Box Business提供豐富開放的雲端檔案管控設定

與Dropbox、Google Drive、OneDrive齊名的Box，主打企業應用，由於服務本身已經在市場上發展多年（2005年開始推出），因此功能面很豐富，在管理彈性與操作易用性，都有不錯的表現。

Box的最大特色在於，提供企業豐富且彈性的管控能力，檔案管理控制可以做到相當細緻；使用者介面也提供分享管控、線上編輯、檔案鎖定、指定工作等項目，使Box雲端硬碟能被企業當做主要檔案管理工具。

不像其他測試產品的計費方式僅以一到兩種為限，Box提供了3種版本方案，選擇多元。其中，Starter版僅供3至10人使用，每人100 GB容量，每人每月6美元；Business版每人使用的儲存容量沒有限制，最低需3位使用者，每人每月17美元；更進階的則是Enterprise版，容量也是沒有限制，功能更豐富，增加了安全性、行動裝置設定的功能，以及全企業管理搜尋與自訂應用程式的能力。

要注意的是，前兩個方案企業在官網上可直接申請、付費購買，Enterprise版則必須洽詢代理商。若以Box Business的計費方案來看，相較於這次所有我們測試的雲端服務，費用最昂貴，但服務本身的管控能力與彈性也是最佳。

基本上，企業在線上向Box申請服務完成後，將能設定一組管理者帳號，登入Box平臺（https://app.box.com）以啟用服務，之後，管理者並能夠自定網址，介面語系也已經支援22種。以企業管理者身分的帳號登入時，便可從網頁介面左上角選項，進入專屬的管理主控臺介面。

共用權限管控設定豐富，具有相當高的自訂彈性控制

Box針對企業管控功能，已經提供相當豐富的設定項目，並可針對各個使用者設定檔案分享權限，在這次受測產品中，它的功能管控項目豐富且彈性，可說是表現出色。

在管理主控臺介面中，主要管理項目包含使用者帳戶、儀表板與報告功能選項。在建立使用者時，Box便能同時設定其使用權限，操作上集中且易於管控。像是該使用者的限制PC端同步功能的使用，限制使用者的資料夾無法與外部成員分享，並能快速檢視、設定其存取資料夾權限，相當方便。對於使用者帳號也可隨時調整其狀態，像是暫時停用帳號，或是設定為無法刪除、編輯等。

如要大量編輯使用者，這裡也提供下載使用者表格XLSX檔，變更後再上傳即可更新。至於企業關注的Windows AD整合與SSO登入，Box亦支援。也有建立群組與設定共同管理員的功能。

在主控臺介面上另一個設定項目中，則包含所有的功能管控設定，包含內容與共用、通知、使用者設定值、應用程式使用管理等方面的管控。從這裡我們可以看出，Box在功能管控上，已經做到相當細微，並讓使用者能夠去彈性調整。

以檔案共用的管控期限設定為例，一般的做法只會讓使用者在分享時自行設定，而這裡允許讓管理者制定檔案共用的自動到期天數，避免使用者的操作疏忽，而且，管控時能針對檔案連結與資料夾共用，分別制定到期天數，以自動停用連結或移出合作者。即便是通知設定，Box也有不少細項可調整，像是使用者在個人或共用資料夾中有特定存取動作時，都能自動以電子郵件通知管理者。

共用資料夾存取權限分成7種，強化管控程度

相當值得一提的是，Box在共用資料夾的存取權限設定上，具有細緻的管控能力。尤其在資料夾存取權方面，將可依據上傳、下載、預覽、取得連結、編輯與刪除等不同操作，分為7種使用者角色，權限畫分可說是相當細，對於管控需求高的企業來說，相當方便。而且，這裡的角色是可以讓管理者選擇關閉，也就是說可以僅開啟2到6種權限，簡化存取權選項。

在管理設定上，Box還有幾個不錯的地方，像是管理者除了可以限制使用者的同步功能使用，對於應用程式使用方式還能進一步管控，像是針對每個使用者帳號來限制PC端同步、App登入的數量，或是完全禁用。當手機遺失時，亦可中斷設備的連接。

不僅如此，Box也能充分結合第3方應用服務應用，從控制臺介面設定的應用程式來看，已支援116種雲端服務，舉例來說，可直接在Gmail瀏覽Box中的檔案，或是與整合Salesforce、Clarizen、與Zendesk等SaaS服務應用。

若需要更進階的安全管理與行動管理功能，則需要選擇Box Enterprise版才能應用。在該版本環境下，像是使用者登入安全管理方面，可以要求使用者的密碼強度，或是強制使用者執行2步驟驗證，並能使用者登入失敗上限次數，同時以電子郵件通知管理員。在行動裝置管理上，也能強制要求密碼鎖定、計時登出防護，以及離線儲存檔案的管理。

至於報告與儀表板功能方面，Box也很實用。像是在使用記錄的搜尋上，可以指定時間範圍、使用者，並針對8大操作、61個細部動作的過濾查詢，因此，無論針對使用者操作、動作類型去篩選都很方便。

另外，這裡也提供快速報告的捷徑，供管理者點選後，系統就能自動產生Excel XLSX檔案格式的報告，並直接傳送到管理者帳號的Report資料夾中，等到管理者回到使用介面下操作時，它將能下載或線上檢視。

報告裡面呈現的資料細節也很齊全，像是協同作業項目的擁有者、合作者對象、資料類型、權限，甚至是邀請日期、接受邀請日期，都有明確的記錄。

使用者介面易於瀏覽，並具有檔案鎖定與指派工作的協作管理

Box雲端硬碟的使用者介面，在檔案與詳細資料的呈現方式上相當直覺，值得讚賞。它的檔案清單資訊顯示很集中，而不是透過介面上的不同窗格瀏覽，同時充分利用字體粗細、文字顏色、色塊、圖示與數字，讓資訊顯示能易於使用者閱讀。而且，這裡除了基本檔名、日期，以及共用資料夾與連結圖示，還包括資料夾檔案數、檔案版本、標籤、擁有權限、分享連結停用警示等項目。而且，檔案排列方式上的預設是依照日期排列，而不是名稱排列，這樣的作法，有助於使用者更快掌握近期存取的檔案。

在檔案管理上，Box的使用介面上有我的最愛功能，執行搜尋關鍵字功能時，能檔案名稱與內文，並會顯示檔名與局部內容，並能提供過濾篩選，相當不錯。此外，網頁介面上也具備檔案縮圖預覽、線上檢視能力，可支援微軟Office文件、PDF文件，以及圖檔與影片直接播放。更特別的是，檔案管理介面上還能新增書籤（網址），讓書籤也能像是檔案一樣列於其中。

在檔案與資料夾共用方面，使用者要設定很容易，系統也能發送邀請共用的電子郵件。這裡的存取權設定上，可分成內部所有成員、有連結或資料夾內的使用者，進階防護亦提供自定網址與期限設定，並可限制對方下載行為，或是設定密碼保護。對於外部成員協作上，具權限的使用者也能邀請他人，以便共用資料夾。

Box提供的檔案線上編輯功能與支援性相當不錯，這是一般檔案雲服務少見的。最直接的使用方式，就是利用Box服務本身的線上筆記功能Box Note，這裡並允許團隊即時共同編輯。

使用者在這裡要新建文件也很容易，因為平臺本身對於Google線上文件服務結合甚深，使用者在介面上就能直接新增Goolge文件（需登入Google帳號），再自動回存至Box雲端硬碟。

要在介面上快速建立微軟Office文件，只要使用者預先安裝Box Edit應用程式，就能啟動本機上的微軟Office軟體進行工作，儲存後將自動存回BOX雲端硬碟，而且，編輯時還能自動鎖定文件，避免其他人同時修改。

使用者也可以自行將檔案鎖定，甚至能預先設定文件鎖定時間，這樣的機制在共用資料夾中的檔案管理很方便，讓共用對象知道文件可能尚未準備好，而且，若是檔案正在線上編輯狀態，檔案列表前也會顯示正在編輯的圖示，使用相當人性化。至於版本控管機制上，Business版本將能保存50版。

若要做到更進一步的協作應用，使用者不僅能對檔案加上註解說明，還可以使用指派工作的功能，設定檔案處理的對象、日期與說明，雙方將能註記這份檔案是否完成。

自訂同步功能設定容易，App上並提供應用程式密碼防護

在PC端的同步功能方面，Box支援Windows與Mac OS系統，皆提供Box Sync同步程式的安裝。

使用者的同步功能設定方式與微軟OneDrive相當，是從網頁介面上對著資料夾以執行同步功能，而不是從PC端的Agent程式設定。在Window本身的檔案總管介面上，同步資料夾內也會顯示同步狀態的圖示。不過，在同步資料夾路徑的設定上，這裡只有在安裝時可以調整，後續若要變更則需要移除並重新安裝Box Sync。

至於行動平臺的使用上，Box提供iOS、Android系統平臺的App，對於Windows Phone、BlackBerry平臺，也有支援。

App的操作上，基本的上傳、下載與離線瀏覽操作，以及資料夾與檔案分享的權限設定，都能直接使用，清單瀏覽時也有縮圖顯示，當中並提供應用程式的密碼管控功能，加強App的使用安全性。

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管理者介面提供的管控設定琳瑯滿目

在Box管理主控臺介面的設定頁面中，具面豐富的管控設定能力，並提供相當彈性的設置。像是共用管控上，可針對外部連結、連結預設權限、檢視權限來調配，共用資料夾並能設定7種存取權限，管控能力細緻。

使用者存取權限設定集中

Box的使用者管理介面上，已經提供集中的存取權限設定，這裡並能限制使用者的同步功能、可使用空間，以及允許存取的資料夾。

行動App的使用操作很便利

在Box行動App的操作上，基本上傳、下載、離線使用都具備，也能執行搜尋、加入最愛，介面並能直接顯示縮圖，執行共用時，也能夠設定存取權，密碼、到期日，以及是否允許下載。而且在網頁平臺上可用的功能，這裡也都能使用。

【註：規格與價格由廠商提供，因時有異動，正確資訊請洽廠商。】

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