古代有不少名言、成語,都是告訴大家少說話比較好,例如吉人辭寡、言多必失,然而,在當前的生活和工作的環境當中,我們與他人接觸、互動的機會越來越多,必須頻繁透過言語溝通,增進彼此了解,才能得到對方的信任。

平常你會運用哪些管道,對別人表達自己的看法和意見呢?面對面是最傳統的作法,若彼此距離遠一點、見不到面,我們會透過電話聯繫;當網際網路興起之後,很多人開始用起電子郵件、VoIP網路電話、即時通訊軟體、視訊會議,而且,這些溝通方式在企業內部也使用得相當頻繁,而且有許多產品提供其中一些功能或整合通訊機制,有利於眾人協同作業、完成各種任務與工作事項,但你往往必須透過PC操作溝通、傳訊的相關功能,後端也要架設專屬的網站、通訊伺服器系統或會議設備。

近幾年以來,由於行動化應用與社交網路的興起,使得人與人之間溝通的方式更為簡便,你只需要一臺手機、能夠連上網路,並搭配適當的App或雲端服務,就能馬上與他人聯繫。相對地,在企業導入行動化應用的場景裡面,即時通訊App絕對是不可或缺的部分,因為人員一旦離開原本的位置、開始在許多地方之間移動時,想要更快速地溝通彼此的需求,又不希望因此打斷對方正在進行的事情,即時通訊可以派上用場,而且所傳遞的訊息,能比電子郵件更快送達對方,並且馬上確認當事人是否已經收到、開啟。

當然,傳統的電話簡訊也能達到類似目的,但每通都要收錢,而且文字簡訊和多媒體簡訊的費用不同,不像現在的即時通訊App,能同時傳遞文字、圖片、語音與一般檔案,若你用的是Wi-Fi網路,也不會多花網路費用。

在行動裝置上的個人端即時通訊應用,已經流行一段時間,而且因為智慧型手機越來越普及,相關App的操作便利、上手容易,可說是老少咸宜,不只是年輕人愛用,過去畏懼高科技而遠之的中老年人,現在,對於即時通訊的應用更是熱中,三不五十,你可能就會收到一些長輩的Line簡訊,或是看到他們很開心地分享自己收到的各種即時通訊,例如親戚朋友出遊的照片。

不過,當前即時通訊的多元發展,卻不見得能讓企業直接受益。因為每個人常用的通訊軟體就有好幾種,除了當前熱門的行動App之外,很多人會使用Skype(微軟在2013年停止Windows Live Messenger服務,由Skype取而代之)。甚至還有國別差異,以兩岸三地來說,臺灣最流行Line,而香港常用WhatsApp,中國則以WeChat為主。

就算都用單一即時通訊軟體,在公、私聯絡人混合的情況下,使用者也不易管理,而且若接收的訊息量過多,也會有遺漏、沒看到,甚至回錯的狀況。這些不足之處,若在一般個人使用,產生的問題不大,但若是在工作場合下,因此錯失了一些重要情報與任務指示,後果可能會相當嚴重。

因此,企業若需要比較完整的訊息管理功能,可能會考慮導入商用等級產品。在過去,能提供這類功能的,最早是所謂的群組軟體(Groupware),例如微軟的Exchanger Server和IBM Notes/Domino,後來則以整合通訊(Unified Communication)系統為主,像是微軟的Lync Server,以及IBM的Sametime。此外,也有一些軟體廠商,推出了企業入口網站(EIP)的系統,提供類似功能,但市占與影響力有限。

說到企業級整合通訊的應用,微軟著力很深,但一路發展過來,相當辛苦,單是產品名稱,就一換再換。目前企業所知道的Lync Server,之前版本換過不少產品名稱,最早叫做Live Communications Server(LCS),之後改名為Office Communication Server(OCS),2010年推出的新版,開始叫做Lync Server,今年開始,這套產品又跟Skype整併,成為Skype for Business Server。

除了原本的商用產品,現在,這個領域也有本土廠商進入,像是以Every8d簡訊軟體與服務聞名的互動資通,推出了Team+,以及電信廠商和App廠商,如中華電信與三竹資訊合作開發的Qmi,台灣大哥大則是推出了M+。

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