從資訊導入、流程管理到內容管理，打造最佳知識管理協作平台

雲端、行動與社群三大趨勢推動下，產生了一種新工作模式與資訊匯整平台，不同於以往的資料管理模式，讓企業組織各式文件內容能彼此協同製作、同步共享。運用微軟SharePoint進階開發，打造企業內容管理(Enterprise Content Management, ECM)平台，加速企業流程運作與效率提升，同時活絡內部溝通、激發出更多創意與新價值。

2014 SharePoint ECM Solution Day 於10月31日在微軟辦公室舉辦，由台灣微軟、柯達樂芮、精誠軟體與直通國際四大廠提出ECM 解決方案--資料從文件導入開始、進入流程後變成資訊，如何在組織中流動與應用，變成知識、甚至是智慧，以達到企業內容管理的最佳實踐。

台灣微軟大型企業業務暨經銷事業群專案技術副理 林敬沂

檔案管理新定義 人才激盪新價值

「檔案管理的新重點，就是要從人的使用角度出發，才能讓檔案後續應用的效益發揮更大。」台灣微軟大型企業業務暨經銷事業群專案技術副理林敬沂表示：「微軟SharePoint可以根據不同的使用者或群組設定對應權限，每位使用者登入系統後，與自己工作上相關的所有文件和檔案在系統介面上全都一目了然，使用者更清楚自己的工作內容，若要分享檔案，除了利用以往傳送連結的方式，也能改用QR Code將檔案分享出去，使用者很簡單就能知道檔案是誰分享的；當檔案有異動、更新時會主動通知相關人員，讓所有與檔案有關聯的人即時了解檔案最新狀態。」

對企業組織而言，若要推廣重要訊息或教育訓練資訊，建立企業內部用入口網站是個好方法，但由於互動效果不彰，許多企業入口網站就像蚊子館一樣無法發揮主要功能。以SharePoint建立的入口網站，可根據不同的使用者，適時推廣應該要知道的資訊，同時也會顯示大家關心的消息，讓員工之間有更多互動，使企業入口網站充分發揮、工作效率提升、向心力凝聚。

林敬沂副理指出，使用者操作檔案的習慣中，常會使用搜尋功能來找到目標檔案，因此SharePoint特別加強文件搜尋的功能，檔案在建立時可加註各類標籤，方便後續資料比對搜尋使用；而搜尋結果也能針對檔案格式、郵件、時間等資訊分門別類，讓使用者更容易找到資料。「除了文件檔案，SharePoint也能搜尋其它使用者，例如微軟台灣辦公室人員要技術經驗交流時，可以透過搜尋找到國外辦公室相關領域的專家，方便大家建立連結、腦力激盪找出更好的解決方法；而大家關注的隱私議題，SharePoint也可以根據權限設定人與檔案權限等級，是否只有特定群組的使用者可搜尋，避免敏感的資料被看光。」

柯達樂芮大中華區軟體及解決方案業務總監蕭漢龍

文件數位化與智慧管理 資料變資訊

文件數位化的技術已經行之有年，但在紙本文件轉化為數位檔案的過程中，依然會面臨許多挑戰，導致數位化的目標更難以達成。柯達樂芮大中華區軟體及解決方案業務總監蕭漢龍指出，一般文件掃描的數位化，僅能將紙本轉變為非結構化資料，對於後續資料搜尋、分析等應用並不方便，因此許多單位還是得處理很多紙本作業。「由於產業型態與法律規範，如銀行、政府、物流等單位，作業過程中還是非常仰賴紙本文件，而且紙本文件的使用與管理上的挑戰非常大，根據統計，一位知識型工作人員得花費35%的工作時間去查詢、翻閱這些紙本文件，只為了從中找到特定的資料。」

借助SharePoint，企業可以讓文件管理工作更加有條不紊，特別是從中找到需要的訊息；而在紙本資料數位化的過程中，則可透過柯達樂芮的文件採集解決方案，將大量的紙本文件快速轉化為包含結構化資料的數位影像，並可直接將這些數位資料與企業內SharePoint平台的資料管理流程結合，以更有效率的方式將這些檔案歸檔、納入指定的知識庫，或提供給其它使用群組應用。

「在一家企業內，不同的單位對文件掃描品質的要求不同，且後續文件管理流程也不盡相同，而柯達樂芮在影像處理的技術，能讓所有使用者體驗到最佳的紙本文件數位化結果，同時透過SharePoint讓IT部門針對各種需求，建立符合需求且有效率的處理流程，大幅降低IT人員的資源耗費。」蕭漢龍總監舉實際案例說明：「在美國有間知名大學，在招生期間會從全世界收到非常多入學申請表，而每份表單除了給教務單位審核外，還得根據申請科系傳遞給其它單位，紙本資料往返相當耗時，利用柯達樂芮Info Activate解決方案，掃描結果會自動將文件分門別類，大幅節省文件傳遞的時間，讓整個招生業務效率提升4倍以上。」

精誠軟體技術服務處技術經理胡瑞元

文管流程自動化 投資效益再增值

要讓文件發揮應有的功能，處理、運作的流程是一大關鍵。精誠軟體技術服務處技術經理胡瑞元表示，要建立文件管理流程，首先要先了解系統內要處理何種文件，將這些資料進行定義與有效分類，才能接著進行IT面的流程開發工作。「內容管理系統與使用者關係非常密切，因此在導入時必須與使用者有很多的互動，這點是一般IT人員較常忽略的部分，從使用端的角度出發才能找出文件管理的重點項目，打造真正實用的內容管理系統，例如安全法規、業務處理流程等細節。」

精誠軟體搭配SharePoint，推出企業文件管理流程自動化解決方案，能協助企業建立、發佈、歸檔、搜尋、封存、刪除各式文件，讓電子化文件管理更有效率。胡瑞源經理指出，在巨量資料當道的時代，讓文件妥善地分門別類以便於檢索是非常重要的一環，因此建立SharePoint ECM入口網站，才能將既有投資整合增值化，提升這些文件檔案的應用效益。此外，文件的歷程紀錄是要特別留意的，特別是會有長期應用需求的文件，利用RMI資訊版權管理功能可避免文件後續修改、分享時出現重大問題。

講師：直通國際資深顧問經理劉子維

結合流程引擎 資訊變知識

「企業知識管理概念在許多年前就已經產生，但是良好的管理模式真正地被建立起來，卻是近幾年才逐漸成形的事。」直通國際資深顧問經理劉子維表示：「企業追尋對營運有幫助的智慧內容，是由資料逐步轉化為資訊、知識，再進一步分析而來的，然而，企業傳統的保存與存取方式很容易造成資料過量等問題，例如使用者搜尋文件庫卻找到已經不合時宜的舊資訊，不當使用不如不用。」

面對資料過量，使用者不容易找到目標資訊的情況，可透過SharePoint開發出表單與流程引擎整合之解決方案，可以在短時間內建立自動化文件處理流程，搭配表單就能設計出簽核、投票等常用的表單應用流程；在實務上，人員異動是表單流程管理上的一大挑戰，例如有人員離職了，工作得要交接給其它同仁之外也必須調整表單流程，而這種人員或組織異動產生的狀況，在最初流程設計與規劃時，就必須仰賴專業的團隊輔助，才能建立一套滿足各種異動狀況的流程。

以Microsoft SharePoint作為企業組織的ECM平台，一開始就找到最合適的第三方合作夥伴與供應商至關重要，他們可以協助您有效地建置最適合組織的ECM架構，使組織在SharePoint平台上的投資最佳化。

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