東吳大學法律系專任副教授兼電算中心主任余啟民

每年五、六月春夏之際,因為冷熱鋒面滯留交會,也形成臺灣常見陰雨綿綿的梅雨季節。只不過,天有不測風雲,今年六月二日一場梅雨季的超級大豪雨,造成東吳外雙溪的溪水暴漲,水淹東吳雙溪校區二小時,造成部分師生短暫受困,也是百年老校少見的災難。

當滾滾大水退去後,東吳雙溪校園更是一片滿目瘡痍,不僅溪邊操場的擋網早已受損,連舉辦超級馬拉松比賽的PU跑道更已經泡水泡到爛、無法繼續使用,包括網球場也已經全毀,一場大雨對東吳大學帶來的整體損失,保守估計將近九百萬元。

水漫東吳雙溪校區也讓不少師生受困其中,而還沒到校的學生到底要不要上課,其實是大家最專心的重點。所以,東吳大學在當天下午也立即透過東吳App中的訊息推播功能,告知有下載該App的師生,雙溪校區在下午停課半天的訊息。

東吳大學電算中心主任余啟民表示,東吳大學App已經是學校師生日常工作生活必要的App,在該App建置的第一階段就納入電算中心、總務處以及秘書室所需要的功能,因此,他指出,當總務處在第一時間看到水淹校園造成所有人都寸步難行的情況下,就可以立即透過App推播相關的緊急訊息給東吳大學的師生。

「東吳大學App的開發與應用,是目前東吳大學數位校園非常重要的e化里程碑,不僅可以透過App存取其他既有系統的資料,不需要立即開發一套完整性的大系統外,更可以延伸,做到提高教職員工效率及協助學生就學生活更便利。」他說。

從個資法適法性查驗著手,了解全校各單位核心作業流程

東吳大學法律系專任副教授余啟民在2014年8月1日正式接任電算中心主任一職,他坦言:「沒有資訊專業卻接任電算中心主任,的確是一種創舉也是一種冒險。」對許多人而言,從法律專業跨界到資訊領域是近期最熱門的趨勢,他除了具備科技法律這個領域的專長外,過往其實和電算中心的淵源頗深。

余啟民進一步解釋,以往該校電算中心的所有決策,都會經過一個由各系所派代表組成的電算中心指導委員會的同意後,才會有下一步的行動;而余啟民則是代表法律系,參加這個指導委員會長達十年。

在這十年的過程中,他也經常會從使用者的角度,回報電算中心他所遇到的各種系統使用的問題,從系統的穩定度、UI(使用者介面)的設計,甚至是是否應該增減哪些功能等等,余啟民一直都和電算中心維持頻繁地互動。這個委員會的功能雖然逐漸萎縮,但後來他接任電算中心主任時,卻也因為過往的經歷,相對清楚電算中心的職掌及運作模式。

他上任後立刻面臨的第一個問題就是,該如何了解學校總共86個單位的主要作業流程和核心業務;電算中心又應該如何協助各個單位,從協助學校發展的長遠目標中,同時滿足各個單位需求。再者,教育部的私校評鑑一直是私立大學運作時重要的經費來源之一,而他又該如何從電算中心的角度,找到最有利學校在私校評鑑過程中的利基點呢?

因此,余啟民認為可以從個資法著手。

身為法律系老師,對於許多行政和學術部門的工作流程並不見得熟悉,但他認為,透過每一個單位都必須要進行相關的個資法適法性查驗,從每一個單位所擁有的個資,可以看出相關單位個資從何而來,工作流程包括哪些細節,還可以從適法性個資盤點的表格中看到,哪一個單位擁有的個資是根據哪一項法律授權而來。

個資法在正式施行後,有一個非常重要的關鍵就是必須要先針對組織內部進行「個資盤點」,先判斷各個組織單位手邊擁有的個資到底有哪一些,也要先確認這些個資的蒐集的法條依據和使用目的等等。

目前東吳大學總共86個單位,電算中心預計分成四個階段完成個資法的適法性查驗,今年七月即將邁入第三階段,而在這個過程中,余啟民也要求所有單位的個資窗口,必須同時取得ISO 27001主導稽核員的認證。

對私立大學而言,教育部對於私立大學的補助,一直是私校重要的經費來源之一,而一般教育部針對私立學校每四年都會進行一次相關的教育評鑑,從電算中心的角度來看,參與評鑑的項目包括:智慧財產權的保護、資訊安全的保護以及個資保護等項目。

余啟民認為,私立大學在個資法上的適用分類是屬於非公務機關,在當時,多數私立學校都不知道該如何因應個資法的要求時,加上東吳大學又是第一波要進行私校評鑑的學校,所以,電算中心就選擇「個資法」作為東吳大學在進行私校評鑑時所要積極推動的項目,也是對該校進行評鑑時相對有利的項目。他表示,東吳大學在教育部2015年10月舉辦的第一波私校評鑑中,電算中心在個資法保護的評鑑項目上獲得不錯的成績,也有助於當時在私校評鑑的評比。

只不過,現在教育部又改變對私校評鑑的方式,雖然個資法的保護不再是有利於東吳大學在私校評鑑上取得好成績的利器之一,但余啟民認為,該校透過個資法適法性查驗還帶來另外一個無形的效益,那就是,他也因此更清楚個單位的業務流程,更有利於他扮演電算中心和使用者之間的橋樑。

他進一步解釋,資訊單位和使用者單位說的是「不同的語言」,余啟民除了利用適法性查驗理解各個單位的核心業務和作業流程外,也親自兼任系統組組長三個月,帶領各組組長拜會每一個單位,並設法理解他們在業務上的需求,以及他們對電算中心提供協助的期待。

余啟民和各個單位逐步磨合過程中,也慢慢掌握到合作模式,畢竟他說:「擔任電算中心主任最重要的職責其實是,尊重各組組長專業並且充分授權,讓下面有學有專精的各組組長,可以拉近與使用者之間溝通的距離。」

他強調,電算中心推動各種學校各種IT系統和服務時,如果想到達到更好的效益,就要能夠做到借力使用(Leverage)外,更要能夠做到整合(Integrate)和使用者介面友善(User-Friendly)等三個層面,才能夠真正滿足使用者單位需求。

從手機原生App下手,作為東吳大學e化的重要骨幹

由於東吳大學早期並不是一個e化歷史悠久的學校,許多的作業流程,甚至都是紙本搭配系統同步進行,余啟民在接任電算中心主任一職沒多久,立馬面對的第一個考驗就是,「到底要重新開發一套新的、完整的校務系統?還是維持既有不同系統各自獨立的架構呢?」

他笑說,面對這麼專業的選擇,根本不是他能力範圍內可以做的決定,但是,他很幸運,因為當時剛好遇到許多前臺系統,都可以透過各種API中介軟體存取各種後端系統或資料庫的資料,加上App的應用已經到了相對成熟的地步,所以,東吳大學除了逐步優化或升級原有正在使用的各種系統同時,便決定直接朝向行動化App的選項,透過開發手機原生App的方式,串接各種後端的系統讓學校的師生使用。

余啟民表示,剛開始開發東吳大學App時,主要是以電算中心、總務處和秘書室的需求為主,例如電子郵件、活動報名、個人專區或者是行事曆等各種常見功能等,都在第一階段上線。

老師身分登入東吳App可以串接後臺人事財會和總務系統,如果要知道需要繳交多少停車費,可以直接查詢停車費用並且完成儲值繳款動作。

除了老師外,其他像是職員或學生登入系統後,都可以依照個人需求,透過App去存取後臺所需要資料,像是工讀生薪資入帳的通知,或者是,想要繳交停車費用時,就可以透過App呼叫後臺的會計系統繳交停車費。

東吳大學App目前主要是針對在學學生、授課老師以及行政人員提供相關訊息服務,接下來則要強化行政效率的功能,例如,提供教職人員線上可以做到線上差勤打卡,像是連線東吳大學無線網路基地臺登入App系統時,就表示已經到校打卡,另外,該校也即將提供管理階層線上公文簽核的功能,包括和通訊錄上人員打電話與同步聯絡人資訊。

強化九校私校聯盟合作模式,讓跨校選課變成可行

包括東吳、淡江、實踐、銘傳、文化、輔仁、臺北醫學大學、大同大學以及世新等九所私立大學,跨校成立優九(U9)私校聯盟。這九校的學生占全部私立大學學生人數的四分之一,加上這九所學校又都位在臺北市和新北市,如果可以做資源共享,對於彼此的學生都有很大的益處。

余啟民指出,這九校跨校合作從校長以降到各處室都有緊密合作,像是電算中心也定期聚會分享彼此之間的e化應用,甚至於,「某些校務系統的採購,選擇採購其他學校自行開發出來並外銷國外的校務相關系統時,優九聯盟也會透過聯合議價方式,以更實惠的價錢採購所需要的校務軟體。」他說。

未來優九聯盟也會提供跨校的課程給這九校的學生選課,余啟民表示,東吳大學則會在選課系統上,除了把原本是OS/2系統改用微軟.NET重新開發外,也會將外校的課程採用批次匯入的方式,並且讓上課教室資訊直接以自動流水編號方式產出,可以避免選課時,上課教室的衝突發生。

 

 CIO小檔案 

余啟民

東吳大學法律系副教授兼電算中心主任

學歷:美國南美以美大學法學博士

經歷:回臺後,在東森媒體科技集團擔任副總經理,負責與外資談判,也擔任臺灣科技產業法務經理人協會秘書長等職務;在東吳大學法律系於2000年成立科技法律組後回校任教,除了法律系專任副教授外,也擔任東吳大學法學院科技暨智慧財產權研究中心主任

 

 公司檔案 

東吳大學

● 地址:臺北市貴陽街一段56號(城中校區)

臺北市士林區臨溪路70號(雙溪校區)

● 成立時間:1900年

● 員工數:專任885人,兼任875人

● 董事長:王紹堉

● 校長:潘維大

 

 資訊部門檔案 

● 資訊部門主管職稱:電算中心主任

● 直屬主管:趙維良副校長

● IT預算:每年4,000萬元

● 資訊部門人數:25人

● 資訊部門分工:系統組負責校務行政系統規畫開發與維護;網路暨維修組負責資訊網路基礎建設及相關伺服器規畫、建置及維護;行政諮詢組負責電腦教室、教職員電腦及軟硬體相關諮詢、維修與管理

 

 IT部門大事紀 

● 2013年:導入Pureflex主機,採用雲端虛擬化技術,改善選課系統效能並提供雲端服務

● 2014年:導入個資法適法性查驗;更新郵件伺服器,新增多國語言介面;採用響應式網站設計(RWD)登入畫面及郵件App;更新代理伺服器;無線網路新增響應式網站登入功能;新增無線網路與iTaiwan雙向漫遊服務

● 2015年:無線網路支援802.1x;完成ISO 27001外部稽核並通過ISO 27001:2013改版驗證

● 2016年:東吳App正式上線 ;更新專線負載平衡器,提供對外線路備援機制與多重路由;更新有線網路認證系統;提供多媒體教室與會議室專屬認證網路環境

● 2017年:雙溪校區新增專屬數據專線,兩校區互為備援


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