萬事起頭難,高樓平地起,必須打下深厚穩固的根基,往後才會有事半功倍的效果,開發資訊系統亦然,品東西資訊管理部經理李建翰表示,程式開發的基礎必須穩紮穩打,培養邏輯思維,才可以根據使用者的需求設計出好的系統。

李建翰是個徹徹底底的IT人,大學時就讀資訊管理系,退伍後旋即投入IT產業界任職,進入製造UPS的蓄源科技擔任系統工程師,負責維護系統。3年後進入了製造汽車零組件的揚生實業。當時,揚生實業原本要導入一套現成的ERP系統,並客製化業務、行銷、產品、會計與船務這5個模組,但因為委外開發進度較難掌控,而且廠商無法滿足揚生實業的需求客製化,所以公司高層最後決定要自行開發,並交由李建翰負責。

李建翰除了完成上述5個模組的開發,也負責導入與維護CRM系統,更利用Skype及無線話機節省電話費,從原本每個月近10萬元的電話費,降低至2萬元左右。在揚生實業的這段期間,讓他打好程式開發的基礎,邏輯思維更為成熟,李建翰也了解到資訊系統的好壞不是取決於IT人員的看法,而是由使用者來評斷。

2009年初,李建翰因為要顧及在職專班的課業,遂轉換跑道至上班時間較彈性的3C通路業者德商Listan擔任產品經理。在外商公司體驗到不同的企業文化,並且因為職位的關係,他反而學到以不同角度看事情的態度。在職專班畢業後,因為熱衷IT,所以李建翰還是決定尋找資訊人員的職缺。

李建翰在去年3月來到品東西,品東西是百貨零售業者,成立於2004年,主要銷售的產品分為家居、家飾與家用3個部分,目前約有5~6萬名活躍會員,在全臺共設有13家門市。

導入線上打卡系統,簡化會計部門作業流程

品東西的13家門市中,僅有6家設有專屬的打卡設備,其他分店則需要仰賴各百貨公司的打卡設備,導致各家門市員工上下班的打卡時間不統一,因而每個月結算薪資時,會計部門必須等各門市回傳數據後,才可以依據每位員工的出勤狀況計算薪資,這除了造成會計部門工作負擔之外,偶爾還會發生薪資延誤發放的情況。

李建翰在就職後就觀察到這個情況,在一個月後,他就替品東西開發了一套線上打卡系統,往後每家分店的員工只要連上網頁,輸入專屬的帳號密碼,就可以完成每天上下班打卡的程序,而會計部門要結算薪資時,只要匯整系統內的登入資訊,即可得知品東西每個員工的出缺席情況,縮短處理薪資的過程。

主動出擊是李建翰認為資訊人員該具有的態度,他表示,資訊部門的績效指標較難以數據化,也較無法替公司賺錢,所以資訊人員除了完成分內該做的事情之外,更應該觀察公司內部有什麼作業流程或是任何不足之處,可以透過資訊系統來進一步優化或是節省公司開支,要能創造效益才可幫助企業成長。

除了開發線上打卡系統之外,李建翰也觀察到有些同仁對於作業流程不太熟悉,或是和顧客應對時會手忙腳亂,倘若尋求較資深的同仁詢問,也會耽誤其他人手頭上的業務。所以,在去年9月他就向總經理提出要開發知識管理系統(KM)的建議,也獲得了總經理的支持。

KM系統結合線上考試,做為教育訓練與員工升遷的依據
品東西的KM系統又可細分為教育資訊系統與線上考試系統兩大塊,李建翰表示,以往有新進同仁時,都是跟著資深同仁一邊做一邊學,新進同仁能否銜接,端看個人吸收的如何。而這種師徒傳承的作法,時間一久之後,極有可能因為人為的疏失,導致各項業務流程的作法不正確或是遺漏了某些環節。而教育資訊系統則可作為員工教育訓練的教材,由品東西的營運部門負責在系統上發布各項作業流程的準則或是排解疑難雜症的方法,如果員工遇到任何的問題,就可從中找到解答。李建翰表示,由單一部門負責發布知識,比起由其他同仁分享,得到的資訊是統一的也會更有幫助。

KM系統除了當作品東西員工的數位教室之外,KM的另一個子系統線上考試系統則可評估新進員工對於內部業務的熟悉程度,而線上考試結果可讓管理階層得知教育訓練的成效,亦可作為每個員工日後升遷的依據。以往雖有考核制度,但是採用紙本考試的方式,考完試之後,營運部門的員工必須親自批改,相當繁瑣。

目前KM系統已經完成了教育資訊系統的部分,線上考試系統仍持續開發中,預計將於今年7月正式上線,李建翰表示,希望能利用KM系統提升門市人員的服務品質,優良的服務可以為品東西帶來更多的商機,未來也考慮將這樣的經驗複製到大陸的門市內。

值得一提的是,線上考試系統是由品東西的資訊人員負責開發,李建翰則扮演導師的角色,李建翰表示,透過這次系統開發累積實戰經驗,培養資訊人員系統分析與開發的實力,而且,讓資訊人員有不同的學習目標,才不會因為單調不變的日常工作而產生倦怠感,倘若資訊同仁碰到了問題,他們也可以一起腦力激盪,彼此之間互相刺激才會進步得更快。

IT博大精深,資訊人員不該自我設限要持續精進

CIO小檔案- 品東西資訊管理部經理 李建翰不斷充實自己的能力,也是李建翰對於自己與資訊人員的期許,他提到,IT技能博大精深,不可能樣樣精通,所以資訊人員不能自我設限,應該不斷的學習,像是他在揚生實業時,就為了要維護採用PHP開發的CRM系統,利用休假時間到臺大進修學會PHP,等到了德商Listan時,他就能用PHP開發出一套簡易型的供應鏈管理系統,讓Listan下游的3C廠商能夠上傳新產品的目錄與照片。而他也很樂意分享自己所學,也不會因為主管的身分就不敢向他人請教。

除了運用IT替品東西創造效益,提升內部作業效率之外,李建翰也會從使用者的角度出發,思考還有哪些部份可以讓使用者作業上更為方便,找出使用者意想不到的環節,讓IT應用派上用場。像是他在蓄源科技擔任系統工程師時,常遇到使用者跟他反應找不到個人電腦內的某個檔案,檢查後甚至發現是硬碟毀損無法修復,而且多數使用者沒有養成資料備份的習慣,有些重要資料也就無從找回。所以,為了解決這個問題,李建翰都會定期幫公司員工備份個人電腦內的資料,不論他在哪家公司,都會實施這個作法。

然而,備份資料的舉動雖然看似貼心,但是反過來說就好像公司在監控員工電腦,但李建翰採用的作法反而讓品東西的員工們樂意接受,他讓其他同事自行決定哪些資料是要備份,然後他再依據同仁們的需求來設定批次檔要備份哪個磁碟、哪個資料夾或是哪些檔案,品東西員工只要下班登出電腦後,就會自動備份,將資料後送至儲存設備上存放,使用者就再也不用擔心資料遺失的問題了。

平板電腦展示商品,彌補門市無法擺設所有商品的缺憾
李建翰除了對使用者貼心之外,對顧客們也一樣用心,因為品東西銷售的是家具類商品,消費者們通常都會希望能看到不同角度的圖片,或是親自到門市選購,而品東西的門市因為設置地點不同,所以門市室內空間不盡相同,某些門市就無法全部呈現所有商品,像是誠品信義店,僅陳列較精緻單價較高的商品。

而為了能滿足顧客的需求,品東西導入了13臺Android系統的平板,每家門市配置一臺,平板電腦易於攜帶的特性,讓品東西的門市人員能夠帶著走,直接走到顧客身旁,向顧客展示店內沒有擺設的商品,若是有需要就可以直接訂購,不用再勞煩顧客跑到其他門市選購。若是有新的促銷活動或是新商品,門市人員只要將平板連接上內網,就會自動更新。

李建翰對於品東西的IT發展,已經有了長遠的規畫,除了今年最重要的KM系統建置之外,預計在今年底或是明年初導入客戶關係管理系統(CRM),透過CRM來分析品東西每家門市的商品銷售資訊,進而能依據門市特性來規畫商品的採購以及構思店內商品的陳設。更可以從銷售資料中分析顧客的購物習性,就可以針對不同的客群顧客的購物習慣,發送更具有吸引力的的促銷簡訊。

除了CRM之外,李建翰也希望能導入供應鏈管理系統(SCM),以協助採購部門掌握每項商品的庫存量,若是某項商品低於安全庫存量,SCM就會自動發送信件提醒採購部門的員工或是相關主管。

品東西的IT預算雖然不高,但是高階主管很支持李建翰的各項規畫,營運碰到難題時,也會詢問李建翰有什麼資訊應用或是硬體設備,可以用來解決這些問題,讓他在這裡得到很大的揮灑空間。李建翰將繼續秉持主動出擊的態度,持續強化品東西資訊應用,讓IT發揮在更多地方。文⊙張景皓

人生要立下目標往前行
人生說長不長,要短不短,在每個階段你都有必須完成的事,倘若渾渾噩噩的過日子,時間一流逝,回過頭來,你就會感嘆哪些年時你好像忘了做了什麼。《35歲前要做的33件事》這本書是由臺灣、日本、中國,3個不同國家的作者聯合創作,品東西資訊管理部經理李建翰當初會被這本書所吸引,是因為書名相當聳動,研讀之後帶給他很大的人生啟發。

李建翰也將書中所提及的33件事當成自己要身體力行的目標,他認為35歲是人生的分水嶺,此書讓未滿35歲的讀者能趁早規畫人生目標,超過35歲的讀者看看還有哪些未完成的事,書中也告訴我們,「今天不做,明天就要後悔!」。

學經歷:嶺東技術學院資訊管理系畢業,退伍後即投身IT產業,曾在蓄源科技擔任MIS工程師,2006年轉任揚生實業擔任資訊課課長,2009年至德商Listan 擔任產品經理,並報考東吳大學資訊管理系碩士在職專班,繼續鑽研資訊科技,目前是品東西的資訊管理部經理。


品東西資訊管理部經理李建翰表示,資訊人員要不斷精進並主動出擊,運用資訊系統優化公司內部作業流程,創造效益來幫助企業成長

品東西簡介

品東西
● 地址:臺北市內湖區新湖二路68號3樓
● 成立時間:2004年
● 主要業務:銷售家居生活用品,同時提供從客廳、臥房、餐廳到廚房的大型傢俱。
● 員工數:120人
● 董事長:吳振源
● 總經理:葉美齡

資訊部檔案
● 資訊部門主管職稱:經理
● 資訊部門主管姓名:李建翰
● 直屬主管:總經理
● 資訊部門人數:3人
● 資訊部門分工:經理1名、系統和軟體工程師2名
● IT預算:50萬元(不含人力成本)

IT部門大事紀:
● 2004年:資訊管理系統上線
● 2011年:建置企業內部虛擬網路(全省13家門市)
● 2012年4月:線上刷卡系統上線
● 2012年:機房重建及備份機制建立
● 2013年7月:KM系統正式上線
● 2013年年底:規畫CRM系統的導入


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