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個人即時通訊不安全、帳號盜用問題不斷、私人帳號難以集中控管,是普遍個人IM工具面對的問題。這些免費的即時通訊工具,帶來了方便性,但在管控機制與安全性上,未能提供更多。

企業級即時通訊產品,則以安全與集中控管為首要,提供與一般即時通訊相同的易用性,甚至也對應不同企業需求,發展更多面向的應用。本次介紹了4家廠商提供的企業級即時通訊產品,包括中華電信Qmi、互動資通Team+、微軟Skype for Business與台灣大哥大M+ Messenger,讓你了解現在企業即時通訊產品的功能與特色。

以行動裝置為主的通訊應用方式,成為近年關注重點

這些企業級產品與個人即時通訊何差異呢?基本上,企業產品提供了集中管控的便利性,提供後臺管理工具,讓管理者能夠掌控成員帳號、建立企業通訊錄,或者是整合企業內部AD,讓公司員工以手機號碼、公司電子郵件登入即時通訊後,便可快速搜尋通訊錄,找到聯絡人並直接傳送訊息,讓企業內部成員的溝通更加方便。

不像個人IM軟體或App,無法整合企業通訊錄,或顯示聯絡人詳細資料,甚至是整合市話、分機撥打等功能。

而且,這些產品也都強調安全性,均提供企業自建的選項,一些廠商並能同時提供公有雲服務,讓用戶能以較便利的方式,快速取得所要的功能,這也成為中小企業的選擇之一。

特別的是,近年多數廠商產品以手機App為原生應用,像是Qmi、Team+與M+ Messenger,不過為了兼顧企業既有更多使用需求,它們也還是會對應PC用戶推出專屬程式或是Web版介面。

這些產品在即時通訊功能上,已經發展出一些新的共通特性,像是為了掌握溝通狀況,相較於一般個人端即時通訊的已讀顯示機制,它們多提供了每則訊息的已讀、未讀名單的檢視能力,讓用戶可以追蹤狀況。

在訊息傳遞方式上,它們也都具備企業公告推播這種上級對下級的溝通方式,甚至支援與企業既有系統整合的API介接能力,讓即時通訊也具有類似EIP企業資訊入口網站的性質,可以快速接收到來自各層面的重要資訊,並轉發給員工。

而商務用Skype的應用較為特殊,使用者操作時傾向於過去MSN Messenger的使用習慣,以PC環境使用為主,提供線上狀態顯示,能掌握對方的可溝通狀況,功能選項相當豐富,視訊互動也是基本功能,並提供視訊會議軟體才有的能力,加強溝通效果。

 

集中管控的企業通訊錄是主要特色

成員管控與企業通訊錄,可說是企業即時通訊軟體的基本特色之一,以互動資通Team+的用戶端App介面來看,點選通訊錄後,就能依據組織單位,或以搜尋方式,找到欲聯絡的同事,並加到常用聯絡人之中。

 

提供安全管控之外,企業級產品更強調即時溝通的有效性

從這次4款測試產品的功能來看,這些企業即時通訊所帶來的,不僅是安全性,更多是在增加工作溝通模式,期許提升溝通的有效性。

它們的擴展面向都很不同,有的產品以純IM功能為主,訴求與個人即時通訊軟體一樣易用,如M+ Messenger;有些則是加入企業社群網路的元素,以及工作流程、協作等相關應用,或者是擴及整合通訊、視訊會議等應用,提供更符合工作溝通上的管理與使用,如Team+、Qmi與商務用Skype。

簡單來說,Team+提供類似Facebook塗鴉牆的機制,提供團隊空間的應用方式,並具有行事曆,工作指派、檔案管理等功能;Qmi也有塗鴉牆的設計,並有通報、工作指派、投票與成員定位等功能;商務用Skype提供螢幕分享、簡報分享功能,並支援多方視訊功能,讓溝通方式更多元,甚至在微軟自家的Office軟體上,也能快速開啟通訊對話,而無需另行開啟應用程式。

工作管理、通訊方式多元,也是這類產品的重要訴求

更進一步來看,在文字訊息溝通上,IM工具的最大特性就是快速、方便,但就一般人的使用經驗而言,很多人會發現,之前的對話很容易被訊息串淹沒,如果收到訊息沒有馬上處理,就要靠個人的記憶力去提醒,或是花時間去尋找,最後甚至找不到。

現在,這些產品會提供不同的形式,將重要的訊息獨立出來,讓交談雙方更能夠抓住重點。像是在商務用Skype在文字交談時,你可以在重要句子上,加入代表重要的驚嘆號圖示;Team+與Qmi都有簡易的工作指派的輔助功能,若臨時要對方協助或處理一件事,能設定任務期限,也方便對方回報狀況。最重要的是,要能提醒雙方有待辦事項未處理完,溝通上會比較容易。畢竟,一般能立即處理的事情,不會有太大的問題,但有時經歷的時間較長,之後訊息可能被其他對話淹沒而忘記。

不僅如此,在顯示上也要做到區隔,像是企業公告屬於內部的單向溝通機制,適合政策、命令等形式的訊息,這類上級對下級的訊息即時傳達,必須獨立顯示出來。

還有像是M+ messenger的布告欄機制,可讓用戶在聊天室中提到重要事情時,另外發布,而Team+的團隊互動機制,也是以事情、專案導向為出發,讓同一事件的討論可以集中。

至於其他針對任務指派、作業流程上的輔助,也是這些產品的新特色。像是可應用在簽核的應用情境上的通報功能,以及開會時常見的投票情境,也都能成為即時通訊的擴展項目。綜合來看,這些功能的目的是讓重要情報,以專案、事件、交辦為主的內容,可以更有效的從即時通訊工具中傳達出去。

而商務用Skype的功能應用上,形式完全不同,但同樣提供工作、會議與協作情境上,常會需要的輔助功能,像是提供螢幕分享、簡報分享、電子白板功能,並支援多方視訊功能,讓溝通方式更多元。

 

具備單向公告機制,並提供加值應用

以中華電信Qmi的用戶端App介面來看,企業公告也是即時通訊容易做到的應用,讓上級對下級的溝通方式更集中且有效(圖左),還有像是任務指派等加值功能,也能在即時通訊中帶來一些幫助,快速回報,直覺表達。(圖右)

 

現在也有針對企業通訊的免費公有雲服務

最後,如果企業真的只想要一套免費的企業即時通訊工具使用,目前國內Team+的公有雲服務便可免費申請使用,很吸引人。而國外近年也有一些知名的例子,像是Slack等軟體,只是,它的介面語系沒有提供中文選項,對於普遍使用者都要應用的即時通訊工具而言,不夠友善。但因為支援眾多開發工具的通知整合,以及原始碼共享與版本控制等機制,使得這款產品也很受青睞。

但更重要的是,軟體只是工具,當企業選擇建立內部的即時通訊管道時,如何將企業員工在黏住在企業的通訊平臺上,也是關鍵。有效建立企業溝通文化後,這些工具才能更有效的幫助工作聯繫。

相關報導請參考:「企業即時通訊軟體採購大特輯」

 

2016.4.28 補充資訊:由於即時通訊的議題不斷,而國產Juiker通訊軟體近年也屢屢被民眾提及與關注,其實,在去年5月的這個採購企畫中,我們也有詢問負責Juiker的源思科技,只是當時因Juiker無法開放後臺使用而作罷。近期,源思科技表示,Juiker在去年10月之後,已經開放管理後臺介面,供企業IT人員使用與操作。


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