硬碟管理與銷毀手段一樣重要

將報廢、汰換的硬碟，使用抹寫、消磁及物理破壞之後，我們就可以高枕無憂了嗎？其實硬碟銷毀的過程中，我們還必須要有妥善的紀錄，包括每臺銷毀的硬碟資訊、銷毀方式、銷毀執行人員、複查稽核人員，時間與地點等，有了這樣的報告，才有確實完整執行硬碟銷毀的證明。

舉例來說，如果某員工的辦公室電腦中，存有相當重要且敏感的資訊，如果日後這名員工離職，而他所使用的電腦硬碟也銷毀，此時卻爆發了機密或個資外流的狀況，而且來源和這臺電腦有關時，若有足夠記錄證明企業已落實硬碟銷毀，就有機會可以免責。

換句話說，這種情況要提出各種有效證據，說明企業確實有處理指定的硬碟與資料，而且在處理這些資料和硬碟的過程沒有疏失，沒有任何機會讓這些資料外流。而這樣的證明並不難，只要持續記錄都會做的到，但是問題往往就在於沒有記錄，無法證明，存有該筆資料的硬碟經過銷毀。

而無法記錄，或記錄不夠詳實，一般都發生在企業內部自己執行銷毀，卻不小心疏忽造成。因此，目前也有許多廠商提供銷毀服務，可以記錄硬碟銷毀的過程，並且提供完整報表。

作業流程留下記錄是關鍵，銷毀報告整合資產報表可避免作業疏失

目前有提供銷毀服務的廠商，包括潘朵拉、寶信興、錢隆科技、遠象科技的信息守護者、IBM。

這些廠商多數都是消磁機或物理破壞設備的代理或經銷商，以自家的設備代客銷毀硬碟，而所提供的銷毀服務流程基本上大同小異，包括在客戶指定地點執行銷毀作業、錄影存證、銷毀硬碟、將破壞之後的硬碟回收，並提供消磁記錄報告。

一般情況下，他們多數是以硬碟臺數為單位計價，當客戶委託他們破壞100臺硬碟，他們就會在銷毀服務開始前，清點總硬碟數量是否為100臺。而之後提交的銷毀記錄，就會記載這100臺硬碟的廠牌、序號、方法和操作人員等。

有了這樣的報告，我們在日後必要時，可提出基本證明，證實企業有落實硬碟銷毀的流程。

結合資產管理系統，進一步提升銷毀流程與報告的準確度

另外，如果企業本身已經有一套資產管理系統，還可以將報告的記錄與資產管理系統核對，確認銷毀的硬碟，除了數量正確之外，同時可以比對清單，確認有銷毀正確的硬碟。

結合了資產管理系統，我們可以在事前就達到基本的檢核與過濾，免除因為人工的疏失，例如拿錯硬碟，或是有心人士刻意調換硬碟等情況。

因此，如果如果企業自身還沒有資產管理系統，在自己執行銷毀硬碟，或是尋找銷毀服務廠商，務必記得要有完整的銷毀報告。

在三種硬碟銷毀的設備中，資料抹寫設備是唯一可以連接硬碟，並直接讀取硬碟廠牌、型號與序號等資訊，可以避免人工輸入錯誤，或是被有心人士竄改消磁資訊，可確保資料的真實性。