很多企業差旅報帳作業大多採紙本申請,對多數外出機會不多的員工只是件偶一為之的瑣事,但對頻繁出差在外的業務或維修人員來說,有時候一天去了兩、三個地方,還得自行一筆筆記錄起訖地點,並附上收據、車票才能完成申請。但對精聯電子的員工而言,這些麻煩瑣事只要打開手機上的內部報帳App,點幾下按鈕,不到一分鐘就能完成申請作業。

精聯電子IT部門花了2個月的時間,開發了一個費用申報App給內部員工使用,並與精聯的ERP系統整合,當員工在外執勤時,在出發時先點一下App上的按鈕,手機便會自動透過Google Map取得員工定位,開始記錄車程,抵達目的地時只要再按一次,App就能立即送出這次出差的費用申請單,員工還可以自行補充內容,如選擇交通方式,或輸入開車里程數。

費用申請靠手機App一指搞定,撥款入帳還用簡訊自動通知

不僅如此,費用申請系統會彙整一天之內的所有紀錄,寄送電子郵件給員工確認。之後當主管簽核完成時,系統會自動寄送通知簡訊,更貼心的是,當錢匯進員工帳戶時也會以簡訊通知,整個過程完全不需要透過紙本, 這個費用申請App目前提供了Android及iOS兩種版本,精聯的業務單位及維修單位員工是第一批試用的部門。

這只是精聯電子內部行動化應用的第一步,精聯電子資訊處協理林佑洋表示,之後不只是車資,各種費用申請也會加入。精聯從2013年開始將行動化應用列為IT部門的開發重點之ㄧ,去年完成第一階段的費用申請App,接下來預計要開發主管簽核、到場維修服務App等,將更多模組行動化。

林佑洋說,開發到場維修服務App的目的,是要讓員工用更簡單的方式完成工作,原本的做法是,客服中心接到客戶報修需求後建立需求單,維修人員會印出一張單據,包含客戶資料、產品資料、需維修的問題等,並在出發前先與客戶聯繫確認維修問題,再準備零件到現場維修。

每次維修完成後,需要逐一記錄維修項目、更換零件、維修所花費的時間,是否有維修費用產生等等,另外,也要註記客戶是否在保固期間或合約期限內,將這些填在報告單上,給客戶簽收後,再回公司結案。

林佑洋認為,這些流程都可以透過行動化應用來完成,像是讓員工直接透過配備的手機或平板上的專屬App,並與內部系統連結,不只維修人員的作業流程可以更簡化,也能讓維修單位主管即時掌握員工在外的工作情形。

依據各單位使用需求,不斷修正系統或加值新功能

林佑洋表示,大環境不斷改變,不只是系統要能跟上,IT部門也要能掌握技術,具備修正系統的能力。他說,系統的初期建置成本高,而且這些資產會折舊,因此導入系統後,IT部門要想辦法讓系統的價值不斷延伸,並有自主能力不斷加值開發。

他舉例,像是精聯的ERP系統已經有10年的歷史,若沒有靠後續不斷加值,早已不敷使用,還必須遷就系統,導致運作效率降低。林佑洋說,企業雖然是專業分工,但各個流程系統必須被串接在一起,而標準的套裝軟體好處是有標準流程,相關內稽內控制度較嚴謹,流程串聯度高,可以避免花太多時間處理回溯資料與跨系統串接開發,容易從一筆資料追溯回各個系統。

不過,他認為,大型ERP系統為了要符合大多數公司需求,雖然功能設計完整,但也因此讓操作程序變得複雜,有些流程使用不到,因此導入後,要再依照公司需求量身訂做,才能改造成最適合自己公司的系統。像是業務單位拜訪客戶所使用的系統,原本提供的欄位太多,但稍作修正,只開放需要的欄位,如此一來,不只員工使用方便,業務主管也可以立即知道成果。

有些公司資源較充足可能會選擇委外,林佑洋反而認為,委外成本太高。ERP後續需要強化和加值的功能需求很多,他希望由IT部門自行開發,因為這樣才能將開發能力留在公司內部,更大目標是要能隨時因應變動而作調整,像是行動化、BI報表這些都是精聯IT團隊自行開發的應用。他說,有些公司覺得標準化較重要,但精聯在兩者權衡之下,覺得適合的最重要。

「適合自己的系統最重要。」林佑洋想要的不是百分百的好系統,而是一個可以滿足百分之八十、九十需求的套裝軟體,再靠IT團隊來加值。他認為,不能被既有的軟體功能侷限,要勇於接受改變,並依據各個使用單位的回饋,不斷提升系統功能。

精聯在2004年就導入了ERP系統,當時母公司精技電腦在臺灣總部一口氣導入了ERP、CRM、BI系統,2008年精聯電子分割成立,林佑洋也是在這個時候接任精聯電子的資訊處處長,並在同一年完成新的BI系統上線。

隔年,精聯導入新的PLM(Product Lifecycle Management)系統,這是研發人員使用的產品生命周期管理系統,由於研發過程有很多個階段,每個階段會有需要留下的東西,藉由這套系統來規範需要留下的資料,規定路徑,例如需要產生的設計圖,以及這些文件需要經過誰核准等,林佑洋說,以前使用的是PDM(Product Document Management)系統,舊系統只著重在文件管理,而新的系統不只是紀錄,還有管理的作用存在。

在銷售預估上,精聯也設計了新系統,傳統方式是透過Excel跟電子郵件來彙整,變成系統之後,全球海外子公司可以上系統將資訊填入,同步彙整資訊,資訊也較為完整、透明,可以即時反應,後續作生產預估時可使用即時資訊,準確率較高。另外,精聯內部網站在2012年還建置了協同作業中心,這是內部Web化應用的一環,串接了多個網頁功能模組。

除了行動化應用之外,精聯也在去年將問題協同追蹤、回饋及管理系統上線,給研發人員使用,由於每個產品、系統開發完後都可能會有很多後續問題,需要提供一個平臺,讓使用者回饋問題,然後由資訊部門去協助解決,主管也能在線上立即掌握產品狀況,包括問題數量、解決情形、員工的解決時效等。

林佑洋表示,精聯的IT治理政策可以簡單用兩個三角形六個點來說明,其中一個三角形包括維持公司營運、改變及幫助公司創造營收,第二個三角形則是IT部門每年評估年度目標時會衡量的三個因素,包括成本、時程、能力三個重點,決定出事情的優先順序,同時考慮外在環境的挑戰及公司內部未來營運重點,並關注技術演變,進而從這些面向來思考如何幫助公司賺錢。

精聯的資訊部門分成應用發展及系統網路管理,林佑洋說,每年光是公司內部就有上百項功能修正的需求,要因應這些多樣化需求,IT部門必須有高度開發能力,不然有想法也無法落實。

因此,他們每年會選定要培養的技能,並且每半年回頭檢視進度。選定要培養的能力後,依據技能難度及時間要求決定自學或外訓,剛開始會先指派一位適合的員工學習新技術,員工受訓回來後會舉辦內部教學,將所學消化後分享給其他員工,此外,這些技術也能立刻派上用場,累積實戰經驗,若成果不錯,也能同時肯定員工的能力。

他也說,IT部門通常會因應需求陸續開發一個個模組或系統,然後再慢慢整合、修正,而不是一次做好一個很大的系統才上線。他強調,IT團隊不只是著重技術能力而已,對整個流程的掌握能力也要跟各單位使用者一樣清楚。

此外,資訊部門也要能滿足高層需求,林佑洋說,經營主管常常需要很多數據來幫助決策,也很依賴數據,不僅如此,他們從數據中找到訊息後,會回過頭來檢視並改善流程跟系統,若IT部門自己有足夠的系統改善或加值能力,再搭配經營主管與各部門員工的想法,就能很快地修正系統。

為了省去許多溝通的時間,他們採用系統共同開發的方式,各個使用單位會參與討論,一起定義系統,在開發過程就能夠解決很多問題。

儘管如此,系統完成後還是會有很多問題產生,林佑洋說,同樣一個系統,有人覺得好用,有人覺得難用,因此他們會先看使用量大的員工反應,有時候覺得不方便的原因,可能只是習慣問題,像是在去年底上線的費用申請App,有些使用者覺得難用是因為會忘記在開車前先點一下App,但是養成習慣之後卻能省下不少員工填寫表單的時間。

其他問題像是手機無法定位,但在經過IT部門釐清問題之後發現,有三種廠牌的手機在一開始的定位就有問題,因此他們先觀察手機定位狀況,找出各別的問題後,再到官網查看解決方法,有的只是需要更新,有的則是要特別開授權才能使用。

從費用申請App、到場維修App,到出貨系統的條碼應用等,這些可能都不是很難的技術,不過卻著實能幫助公司員工省下不少日常例行繁瑣的作業時間,甚至是改善作業流程,林佑洋自己卻不覺得這是值得標榜的成就,他笑著說:「資訊部門基本存在的價值就是要改善、解決這些問題。」

 

CIO小檔案

林佑洋

精聯電子資訊處協理

學經歷:畢業於臺北工專(現為臺北科技大學)電子科系,曾任職於德碩、德勤及勤業管理顧問公司,2004年進到精技電腦資訊部門,2008年精聯電子成立後,接任精聯電子資訊處處長,負責新的BI、PLM系統上線,2011年升任資訊處協理,負責開發Web化應用,並導入行動化應用。

 

精聯電子資訊處協理林佑洋表示,大環境不斷改變,不只是系統要能跟上,IT部門也要能掌握技術,具備修正系統的能力。

 

公司檔案

精聯電子

●  公司地址:新北市新店區寶僑路235巷136弄5樓

●  網址:www.ute.com

●  成立時間:2008年1月(原精技電腦AIDC事業群)

●  業務介紹:研發、製造包括工業級掌上型資料收集器、固定式資料收集器、條碼掃描器、居家安全防護整合裝置、醫療相關應用設備等自動資料整合產品,用以協助全球各行各業客戶進行資料整合自動化之應用。

●  員工人數:420人

●  董事長:葉國筌

●  執行長:陳榮輝

●  資本額:4.66億元

●  營收:19.6億元

資訊部門檔案

●  資訊部門名稱:資訊處

●  直屬主管:執行長

●  資訊部門主管職稱:協理

●  資訊部門主管姓名:林佑洋

●  資訊部門人數:10人

●  每年IT預算:1,200萬元

●  資訊部門分工:應用發展、系統與網路管理

IT部門大事紀:

●  2004年:臺灣總部ERP、CRM、BI系統上線

●  2008年:精聯自母公司精技分割成立並上櫃、新BI報表上線

●  2009年:新PLM系統上線

●  2011年:ERP、CRM系統升級

●  2012年:協同作業中心啟用並逐步開發新模組,如銷售預估、業務管理、供應商協同等

●  2013年:啟動行動化應用、導入主機虛擬化

●  2014年:問題協同追蹤、回饋及管理系統上線,費用行動化即時申報App上線

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