新買的遙控直升機,因為螺旋槳卡住結果壞掉了,幫忙換零件的老闆把裡面的小齒輪拆出來,然後說:「因為螺旋槳卡住,但是齒輪受到馬達的力量持續旋轉,最後就磨壞了。」看著被磨損的齒輪,我突然間聯想到,在工作上那些我們用力推的案子,好像也是這樣子,受力最大的同仁,面對著旋轉頻率不同的下一個齒輪,或者下下個齒輪,只要有人卡住,任務進度就出不來,最後有一個或數個齒輪受不了了,案子也就停擺了。在職場上,成就感導向的人,都會希望事情能夠越快越好,自己能承受快速的決策與行動,希望別人也能轉這麼快,或者至少不要太慢。個性「急」沒什麼不好,但要怎樣不讓自己因為其他齒輪跟我們的頻率不同,導致卡住甚至我們自己被磨壞了呢?

了解合作夥伴的頻率是重要的;理解一件任務背後所需要的龐大支援系統,則是更重要的事情。聽說拿破崙有十幾個秘書,也有數十個傳令兵,他腦筋動得很快,一下子跟這個秘書交待,一下子指派傳令給其他將官,聽一下另一個秘書回報的訊息,馬上又可以跟下一個秘書討論其他事情,接著又傳令軍隊調度。團隊裡面沒有人的腦筋轉得跟拿破崙一樣快,可是透過這些為數眾多的協調人員,拿破崙讓整個戰爭機器run得很不錯。這中間的關鍵是什麼呢?應該說是拿破崙對於自己統領團隊的運作頻率瞭如指掌,所以可以讓整個軍隊運作地井然有序。

如果我們忽略底下團隊的運作頻率,會怎樣呢?第一件任務還沒執行完,第二件任務又來了,然後是第三件……,最後可能一件都辦不成。如果我們對於決策方向與品質不在意,認為我是老大所以團隊就要無條件支援我,聽我的調遣,結果會如何呢?這就要看團隊頻率是否一致,如果是一致的話,或許可以發揮很強的力量,僅管決策可能失誤,但只要能及時修正,就可以彌補損失;如果團隊頻率不同,專案進度便會亂掉,大家忙於奔波滅火,老闆急著下命令,難免就像我的遙控直升機,馬達硬是要轉,就會有齒輪被磨壞掉。

「可是團隊成員多半不是我能選擇的!」擔任主管的小A埋怨說:「而且應該是他們調整運作頻率來配合我,不是我去配合他們吧?」我們在升官之後,常常會面臨新挑戰,而且這些挑戰往往都來自於內部而不是外部。最好的做法是與同仁溝通、掌握每個人的頻率,有些人適合高速運轉,能擔當高度變化與挑戰性的工作;有些人適合低速運轉,能勝任長期高重複性的工作,而企業不就是這兩種工作的組合嗎?越接近層峰,運轉的速度也就越快,越遠離層峰,運轉的速度可能就越慢,因為執行任務需要時間,所以從外圍的實際執行,到內層的快速思考決策,要是都能夠掌握到良好的頻率,就可以形成完美團隊了。

完美團隊的情況少見,大多數的同仁並不會主動配合主管,因此主管需要跟同仁溝通,必要時透過調整職位解決問題,把同樣頻率的人拉到身邊來,才能夠順利運轉,或者像拿破崙這樣,有很多個PM來搭配運作。而且,只要牽涉到執行,就一定會讓團隊頻率放慢,所以我們必須能更精準地認知到任務執行的速度。我們常說主帥無能累死三軍,無能不代表主帥的運轉頻率或是決策速度緩慢,相反地,運轉頻率越快的主帥,往往越會累死三軍。因此,當我們自豪於快速決策與快速執行的同時,必須要隨時留意新資訊與新變化,並且注意團隊的執行速度與貫徹力度,以免很多事情「以為」都做好了,但其實並不扎實。

歷史上成功的決策者,往往都會冷靜地先了解狀況,了解大家的頻率、執行能力、安插好自己的人馬之後,才開始大刀闊斧地改革,因為一旦彼此頻率不對,運轉起來自己可能就是那個被磨壞的齒輪。我們都急著做事,想要趕快有一番作為,可是如果沒有建立起頻率相同的團隊,僅管我們急,不停地發號施令,可就是動不起來。老闆最不希望聽到的是我們發出「某某某不support」、「我都計畫好了,但是他們沒辦法照著做」等抱怨。我們如果遇到團隊動不起來的問題,正確做法應該是申請資源,讓自己可以建立、尋找、拔擢能夠配合的夥伴來增加執行力。

要能夠讓團隊有節奏地前進,最初還是得先從了解自己的優缺點開始,知道該找哪些人才來互補有無。一件事情我們自己去做如果要3天,那我們就不容易要求部屬2天就做好。我們也需要尊重對手,能夠出來混的人都有兩把刷子,我們要掌握自己的頻率,不能被對手的頻率影響到,或者以為我們可以輕易地跑出與對手相同的頻率。最後才是對於團隊成員的了解。要讓頻率加速並不是做不到,而是需要先讓團隊熟練之後,才能逐步要求加速。一次到位的方式是提升團隊效率的下下策,想辦法透過溝通、教育訓練、道德勸說、鞭子蘿蔔、殺雞儆猴等技巧,讓大家跟我們的頻率同步,才是最能產生效率的方法。


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