登入驗證機制是管控上很重要的一步,員工在使用設備時,可以輸入帳號密碼的方式,或是搭配讀卡機、整合員工識別卡來驗證使用者身分,以簡化設備操作流程。 (圖中設備為Canon iR-ADV C5035)

個人登入驗證機制是列印設備上相當必要的動作,使用者後續在設備上的動作才能被管控與追蹤。

如同企業管控網路,利用身分驗證系統(如Active Directory、LDAP 和RADIUS)是最基本的管控方式,而在印表機的管控上,直接整合公司AD帳號進行輸出管理是相當基本的驗證方式,使用者後續在設備上的動作才能被管控與追蹤。

比較值得注意的是,在桌上型的多功能事務機、落地式的複合機等設備方面,多數中小企業單位在登入驗證的措施上,卻不像網路管控那樣嚴謹,而且,設備提供的管控能力是否足夠,這也是管理者要留意的。

為了要做好設備的管控,個人身分登入驗證機制是相當重要的第一步。過去,也有些企業採取部門式的管理驗證方式,但多是從成本管控的角度出發,或是為了簡化管理設定。臺灣富士全錄公司產品行銷經理郭家瑋強調,若只是採用部門識別碼來管控,管理人員無法辨識是誰掃描文件、傳真文件,在

後續稽核上無法釐清責任歸屬,難以做到完善的管控。

從提供登入驗證機制的複合機上來看,常見到的使用方式有輸入帳號、密碼登入,或是藉由卡片辨識機制來驗證使用者身分。其中,由於用卡片辨識身分的方式可以簡化登入驗證的手續,對於設備操作流程的影響最小,因此,這樣的解決方案能被大多數企業所接受。

簡單來說,列印設備的卡座系統就像是企業的門禁安全系統,通過驗證才允許員工使用這臺設備。目前臺灣市場上,感應卡片主要以EM、HID、Mifare這3種規格最普遍。

臺灣佳能資訊BIS事業處企畫部洪彥群也表示,為了簡化員工攜帶卡片的數量,因此,整合企業現行的員工識別卡進行登入驗證是常見的做法。而小規模的企業也可以藉由輸入帳號密碼的方式來管制,雖然與以往的作法相比,流程上會有些麻煩,但登入驗證本來就是做好管控的第一步。

除了卡片辨識的方式,HP影像列印暨個人系統事業群業務專案經理魏麒峯表示,HP複合機在登入驗證方面有更進階的做法,就是利用指紋輸入的方式,讓登入驗證的程序可以方便,也降低企業員工在識別證的保管問題。


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