在今年5月微軟Lync正式更版為商務用Skype(Skype for Business),讓這款企業即時通訊工具,將有更豐富的應用。最顯著的部分就是將Lync與Skype功能特色進一步整合,繼承過去Lync在企業即時通訊的管控與整合能力,並將Skype的特性也納入,像是用戶端介面風格變成與個人端Skype類似,並能搜尋企業網域內外的Skype帳號,溝通靈活。

這套產品不只是提供基本的即時文字傳訊,網路電話與視訊會議等功能,也有所強化,當然,與微軟Office整合,也是這款產品的一大特色。未來並將提供更多值得期待的功能,像是受注目的翻譯與口譯功能。

只是現階段,微軟這次更版是階段性開放,目前Windows用戶端介面已開放升級,而Mac OS、iOS與Android系統平臺上提供的仍是Lync 2013應用程式,但仍然可以和商務用Skype互通使用。這些用戶端程式,下半年會陸續推出,屆時才會有較一致的使用體驗。

附帶一提的是,商務用Skype使用者的帳戶,與個人的Skype帳戶有所區隔,兩者的用戶端程式不同之外,認證登入識別碼也不同。

 

以通訊整合、視訊會議為特色,擴展即時通訊應用

微軟商用版Skype的桌面用戶端介面,與個人端Skype的風格相近,一般即時通訊功能之外,具備線上狀態顯示、線上會議、網路影音通話、桌面分享等功能,並擁有企業需要的安全及管控能力。

 

可語音、視訊通話及螢幕分享,並以通訊整合、視訊會議為擴展

基本上,商務用Skype的使用者操作環境仍是以PC使用為主,行動使用為輔。它在PC用戶端的介面功能相當豐富,以Windows平臺上的用戶端介面為例,像是過去MSN Messenger中,大家所熟悉的即時狀態顯示,提供線上、離開、請勿打擾或離線等多種選項,讓他人了解自己現在是否有空,使用者也能設定自己的聯絡人卡片資訊要如何顯現於他人。

以文字傳送訊息時,在商務用Skype的介面輸入時,使用者也能夠加上標示重要的紅色驚嘆號,相當實用,並可變更對話的顯示字型、調整文字大小。要線上傳檔、撥打視訊、語音電話,或是螢幕分享,也都能快速啟動。可惜商務用Skype內建的表情符號,仍很制式,不像其他即時通訊軟體那樣生動。

視訊會議相關功能也是這款產品的一大賣點。像是螢幕分享時就相當方便,使用者可選擇顯示桌面、程式或是PowerPoint檔案,啟動線上會議時,也能使用白板工具、投票功能,甚至內建問答管理器,讓與會者輸入問題,之後這些問答記錄也都能另外保存。而簡報者亦可錄製會議過程畫面,並儲存在本機電腦。

另外,商務用Skype具備多方視訊功能,每個使用者帳號可召開250人連線的視訊,而線上會議廣播功能的使用上,新版更是將使用規模擴增至可1萬人同時觀看,這主要是藉助於Azure Media Service串流技術。特別的是,現在這裡所裡提供的多方視訊會議,還能與Polycom與Cisco視訊會議設備整合,增添使用彈性。

音訊品質的改良,也是這款產品的一大特色,過去Lync 2013就開始加入Skype SILK音訊編碼技術,原廠表示,現在新版在同盟通話(Federated calls)的狀況下,也能應用此技術,提升整體音訊溝通品質。

還有一些值得不錯的貼心設計,也顯示出這款通訊工具的成熟性。舉例來說,通話時,有時使用者會同時操作其他應用程式,現在,商務用Skype會自動顯示縮小的浮動面板於最上層,提醒使用者注意現在正在通話。並提供通訊評價的意見回饋機制,讓使用者在通話完成後,可反映意見,以便管理者了解系統的通話品質是否有問題。

但要注意的是,若要讓不同裝置登入商務用Skype網路時,所有訊息都顯示一致且完整,需搭配Exchange伺服器,或Office 365的Exchange線上服務,商務用Skype才能把通訊的資料,同步到Exchange 2013的Outlook資料夾中存放,否則,訊息無法同步到之後登入的另一臺裝置上。

 

企業通訊錄建立容易,方式多元

若使用商務用Skype,在微軟Office 365系統管理中心的介面上,可新建成員帳戶並加入管控,可手動輸入亦可上傳CSV檔大量匯入,並內建單一登入與Windows AD同步處理的相關設定。

 

可做到多方視訊、螢幕分享與電子白板應用

商務用Skype也提供視訊會議的相關功能,可以開啟空白電子白板、螢幕分享、並可召開多方視訊會議或線上會議廣播。

 

新增聯絡人可擴及公司內部成員,可同時搜尋企業網域內外的Skype ID帳號

要在商務用Skype通訊錄中搜尋其他公司聯絡人,也很容易,並有聯絡人管理功能,像是新增至聯絡人清單時,可自行建立群組分類,同時,這裡還提供依據關係排列方式,像是在新增公司聯絡人時,該筆聯絡人會自動顯示在同事的關係類別中。

另一個企業關注的功能是,導入商務用Skype後,使用者能否很方便地搜尋企業以外的Skype用戶。

在PC用戶端的程式介面上,使用者在搜尋列上輸入關鍵字時,除了能夠檢索公司通訊錄名單,同時會顯示一個名為Skype目錄(Skype directory)的項目,這裡能列出檢索的個人Skype資訊,搜尋時,並能以Skype帳號名稱、電子郵件地址、電話號碼與位置等條件,來加強精準度。

 

能與外部Skype使用者通訊,很方便

商務用Skype要跟個人Skype通訊很容易,使用者輸入搜尋關鍵字後,便能看到名為Skype目錄(Skype directory)的項目,並搜尋一般個人Skype名稱。企業也可以決定開放或關閉這項功能。

 

當然,企業可以決定是否開放這樣的功能,IT人員設定,也很容易,並具管控彈性。在管理平臺上的外部共用設定中,能操控商務用Skype的外部存取方式,設定封鎖或允許的網域,以及公用IM連線功能。而在開放設定下,用戶將能搜尋企業以外的Skype用戶,像是上下游合作廠商,或聯絡一般Skype使用者。

至於與微軟本身既有產品的整合,商務用Skype可結合Outlook行事曆,在文書軟體Office的應用程式內,也能便利的開啟對話視窗、通話與會議。而這裡的線上狀態顯示機制,同樣也融入到微軟其他服務上,讓即時通訊能深化到不同工作情境的溝通協作。

 

提供豐富的用戶端介面功能選項調整

在商務用Skype的用戶端程式上,已經提供豐富的功能調整項目,讓使用者可以依據自行使用狀況調整,非常便利。

 

備受期待的服務預覽:翻譯與市話整合

值得期待的是,商務用Skype預計在2015下半年提供口譯與翻譯技術,這項功能也會同時新增在一般版Skype上。目前已知有3種模式,像是你輸入中文訊息,對方會看到的是英文訊息;你講中文,對方聽到的是英文;以及輸入中文,對方聽到的會是翻譯出來的英文。目前已知將支援50種語言的文字翻譯,將支援正體中文,而語音翻譯支援4種語言,包括英語、西班牙語、義大利語和中文。

商務用Skype平臺中,也即將推出幾個新的服務,像是視訊會議軟體普遍具備的傳統市話撥入線上會議的功能,另一個較為特別的是雲端電話交換機整合市話通訊的應用──使用者可透過商務用Skype撥打或接聽傳統電話,目前在北美試辦。

舉例來說,企業購買商務用Skype線上方案,將可不用建置電話交換機,便能從商務用Skype介面直接撥美國的市話與手機,可省國際電話費。

 

具備外部通訊管控功能,設定可以很直覺

平臺上可管理企業的SIP同盟網域,提供允許或封鎖網域的名單,管理者並可決定是否開放與其他Skype網路的互通。管理者若是關閉公用IM連線的權限,使用者就無法搜尋一般Skype用戶。

 

提供後臺管控功能,並有不同方案可選擇

商務用Skype目前分為3種方案,有2種是線上服務,以及1種自行建置伺服器的選擇。

以線上方案為例,它們屬於微軟Office 365平臺的一部分,管理者登入的後臺管理介面,便是Office 365 系統管理中心。

在企業使用者帳號管理上,這裡內建支援的機制完整,像是能上傳CSV檔匯入大量帳號,也提供單一登入與Windows AD整合,管理者可以新增、刪除使用者帳號。同時,也具備使用者的密碼到期原則設定,並能設置兩步驟驗證,相當不錯。另外也提供報告項目,可針對商務用Skype檢視活動成員、用戶端裝置,以及群組IM與會議的使用情況,像是音訊、視訊與檔案傳輸資料等。

至於費用方面,這三種方案選項,讓企業可以針對需求彈性選擇,相當不錯。企業可自行建置Skype for Business Server 2015,將支援電話撥入式音訊會議、與視訊電話會議系統互通與常設聊天室等功能,功能更完整。或者是線上租用,省去建置麻煩,其中線上方案1,每人每月為65元,提供基本的IM功能,包括文字、傳檔、音訊、視訊,以及企業帳號管理;線上方案2,每人每月175元,多了視訊會議相關的桌面共用、多方視訊、會議錄影等功能。

微軟商用版Skype的桌面用戶端介面,與個人端Skype的風格相近,一般即時通訊功能之外,具備線上狀態顯示、線上會議、網路影音通話、桌面分享等功能,並擁有企業需要的安全及管控能力。

 

提供使用者密碼安全管理機制

在使用者帳號登入安全性方面,商務用Skype也提供使用者的密碼到期原則設定,以及設置兩步驟驗證,強化使用者帳號的登入防護,而且,這些功能都已經是基本內建,相當不錯。

 

目前iOS與Android平臺App功能較簡易

目前商務用Skype在iOS、Android平臺應用上,仍是執行名為Lync 2013的App,介面功能看起來比Skype桌面用戶端環境簡潔許多,功能簡易。新版預計將於下半年推出。

 

相關報導請參考:「企業即時通訊軟體採購大特輯」


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