服務對象比單機版資訊系統更廣泛,不過受限於系統架構,只能滿足封閉性的人事作業需求,無法提供員工自助服務,也有一些公司因為安全考量而選擇此類產品。

網際網路架構套裝軟體

由於網際網路的興起,打破時間與地理位置的限制,這類產品讓員工即使離開辦公室出差或休假,也一樣能夠透過員工自助服務系統檢視應獲得的資訊,或提出加班、請假等申請流程,公司方面也可以發布新的政策、制度與教育訓練資料。


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