走近百貨公司或是捷運站周邊,有時會有陣陣濃郁的麵包香撲鼻而來,往前一看,顯眼的紅色招牌,店內人潮絡繹不絕,麵包單價不高,口味親民,那是遠從日本而來的麵包品牌山崎(Yamazaki),山崎麵包在日本的市占率可是排行第一。

山崎麵包來到臺灣邁入第26個年頭,員工人數超過千名,1987年隨著SOGO百貨進入臺灣開設第一家分店,至今,全臺共有42家分店,其中有24家遍布全臺各大百貨公司內。

然而,雖然山崎麵包將店面設置在百貨公司內,可以帶來不少人潮,增加銷售業績,但是,臺灣山崎資訊師韋佑欣表示,百貨公司為了精準的掌握各個專櫃銷售數據,強制規定各專櫃使用百貨公司提供的收銀機,這也導致,山崎麵包在這24家百貨公司設置的門市,蒐集自有商品的銷售資料並不精確,無法有效掌握銷售狀況,或是利用這些資料進行商業分析,推出顧客喜愛的口味,或是改變店內麵包的陳設。

雖然有多數專櫃採用雙POS系統,也就是再加載一臺企業平常使用的POS機,先在自有POS機上輸入顧客需要的商品及數量,再至百貨公司的收銀機進行結帳。

但是,韋佑欣表示,這樣的流程對於麵包店來說,過於繁瑣,並不適合,麵包店必須要有快速的結帳速度,而且,麵包店櫃臺狹小,若是裝設兩臺POS機,也會妨礙門市人員的作業。

所以,韋佑欣便想到利用iPad來解決這個問題。韋佑欣在每臺百貨公司的收銀機旁,加設一臺iPad,而iPad則是遠端連回山崎麵包所採用葆光POS系統,搖身一變,成為iPad POS機。雖然這樣的作法,結帳流程並沒有太大的改變,同樣是由門市人員先在iPad上點選顧客購買的商品,再到百貨收銀機結帳,但卻帶來不小的助益。

這是因為,iPad POS機連回的遠端POS系統,安裝在高規格的主機,韋佑欣選用雙核心處理器搭配4GB記憶體,與SSD硬碟,比起一般工業常用的POS機,效能更好,因此,POS系統執行速度相當快,不會耽誤結帳速度,也可以詳細記錄顧客的消費資訊,就可依據消費者的喜好,調整商品。

導入iPad POS機,打烊結帳時間從30分縮短至5分

韋佑欣更表示,有了iPad POS機之後,門市人員打烊時間明顯縮短許多,以往必須先從百貨公司收銀機列印出當日銷售資料,合計門市所有收銀機的數據後,再到總公司網頁回報,至少要30分鐘的時間才能完成,而有了iPad POS機之後,僅要核對iPad POS機與百貨收銀機的金額是否正確,沒有問題的話,直接上傳即可,打烊時的結帳時間可縮短至5分鐘左右。

而且,門市店員可減少按鍵輸入次數,降低錯帳產生機會,有新進人員進來時,也無須死背120多種麵包價格,輕鬆上手工作內容,服務消費者,也降低了臺灣山崎訓練新進人員的時間與成本。

此外,iPad POS機比起工業用的POS機,購買成本較低,設置也更為容易,也沒有多餘的線路,帶來讓專櫃店面看起來更為整潔美觀的額外效果。

iPad POS機的成功,也變成韋佑欣後來碩士論文的題目。能夠有這樣的想法,正是因為韋佑欣剛進公司半年,就曾申請到門市內實習1個月,實地走訪,去了解日常生產的排程,甚至親自學習揉麵糰,從中得知麵包師傅或是門市人員對於資訊系統的需求,才能設計出符合使用者需求的資訊系統。「術業有專攻,論做麵包的工夫,我絕對不會比專業的師傅好,可是我有資訊工具的運用知識,藉由第一線的實作,有助於開發資訊系統去協助改善流程。」韋佑欣表示。

認為可行的事情,在不影響現行運作情況下,要積極嘗試

不過,當初韋佑欣提出iPad結合POS機的想法時,卻未獲得管理高層的支持,管理高層認為現狀還可以接受,不需有太多的改變。

但是,韋佑欣認為,資訊人員不能僅維運好現有的資訊系統,必須要能夠利用資訊系統創造IT的價值,就算眼前看來無解的問題,未來不一定無解,所以,只要他認為這個想法是有可行性的,在不影響現行運作情況之下,他就會積極去嘗試。

所以,韋佑欣自行出資購買2臺iPad,說服管理高層,讓他先在其中一家分店測試iPad POS機的可行性,果然收到不錯的成效。也正是因為他不放棄的態度,才能有日後的成果,替山崎麵包帶來不同的價值。

當然,資訊人員要夠有空暇時間可以發想創新應用,勢必要有穩定的資訊基礎設施支持,若是原有的資訊系統時常故障,或是使用者電腦有任何突發狀況,資訊人員就只能疲於奔命,完成這些瑣事,無法發揮更多的價值。

像是山崎麵包位於全臺各門市的電腦,過往都是使用桌上型的電腦,但是,因為是不同時期所購入的電腦,規格和作業系統不一,維護不便,而且,門市內因為工作環境因素,會有粉塵,更增添資訊設備故障的機率,縮短使用壽命,韋佑欣甚至曾在主機內發現動物的屍體。

況且,臺灣山崎的門市遍布全臺,若是要南來北往,資訊人員就得一整天都在外面奔波,無法完成份內工作,雖然山崎麵包有委外維護,但是,每年的維護成本也是上看十萬元,而且,資訊人員現場備份加上委外的協助,往返下來,通常門市會面臨2~3天沒有電腦使用的情況。

因此,韋佑欣便向公司建議,添購宏碁的小型迷你主機。因為迷你主機的規格統一,內建還原卡,因此設定步驟相當容易,若是有故障的情況,僅需從臺北快遞寄送新的小型主機至門市,由店長自行更換即可,一天內即可恢復正常作業。

韋佑欣表示,各門市還可使用髮帽包覆迷你主機,防止粉塵進入內部,就可以延長設備壽命。

雖然一次購買50臺小型主機的成本需要65萬元,但若是沒有任何使用問題,幾乎不需任何維護成本,汰換下來的舊電腦,也可重新再利用,做為山崎麵包的備用機,一舉兩得。

IT讓使用者無感,就可降低工作負擔,創造IT價值

將資訊基礎設施建置完成後,提供使用者良好的資訊系統,也達到韋佑欣自我的期許,他認為,IT就是要做到讓使用者無感,資訊設備可以正常運作,資訊系統有發揮效果幫助使用者提供工作效率。

這樣資訊人員也應該設計簡化IT的作業流程,挑選設備時要考量環境因素,才可將一部份維護工作交由使用者負責,就會減少使用者尋求協助的次數,降低資訊人員負擔,才可利用時間評估新系統開發新專案,或是繼續進修。

從一個看似和資訊毫不相關的領域,搖身一變成為資訊部門的資訊主管,韋佑欣有感資訊領域變化快速,格外重視進修的機會,他在今年取得碩士學位,現在更準備攻讀博士。

韋佑欣並非資訊本科系出身,而是畢業於東吳大學政治系,第一份工作是百貨公司的樓管,韋佑欣是因為偶然接觸到電腦之後,深覺電腦可以協助解決繁瑣的人工作業,因此買了筆電自學,才踏入了資訊這個領域。

韋佑欣利用工作之餘的時間自我學習,有問題就詢問百貨公司的資訊人員,後來還考取了微軟的MCSE證照。累積了一定的實力後,韋佑欣獲得賞識,進入SOGO擔任資訊人員,學習管理百貨公司資訊系統的經驗。

直到2005年來到臺灣山崎,擔任首任資訊人員,其間雖有3年時間轉換跑道,但可說是韋佑欣1個人完善了臺灣山崎的資訊建設。

考量到臺灣山崎的資訊人力,韋佑欣必須負責所有相關業務,所以,對於資訊系統的建置觀念也突破傳統,盡可能減少自己維護與建置的負擔。

跳脫傳統自建自維的思維,打造山崎資訊設施

舉例來說,不建置自有的郵件主機系統,而是將公司郵件改成使用Google Apps for Business,另外也使用Google的文件,做各項活動統計數據的資料收集;網路設備選擇使用與電信商簽約的專案,而不是向廠商購買自行維護;未來,韋佑欣也規畫要採用中華電信的雲端服務,就不用購買伺服器自建機房。

跳脫傳統框架的束縛,韋佑欣用不同的方式提升自己的工作效率,幫助山崎麵包成長。而且身為資訊主管,韋佑欣認為,只要對公司有助益的,即便別人不認同,也要不斷的耐心溝通,說之以情,動之以理,摒除個人的情感與惰性,持續推動。

韋佑欣也預計在今年年底,完成ERP系統的導入,讓臺灣山崎朝著永續經營的方向不斷成長。

雖然現在在山崎麵包工作,但因為有不少門市設置於百貨公司內,而且韋佑欣之前也有在百貨公司服務的經驗,因此他相當熱愛百貨業,熟稔百貨公司的運作流程。

韋佑欣表示,根據他的觀察,臺灣百貨業比起零售業,對於資訊系統或工具的應用相對不足,所以,「希望自己不只要做一個盡責的資訊人,而是有資訊思維的百貨人。」這是韋佑欣給自己的期許。

從訪談過程中,可以感受到韋佑欣個人特質鮮明,對於資訊和百貨業,投入相當多的心力。韋佑欣秉持著不放棄任何可行性的態度,用不同的溝通方式或呈現技巧,驗證自己的想法,期望他可以再突破,發想出更多創新的應用。

臺灣山崎麵包資訊師韋佑欣表示,資訊人員除了維運資訊系統外,要能夠利用資訊系統創造IT的價值,只要有可行性,就要嘗試。


CIO小檔案- 臺灣山崎資訊師 韋佑欣

學經歷:畢業於中央大學資訊管理學碩士班,曾任職於環亞百貨男裝股長、SOGO百貨資訊股長、欣葉餐廳資訊副理,現為臺灣山崎資訊師,對於百貨業相當熱愛,負責建置臺灣山崎網頁形式的後臺管理系統、門市電腦更換小型主機、導入iPad POS機、商業智慧系統等專案

臺灣山崎 簡介

● 地址:臺北市中山區松江路148號5樓之一
● 成立時間:1987年4月27日
● 主要業務:麵包西點之烘焙與銷售
● 員工數:1,200人
● 董事長:飯島延浩
● 總經理:山內保幸

資訊部門檔案

● 資訊部門主管職稱:資訊師
● 資訊部門主管姓名:韋佑欣
● 直屬主管:管理部經理
● 資訊部門人數:1人
● IT預算:300~500萬元

IT部門大事紀:

● 2005年:建置網頁形式的後臺管理系統,做業績數字收集回報
● 2006年:導入葆光POS
● 2006年:申請500個Gmail帳號作為企業內郵件溝通所用
● 2007年:導入車隊管理系統
● 2007年:改用OpenOffice
● 2011年:門市電腦主機更換成小型主機
● 2012年:裝設IP Centrex網路電話
● 2012年:導入商業智慧系統

 

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