車麗屋資訊部協理李錫忠

「看著這些系統,就好像自己的小孩,都是從零,一步一步慢慢自行建置起來。」車麗屋資訊部協理李錫忠站在自家保養廠,凝視櫃檯後面螢幕的派工系統,帶著欣慰和些許驕傲語氣。車麗屋過去高達9成內部系統,是他花了13年,率領IT團隊,一支一支程式打造而成。直到最近,車麗屋才決定大筆投資導入SAP ERP,重整內部財務管控流程,為了就是要將臺灣IT建置和管理經驗,變成進軍中國擴展兩岸市場的利器。

根據交通部資料,截至2017年2月為止,全臺灣汽車登記數多達7,856,677輛,平均每3個人就有1人擁有汽車,每年更持續成長。越來越龐大的開車族群,也帶動了汽車零組件和維修保養的需求市場。過去汽車百貨零售業僅大多只有實體店面,民眾也習慣現場請教專業服務人員來採購適合自己愛車的零件,現在隨著民眾越來越習慣上網消費,汽車百貨零售業也得打造自己的網路商店,提供線上與線下銷售服務。

車麗屋過去10年也正面臨了這樣從線下跨入線上,甚至要線上到線下全通路整合的轉型挑戰。但在13年前,車麗屋只有一套門市使用的POS系統,其餘作業大多採用紙本作業或靠Excel報表來管理,直到李錫忠的出現。

從零開始的IT建置

李錫忠從聯勤總部資管中心科技役退伍之後,馬上進入金融公司擔任資訊工程師,他負責開發股票下單系統和選股系統,經常需要彙整盤後交易資訊,與客戶和證交所串聯資料。然而,李錫忠只待了一年就離開。因為他當時任職的金融公司採用老舊的Delphi技術來開發系統,但他擔心,隨著Delphi逐漸式微,這樣的技術未來恐遭淘汰,另一方面,他也想前往更大規模企業發展。

成立只有5、6年的車麗屋,儘管只有一套POS系統,幾乎沒有建置其他資訊系統。但李錫忠認為,這反而是一個大好機會。車麗屋跟金融業的產業型態差異很大,而且是全新的開發環境,資訊部門也是一個全新的團隊。「那時候轉換職業過程中,面試了了不少公司,甚至有比車麗屋更大規模的企業,但大都以維護職缺為主。但是車麗屋不一樣,因為是IT從零開始,我覺得很好玩。」這也讓李錫忠下定決心,進入車麗屋擔任系統分析師。

車麗屋身為汽車零售業,除了注重門市銷售之外,也重視商品供應的情況,李錫忠進入車麗屋後,開始從B2B方向來建置,首要工作是開發供應鏈系統。當時經濟部商業司推出一項專門鎖定零售業的IT建置輔導專案,輔導零售業者習慣運用資訊系統管理訂單和帳務,也連帶要推動相關供應商也邁向資訊化。

李錫忠趁機申請了這項輔導計畫,花了3年的時間,不僅完成了供應鏈系統,也依照公司內部管理制度跟規章系統化,打造了一套車麗屋管理系統,包含公文系統、出勤系統、待辦系統和考績系統等。李錫忠也將車麗屋既有ISO標準文件管理的作法延續到新建置的管理系統上面。

車麗屋有9成系統都是自行開發,只有1成是利用現成套裝軟體。李錫忠說明,教育訓練系統和固定資產管理系統大多有制式產品,也與企業流程關聯性較低,直接用套裝軟體即可,但是銷售系統、行政系統、財務系統和維修保養系統等,這類資料變動性高且有時效性的系統就自行開發。

一般企業委外開發系統,首先得花不少時間跟廠商討論開發系統的流程和系統架構後才能進入開發階段,完成後還要費時驗收,並且,需要與最末端的人員做教育訓練,「比起自行開發額外得花不少成本和時間。」李錫忠說。

更重要的是,李錫忠認為,自行開發才能打造出符合企業營運方向的系統,他解釋:「因為IT了解這家公司,而且跟著公司一起成長,知道公司現在和未來的需要,自行開發才會更符合企業的需求。」

因此,在銷售方面,車麗屋自行開發建置CRM系統,利用大數據分析,蒐集消費者購買汽車商品和汽車資料,提供消費者更個人化的服務;車輛維護保養方面,車麗屋自行開發一套「車輛維修管理系統」,管理現場維修保護車輛的秩序,安排合適的技師進行維修,消費者也藉由該系統,知道負責維修技師名字和維修時間;公司營運管理方面,資訊部門與各部門協調,也自行開發建置一套ERP系統,提升企業內部行政效率、確實控管各門市的進銷存貨情形。

開發一站式服務管理系統,整合線上消費和實體維修資訊

現在臺灣汽車百貨業者競爭激烈,不僅販賣汽車零件商品,還有汽車維修服務和保養服務,這3種服務已成為汽車百貨業者必備的基本服務。車麗屋在2012年也開發了一套車輛維修管理系統,結合了前述3種服務,技師只需輸入顧客車輛的基本資料後,其它資訊,都可以利用商品條碼或系統選單快速紀錄提供給這位顧客的相關服務和產品,以供後續保養之用,就算是其他技師接手,也可以快速判斷當下顧客需要的保養服務。

此外,門市也有一套POS前端系統,可以蒐集消費者商品購買歷程、汽車保養和修護歷程,傳遞到後端系統彙整,供進一步消費者類型分析和商品服務推薦之用。例如,顧客經常來車麗屋購買車輛改裝的產品,從車麗屋後端系統,可以判定這名顧客是改裝愛用者,以後就可以發送車輛改裝的相關訊息給他。不過,設計顧客分析系統的關鍵是,李錫忠提醒:「未來想要得到什麼樣的分析資訊,在系統建置過程,就要先構思如何取得資料來分析。」

另外,李錫忠說明,車麗屋這套車輛維修管理系統還串連了保養廠的實體服務,來提供一站式服務設計。消費者在車麗屋門市購買輪胎之後,或是購買了避震器後,不需要另外找改裝車廠,直接可以在車麗屋門市旁的保養廠來安裝。如此一來,就可以吸引顧客使用更多車麗屋提供的服務,也可以利用使用其他產品和實體服務的紀錄,來選擇當下合適的維修服務。

這套理念也應用在車麗屋後來打造的O2O全通路銷售平臺上,可以讓顧客在線上看到線下使用各類實體維修服務的資訊。李錫忠指出,雖然車麗屋在2011年成立了線上購物網站,當時僅提供購買商品的服務。但是,他認為這種購物網站無法滿足消費者,必須也要提供一站式服務的系統。

所以,李錫忠去搜集不同車廠的汽車資料,讓消費者在網路商店購買汽車零件時,可預先綁定消費者駕駛的車種,依照不同車型、車款、出廠年分跟等級,因為每臺車都有專屬規格,消費者可直接選擇該車種適合的輪胎、雨刷或是避震器等汽車零件。

導入SAP ERP,追求財務資料正確性

目前車麗屋發展規模逐漸擴大,為了提供更精準的財務報表,供董事會經營決策分析之用,在2016年開始導入SAP ERP系統,包括FI、CO、MM、SD、HR等5大模組,也趁機一併將車麗屋的財務報表、前端營運流程和商品作業流程全面梳理了一次。

過去,車麗屋為了確保各家門市沒有發生負庫存的情況,在系統上可以查看各地門市的當日營收資料,包含銷售進貨、盤點異動和進交存貨情形。各門市主管每天都需要比對當日金流情況與庫存情形。確認兩者核對無誤後,才可以按下日結按鈕,將當日銷售資料回傳到總部。

然而,李錫忠表示,舊有的財務系統雖然能夠顯示每家分店當日營運情形,但是無法提供財務預測、進銷存分析等進階功能,也無法即時產出公司整體損益報表,只能等待兩個月後5號才能產出,造成主管決策分析上,與實際銷售情況可能有嚴重落差。

再加上,車麗屋計畫未來2年進入中國市場發展,需要逐漸將財務流程和報表正規化,來符合國際營運常用的企業規範,為了縮短相關系統導入速度,引進國外常見銷售實務,車麗屋這次沒有堅持自行開發,而是導入SAP ERP,這套新系統也在去年8月正式上線。

李錫忠認為,車麗屋從導入新ERP系統到現在,已縮短了30%的作業時間,公司整體損益報表可在一個月內製作完成,而且也提高了財務報表、營運報表的正確性與完整性,主管還可利用不同維度、不同時間區段分析,來預測公司方針未來的投資方向、採購原則和管理策略等。

然而,李錫中也坦言,導入SAP ERP需要投入的人力不一定會減少,因為新導入的ERP系統,增加了更多管控機制,不但前端店長要輸入更多驗證資料,也可能因此增加更多資料來回修正的作業,才能符合新財務作業流程的規範,因此反而讓後端作業流程更複雜。

例如目前從分店日結到後端總部彙整報表過程中,多了30多個管控關卡,分店主管核對當日銷售和庫存資料後,前端POS系統會將資料拋轉到財務部門,再由財務部門人員驗證後,才能放行按下日結按鈕,將資料拋轉匯入SAP ERP中入帳。

車麗屋預計未來兩年,準備在中國積極拓展業務,李錫忠表示,他們希望複製在臺灣IT建置的經驗和模組到中國,雖然中國的稅法、語系和消費習慣與臺灣有很大差異,但可以利用臺灣建置的資訊系統,以及導入SAP的經驗,活用在中國的業務發展。

 

 CIO小檔案 

李錫忠

車麗屋資訊部協理

學歷:萬能技術學院資訊管理系

經歷:當兵時期擔任聯勤總部資管中心科技役,從事三軍彈藥庫存系統開發。2002年進入數數達科技公司擔任資訊工程師,開發選股、下單系統。2003年進入車麗屋汽車百貨擔任系統分析師,從助理、經理到協理長達13年時間,幫助車麗屋規畫從零到有的IT建置

 公司檔案 

車麗屋汽車百貨

● 地址:新北市中和區建康路176號11樓

● 成立時間:2000年08月30日

● 主要業務:汽機車零件配備零售業

● 總部:新北市中和區建康路176號11樓

● 員工數:300人

● 資本額:1億元

● 董事長:卓豐閔

● 總經理:卓豐閔

 

 資訊部門檔案 

● 資訊部門主管職稱:資訊部協理

● 資訊部門主管姓名:李錫忠

● 直屬主管:副總經理

● 資訊部門人數:5人

● IT預算:500萬元

 

 IT部門大事紀 

● 2004年:通過經濟部商業e化輔導,完成供應商管理系統,建立汽車百貨商品電子化銷售及服務系統

● 2006年:遠東集團Happy Go快樂購聯合集點卡,汽車百貨類唯一的特約商店

● 2011年:推出Android版本之車麗屋手機APP

● 2012年:交通部核准eTag上路,車麗屋是汽車零售通路中,唯一授權提供檢測、登錄、黏貼、儲值一次到位服務的店家

● 2013年:與遠通電收合作,全臺車麗屋提供eTag全方位服務,申辦、儲值、異動一次到

● 2013年:形象官網全新改版

● 2014年:門市店導入電子發票系統

● 2015年:總公司機房重新規畫建置

● 2016年:自建電商「車麗屋O2O網站」正式營運

● 2016年:SAP系統正式導入上線

● 2017年:預計導入供應商電子發票


Advertisement

更多 iThome相關內容