中山醫學大學附設醫院資訊室主任林政宏

飛越了7千公里,3次轉機,花了60個小時,2013年夏天,他來到了西南太平洋一座海島上的小國家,全國不過1萬多人,僅有一家醫院,這是臺灣的邦交國吐瓦魯國(Tuvalu)。

相信很少人聽過這個國家,到訪過的人更是罕見,但是,臺中中山醫學大學附設醫院資訊室主任林政宏,就連續去了3年,每次至少得待上從幾周,而不是幾天而已。

臺中中山醫學大學附設醫院(簡稱中山附醫)是臺灣約二十間醫學中心之一,早從幾年前開始,就常派醫療團隊到當地交流,從2013年開始,林政宏更連續3年親自駐點吐瓦魯,為當地醫院開發醫療系統。

從第一年的門診系統,第二年的檢驗檢查報告系統,到第三年的住院系統都由他一手包辦,直到現在,中山附醫IT團隊,仍舊持續協助當地建置其他HIS系統(醫療資訊系統),林政宏表示,要將自家醫院電子病歷的經驗帶到吐瓦魯,協助他們把整套醫療系統建起來。

吐瓦魯就像是過去的臺灣醫院一樣,要從紙本過渡到電子病歷,對此,林政宏相當有經驗,因為中山附醫從2009年開始就持續地推動電子病歷,目前超過9成病歷都已無紙化。

「我們宣告導入電子病歷後,就真的斷紙,不印了!」在推行電子病歷的過程中,林政宏表示,全院110種作業表單,不再提供任何紙本,過去經常厚厚一疊的紙本病歷,現在只剩下寥寥數張同意書。

但是,因同意書仍需患者親筆簽名,中山附醫目前尚未電子化的最大宗紙本文件就是同意書,又因為各科室用各有專屬形式,至少因名稱不同就會有一張獨立的同意書表單,導致全院同意書類型高達上百款。

為了打通邁向全面無紙化的最後一哩路,前一陣子,林政宏將這批同意書分類整併到只有4種,像是將CT斷層掃描同意書與核磁共振同意書都歸類到檢查同意書,他還計畫導入同意書電子簽名系統,患者用觸控筆在平板上簽名時,系統不只記錄簽名軌跡,甚至還包括筆壓,再透過加解密技術,就能證明簽名檔與文件的唯一性。中山附醫會已先在住院同意書上試辦電子簽名,預計在5月時會全面上線。

病歷高度電子化,HIS系統穩定性得更講究

不過,全院病歷電子化程度越高,也考驗著資訊室建置的HIS系統。由於中山附醫病歷幾乎9成紙本都已電子化,HIS系統儼然成為醫院的關鍵,林政宏指出,早期系統若當機,可以直接到病歷室調紙本,改成手寫作業,後續再人工補齊系統資訊就好,但現在病歷大多都已記錄在系統中,HIS的重要性就提高許多,「HIS系統成了醫院的神經系統,沒有HIS,醫院就停擺了。」也因此,林政宏特別在意備援的建置,例如透過雙機房備援,來確保HIS系統的運作。

尤其,醫療產業必須24小時運作不間斷,才能因應緊急治療的需求,每當HIS維護或系統修改時,IT得盡量縮短時程,才能將影響降到最低。

他舉例,過去每當遇到月初或是季初時,因大量報表作業帶來大量系統負載,導致HIS系統的運作特別慢,進而影響到住院和急診的業務,後來,林政宏改用排程機制,搭配報表訂閱功能,在離峰時間執行報表,再寄到訂閱者的電子信箱,一上班就能看到報表,而減少了上班尖峰時段的系統負載。為了因應醫院全天候營業的特性和急診部門的時間緊迫性,林政宏在設計HIS系統時,會花更多的心思在細節上。

導入新系統,使用者溝通和上級政策得雙管齊下

資訊室協助處理醫院許多業務,大量的使用者需求湧入時,首先,林政宏會依照業務性質分配給對應組別的組長,中山附醫資訊室分為4組,分別是系統組、醫療組、醫事組和行政組。他表示,將管理權力下放給組長,能夠累積組長管理的經驗,若遇到跨組別的業務,他會從中協調,對外他則是資訊室的窗口,與醫院各部門的使用者溝通,反覆確認使用者需求來調整系統。

不過,IT與使用者充分的溝通和上級政策的協助需相輔相成。他舉例,在設計醫師交班系統時,一開始,他以為完成系統提供醫師使用即可,但是,系統上線後卻發現,醫師還是習慣口頭交班或是使用紙本記錄,於是,林政宏又設計了提醒功能,提醒醫師登入系統交班,留下患者的生命跡象、服用藥物狀況等,但效果還是不彰。最後上級賦予資訊室權力,將交班變成強制性作業,限制醫師若沒有透過系統完成交班,就無法登入系統開立醫囑。

「有時候系統再友善,使用者習慣可能還是不易改變,這時就要從行政面介入。」他坦言,若沒有上級賦予的權力,資訊室也無法強制這樣修改。

除此之外,林政宏針對生命跡象不同等級的患者採取不一樣的設計,若是生命跡象穩定的患者,會統一讓醫師快速接班,但若是剛完成手術或是檢驗數據出現危險值的患者,系統會另外列出特別的患者清單,要求醫師逐一交班,讓後續接手醫生擁有更完成的資訊。

這套系統還簡化了醫師需要切換多套系統查詢患者資訊的作業,讓醫生可以直接將患者檢驗檢查數據等輔助資訊帶入交班資訊中,不需再翻閱檢驗報告來手動輸入,節省時間。「醫師能在病歷少費功夫,就能在患者身上多花一點時間!」

林政宏認為,資訊是站在輔助的角色,在設計系統時,其實是重新思考整個作業流程,要思考如何簡化和改善現有的流程,提供醫護人員更便利的工具,不只排班系統的設計如此,導入病床照護系統時,也是如此。

重新思考作業流程,才能設計最佳IT服務

以往,病患住院期間的注意事項或是用藥資訊,都是記錄在一張紙上,再提供給患者參考,林政宏表示,中山附醫在2011年時開始導入了100臺病床照護系統(PIT),讓患者透過固定在床頭的觸控式All in One電腦,來查看個人用藥資訊、相關檢查排程、負責醫護人員等資訊。甚至,患者直接在系統上按個按鈕,就能撥通到護理人員的手機。

不過,當年只在自費的個人病房中配備PIT,直到今年,配合病房改建,中山附醫將PIT擴大導入到更多病房,連一般健保病房也有病床照護系統,他還持續增加新功能。

他認為,得不斷與臨床醫護人員或患者討論,才能了解該提供什麼功能,「設計系統的過程,就是重新思考既有作業流程,創造出最佳的服務。」林政宏說。

舉例來說,就像許多醫院一樣,PIT常見會提供娛樂功能,但林政宏實際與病人和醫護討論後,發現病人愛用手機更勝PIT上的遊戲,決定不提供,而是讓PIT聚焦於醫療服務。

也因此,他未來預計增加如衛教資訊、患者治療計畫、注意事項的提醒等功能,像是自動提醒患者,手術前多久要開始保持空腹的時間,甚至能夠透過影片來介紹手術後的保健,還能記錄患者是否觀看。

醫療業近10年的IT架構經歷最劇烈的變化,中山附醫從2009年推行電子病歷上線,接著開始著手醫院無紙化,到近期智慧病房的導入已有200間,不只自行付費的個人病房,連健保給付的病房也是智慧病房,資訊室主任林政宏擔任資訊室對外協調的角色功不可沒。

他憑藉著在醫療資訊的領域深耕了10個年頭的經驗,從軟體工程師,到組長,再晉升為主任,這一路走來,林政宏一直保持熱愛寫程式的那份熱情。大部分的資訊主管因業務忙得焦頭爛額,多半不再親自敲打著鍵盤,一行一行地撰寫程式。但直到現在,林政宏仍然親自負責其中一套醫院系統的軟體開發工作,每天在開完大大小小的行政會議後,他最開心的時段,反而是傍晚夜色剛起,人潮散去,靜靜坐在桌前寫程式的時刻。

「我喜歡寫程式阿!對我來說,寫程式是快樂的。」林政宏笑著說,寫程式是他的興趣,下了班後可以專心寫程式,是他一整天最開心的時間,也因如此,就算公務再繁忙,那股不斷學習的熱情,依舊持續。

 

 遠赴7千里,就為改變這間醫院 

(圖片來源/林政宏)

「吐瓦魯真的好熱!一到室外不到10分鐘就滿頭大汗。」2013年的夏天,中山醫學大學附設醫院資訊室主任林政宏代表中山附醫來到了距離臺灣7千多公里的吐瓦魯,依照當地協調人訪談的使用者需求,將建置完成的醫療資訊系統帶到了當地,除了醫療系統之外,林政宏還得負責架設有線和無線網路,將醫療系統的環境建置起來,就連接線、做接頭、安裝無線AP等工作都由他一手包辦。

環境建置完後,還得解決系統在地化的問題,由於吐瓦魯系統沿用中山附醫醫療系統來客製修改,病歷編號只用數字,但是,吐瓦魯病歷號則混用了文字,林政宏自己負責修改門診醫囑系統的病歷編號機制,並請在臺灣的同仁修改掛號系統,最後,還要匯入當地資料和調整系統。他怕來不及在時間內完成,連假日都到醫院修改系統,總算在回國前一天完成。

儘管在他回國當天早上,還對當地醫師們做了一番教育訓練,但他想,只有幾次講解,「醫師們應該還是記不起來吧!」,擔心後續的運作,林政宏回國後還寫了一份詳細的操作手冊寄給對方,經過一個多月後,另外一位隨行醫療團到當地的同事回報,系統運行狀況順利,「聽到後很開心,好有成就感啊!」他說。

 

 CIO小檔案 

林政宏

中山醫學大學附設醫院資訊室主任

學歷:中興大學資訊管理碩士

經歷:曾於2007年12月進入中山醫學大學附設醫院擔任軟體工程師,至2010年8月起,接任資訊室醫療資訊組的組長,2012年1月起任職資訊室主任一職迄今。從2013年開始,他連續3年親自駐點吐瓦魯,協助當地醫院建置醫療資訊系統

 公司檔案 

中山醫學大學附設醫院

● 成立時間:1966年8月

● 員工數:2,450人

● 董事長:周明仁

● 院長:黃建寧

 

 資訊部門檔案 

● 資訊部門人數:32人

● IT預算:2,000~2,500萬元

● 資訊部門分工:資訊室分為4組,系統管理組、醫療資訊組、醫事資訊組和行政資訊組。

 

 IT部門大事紀 

● 2006年:將HIS外包轉為內部自行開發及維護

● 2009年:新版住院電子病歷上線

● 2010年:急診及門診電子病歷上線,通過ISO 27001:2005認證

● 2011年:導入病床照護系統(PIT),打造全臺首座智能院區

● 2012年:建置資訊備援機房

● 2015年:通過ISO 27001:2013 資訊安全管理系統升版認證

● 2016年:建置全院10G的網路基礎架構


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