我永遠是最早到,也最早離開公司的那個,身為主管,應該讓員工不會工作結束後還不敢走。」中國製釉資訊室經理陳彥綜的管理哲學,徹底顛覆了部門主管應在公司留到最晚的印象。在中釉,管理不是冷冰冰的鐵則,而是帶著微微人性的溫暖,陳彥綜認為,IT主管除了學習新技術,對局勢具有靈活判斷力,更重要的是對人的體貼與理解,這才是有效管理的本質。

從IT小卒到帶兵之路

1996年,臺灣企業IT尚在萌芽階段,陳彥綜就加入南順工業擔任起系統分析師,並在DOS的黑暗環境中摸索,從零開始規劃,撰寫程式、開發了南順工業的第一套簡單的ERP,藉此來管理企業內的財務與進銷存系統。除此之外,陳彥綜也替南順工業導入了條碼管理機制,將堆高機與條碼掃描配合使用,來更快速地記錄鋁罐進出的儲位,陳彥綜形容,在南順的5年多可算是他的IT啟蒙時期。

經過了在南順IT前線的實務歷練,陳彥綜在因緣際會下加入了久尹公司。那時久尹正準備上市櫃,同時希望將ERP委外,因此延請陳彥綜擔任資訊室副理,開始負責溝通、協調並整合系統,在久尹擔任副理的經驗,正式開始了他的IT管理生涯。

在久尹工作兩年後,陳彥綜於1999年進入中國製釉(中釉)。此時中釉正與資策會合作開發ERP,陳彥綜就利用他在久尹的ERP導入經驗,參與了開發過程。此前中釉的IT建置仍是一片荒原,電腦化程度低,連電子信箱都乏人使用。陳彥綜進入中釉後,導入了微軟Exchange Server信箱系統,中釉才開始全面使用電子信箱。

而隨著產業升級,中釉為尋求更有市場競爭力的人力、製造成本,陸續前往廣東、上海、山東和印尼設廠。一開始業務來往的國際話費常高達一個月7到8萬元。陳彥綜警覺到了這點,於2003年替公司導入VoIP網路電話,設置於各個海外據點與企業總部,讓國際話費大幅下降了一半左右。這是他進入中釉後打下的一場漂亮戰役。陳彥綜表示,那時經營績效會議都以多人話機搭配VoIP開會,但老闆希望能夠面對面開會,因此陳彥綜也在隨後導入視訊會議系統,讓老闆能與國外業務以及客戶當面溝通產品與行銷問題。而在2011年,為了因應IFRS(國際財務報導準則)的合併報表需求,陳彥綜導入了鼎新的TIPTOP系統,陳彥綜表示,由於鼎新在這方面提供的諮詢有限,因此除了內部工程師自行摸索系統外,中釉也已開始對外招募TIPTOP工程師。

此外,陳彥綜也將未來IT的建置方向擺在虛擬主機、集團內私有雲以及資訊安全的建置上頭。陳彥綜解釋,架設虛擬主機是希望解決機房空間問題、減少機房冷卻的電費開銷,未來也計劃以固態硬碟作為儲存裝置,而私有雲則是為了因應企業的跨國化發展,希望讓不同地區的行銷、研發人員,能更及時取用所需的服務與資訊。而資訊安全的提升,主要會著重電子郵件加密,因為企業內的電子郵件往來,常含有研發機密以及營運策略細節,一旦外洩將造成巨大影響。

不過,陳彥綜也認為,並不需要一味地追隨最新IT技術,而是必須依據產業營運特性來抉擇最適合的技術。比如中釉營運模式是B2B為主,上下游往來廠商也相對穩定,因此目前不會引入如巨量資料、商業智慧等熱門IT技術。陳彥綜說,內部開發的管理系統仍夠使用,因此不必額外導入新技術來增加開銷。

掌握天時、地利、人和,是IT主管應有技能

窗外的雨小些了,陳彥綜開始侃侃談起他在中釉這些年來CIO的管理心得。陳彥綜認為,管理IT部門如掌兵符,必須對天時、地利、人和有敏銳的掌握,才能在瞬息萬變的技術與各部門的需求間找到平衡。

陳彥綜說,「天時」指的是IT建置策略,必須隨產業景氣波動而靈活調整。景氣好時,老闆會允許IT部門把錢花在一些具前瞻性,或用於效能提升的IT建置上。然而當景氣轉壞,若投資數十萬元,甚至數百萬元,僅能加快處理速度1、2個小時,老闆會認為成本效益不足而不會採用。此時IT部門就必須專注於有節費效果的項目,比如VoIP網路電話、虛擬主機的導入等,這些項目必須能確認投入多久可回收成本。而也正因為景氣的不可捉摸,IT主管更該把握景氣好的時機,提出新技術的導入要求。

「地利」指的是當企業往海外擴展,或經營型態改變時,IT要能對相應的新需求靈活應對。比如擴廠前IT部門只需管理內部IT資源,擴廠後卻必須考慮跨國間溝通的要素,比如私有雲的架設,讓奔走各地的業務能和公司保持最新的資訊聯繫。而不同的經營型態,比如朝B2B、B2C不同經營方向的企業,也會有不一樣的IT建置考量。

而最重要的「人和」,則是指IT部門與公司其他部門的協調、溝通關係。陳彥綜認為,IT部門應擔任輔助其餘部門的角色,對於其他部門的要求,必須在新技術與使用方便性上做出妥善評估,站在其他部門的角度看見真正的需求。陳彥綜說,IT人員應避免預設立場,多聆聽其他單位的需求,再以專業技術分析,看如何做,以及如何用最有限的資源盡可能做到。

陳彥綜表示,今日IT主管要面對的,往往是上面數個因素綜合的挑戰。他舉例,如中釉IT部門人數原有6人,但後來有員工離職,IT人數減為4人,適逢經濟不景氣,因此中釉採取遇缺不補的策略。而由於IT人員平日就需維護電腦主機、伺服器與印表機等公司內部裝置,人手不充裕的情況下,就必須延緩新技術的導入。

陳彥綜說,其實不只是CIO,所有部門主管都是在做著承上啟下的事情:老闆交代,下面去做,而如何在上層要求的壓力與有限資源間做出平衡,需要的就是經驗了。陳彥綜說,IT本質上是一個花錢的單位,如果只為技術而技術,與老闆的溝通常會陷入僵局,也無助於解決問題,相反地,若導入時能仔細詢問、分析其他部門的需求,詳列計畫支出,精確預估成本回收的時程,這樣老闆會比較容易接受。

CIO應該最早來最早走,而不是待最久最晚

在管理上,陳彥綜也有其獨特的哲學,有別於主管該「最早來、最晚走」的普遍認知,陳彥綜堅持他要「最早來,最早走」。最早進公司可針對突發的事件,如網路不通、信箱收不了、病毒入侵等狀況先進行初步了解、準備,甚至趕在其他部門上班前解決狀況。而最早下班,「是為了讓員工不會做完事,還不敢走」,無謂的加班不但浪費電腦,冷氣等電費,更會影響員工隔日上班的工作效率,造成公司雙重的浪費,此外,主管較早離開,正象徵了對員工工作成果的放心與信賴,這也能開啟主管與員工之間的良性循環。

因此,在中釉的這十幾年間,陳彥綜只有兩次緊急事件要求下屬加班。一次是公司電腦遭病毒入侵,防毒軟體完全失效,企業內網於一分鐘內完全癱瘓。陳彥綜動員底下六個工程師,加班到隔日八點才完全修復。另一次是在大年初四,國外業務員突然發現電子信箱無法收發,客戶訂單資料都進不來,陳彥綜緊急檢查後發現是硬碟壞軌,也動員工程師加班搶修,除了這兩次特殊事件,他底下的工程師幾乎從未加班過。

而將陳彥綜強調的「天時」、「地利」兩個要素的共同點,其實都著重在IT部門對局勢變化的迅速反應,而迅速反應的根本,就在於企業是否擁有穩固的「人和」基礎。唯有讓底下的員工得到充裕的休息,唯有獲得員工充分信賴,員工才能在工作時段發揮應有的效率,也才會有良好的跨部門溝通,並在局勢改變時,更敏捷地執行指派的任務。

此外,陳彥綜對於企業IT人才培育有其看法。他認為,從前應徵工作懂電腦是一項加分,現在如果不懂電腦,連進都進不了。陳彥綜認為,IT人必須隨時更新、精進自己的專業知識,才能在競爭激烈的工作環境中立足。然而除了專業技術,陳彥綜也說,IT人絕不可偏廢了人與人之間的溝通技巧,正如他在「人和」這個要素中所強調的那樣。

除了對人的關懷,在一路走來都服務於中小企業的陳彥綜身上,也能看到了他對中小企業IT發展的觀察與憂慮。陳彥綜認為,大部分IT技術都是用於大型企業,比如最近火紅的巨量資料,然而以中小企業為主體的台灣製造業,許多公司一年資料甚至不會超過100G,沒有機會用到這些新技術。因此,陳彥綜期待更多替中小企業節省營運費用的IT解決方案出現。

雨停了,但天空仍然陰霾。領我們參觀工廠後,陳彥綜陪我們在廠區門口等車、抽菸。幾個換班的作業員從我們身旁經過,我訝異於他們衣著的清潔與抖擻的神情。陳彥綜解釋,公司有替作業員提供澡堂與個人置物櫃,讓員工下工後可以沖澡、換洗衣服,不會帶著釉料的氣味離開,這裡體現的,我想就正是陳彥綜最重視的「人和」精神吧。文⊙楊智傑

與身邊的人建立連結,才能創造價值

訪談間,中國製釉資訊室經理陳彥綜談到了《人生的九個學分》這本書,他認為,每個人都該自問,當你離去之時,是否會有人會真的很捨不得?一個人在漫長人世,創造了什麼價值與意義?從這本書裡他學到了愛、學習、勞動與領導的本質,他認為,人必須先愛自己,才能產生所謂「連結」:跟家人的連結,跟公司、主管和下屬間的情感連結,而人的最終價值,就是這連結的本身。


CIO小檔案- 中國製釉資訊室經理 陳彥綜

● 學歷:中華大學資訊管理研究所

● 經歷:曾於南順工業服務5年多,擔任資訊室系統分析師,並於DOS上開發ERP,也曾在久尹公司擔任資訊室副理,負責ERP委外協調,1999年進入中國製釉服務,曾導入微軟Exchange Server信箱系統、VoIP與鼎新TIPTOP系統,現任資訊室經理。

公司簡介

 

 

中國製釉

● 成立時間:1973年
● 主要業務:釉料、色料、奈米材料
● 地址:新竹縣竹東鎮中興路4段136號
● 員工數:250人
● 年營收:12億元
● 董事長:蔡憲宗
● 總經理:蔡憲龍

資訊部檔案

● 資訊部門主管職稱:經理
● 資訊部門主管姓名:陳彥綜
● 直屬主管:總經理
● 資訊部門人數:4人
● IT預算:7百萬元

IT部門大事紀:

● 1999年:與資策會共同研發ERP系統
● 2001年:導入微軟Exchange Server電子信箱系統
● 2002年:導入VoIP網路電話系統
● 2002年:導入視訊會議系統
● 2011年:因應IFRS導入集團統一系統TIPTOP

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