俗話說「小心駛得萬年船」,或許在這個追求快速的時代中有些人並不以為然,但用在規畫資訊系統上,可說有幾分道理。畢竟資訊系統的建置通常所費不貲,導入也要耗費大量人力時間,更重要的是,資訊系統往往牽一髮而動全身,現在做的錯誤決策,以後可能要花更多時間或人力來彌補錯誤。

更積極的說,若企業在e化的過程中,能踏穩腳步,就能讓e化發揮應有的功能,甚至創造遠超於e化的價值,為企業帶進新的生命力。因此,台林通信資訊處處長杜國華也以嚴謹的態度在面對資訊系統的規畫,所以他選擇以循序漸進的方式為公司進行e化。對於規畫企業的e化腳步,杜國華的看法很務實:「IT不是時髦的東西,企業的e化是不怕慢,只怕站,要按部就班。」

因此,以導入BPM來說,台林就先從生產材請採購系統導入,再延伸到非生產材請採購流程,後面再陸續導入預算追加/挪用、固定資產、文書申請、銷售等系統,採逐步建置而成。除了導入作業展現出嚴謹的一面之外,杜國華每導入一套系統都要求流程要有所改善,才能為公司達到管理的目的。「IT只是提供工具,最重要的是協助公司管理,提升競爭力。」他說。

同時,他對效率的要求也很高。像是升級ERP,杜國華竟只給自己4個月的時間上線,要一口氣從當時還是文字版的Tiptop ERP 3.0「跳」級到網頁版的Tiptop GP 5.0。事實上,台林從2006年就開始評估升級ERP的可能,但直到2007年6月才確定獲得公司的預算,當時高層要求杜國華提出新版ERP上線時間時,他回答了「2008年1月1日」的這個答案,之後的6個月,杜國華要選系統、作差異分析、了解使用者需求、安排使用者上課,他表示,真正能實做的時間只有4個月。

而之所以會作這樣的選擇,杜國華也是基於公司營運考量。他表示,因為從1月1日開始使用新系統,有利於年度庫存盤點與會計師查帳,所以他選擇了壓縮系統上線的時間。

先客製公司業務核心系統,就能縮短上線時間

要在這麼短的時間內升級ERP,當然熬夜加班是免不了,但除了土法煉鋼,為了節省時間,還是要有效率的作法。首先,大部分的客製化程式,都由台林的資訊部門一手包下,其他才交由鼎新處理。杜國華說,因為最了解公司資料欄位的設計就是自己,當新舊系統的欄位資料不一樣時,由資訊部門的人員藉由轉檔程式將舊系統的資料轉到新系統是最快的作法。

除此之外,杜國華也訂出了一套規則,將使用者需求分成ABC三類需求,A類是時間緊迫又具有必要性,B類是有時間緊迫性,但不重要,C類則是時間上不緊迫,而且也不重要的。台林根據這套規則來安排系統功能的導入順序。

杜國華表示,需求的分類標準主要是根據管理與方便性的考量而來,因此凡是牽涉到流程、結帳、庫存的需求,都會被歸為A類,其他則根據該需求的影響範圍來決定。比如說,影響到每天作業的需求,就是重要的。「系統開發需求的分類,要公正不公平,才有利於系統的上線。」他說。

將需求依序分類後,在正式上線前,就只先處理A類的需求,等到系統可以正常開立異動單據並過帳,同時庫存與成本都可正常結算後,再進行B類與C類需求的差異客製。杜國華表示,等到系統穩定後,部分B類與C類的需求就會消失。

這種先針對A類需求進行客製,除了可以有效縮短上線時間,另外的好處就是可以促使使用者改變。杜國華認為,導入新系統的好處,不是在於為了e化而e化,而是要改善流程,因此,先針對非得客製的部分客製,其他的需求就讓使用者先試著適應改變,才能達到改善流程的效果。

比如說,台林的進料檢驗流程(IQC)中,過去並沒有確認品質的流程,所以,採購來的原料,只有點收數量後就會入庫,導入新系統後,由於套裝軟體中有確認品質的流程,如果使用者沒有進行品質的確認,系統就無法進行下一個流程。針對這樣的問題,杜國華認為,入庫前的驗證是正確的程序,只要讓使用者適應新系統,就能改善流程,「對的事情,就要堅持」他說。

從前述的經驗不難看出,杜國華所規畫的e化過程中,流程改善佔了相當重要的位置,所以,在ERP順利導入不到一年,台林又著手導入BPM。這次,杜國華仍舊選擇像導入ERP一樣,按部就班循序漸進的進行,但不同於許多公司選擇循序漸進時,總會先挑非核心系統來牛刀小試一番,他反而第一個挑中的,就是對製造業相當重要的生產材請採購系統。杜國華說:「要做就做公司最重視的事情,而且,只要第一仗打的漂亮,就有助於其他系統的推動。」

重設控制點,為流程改造創造價值

為此,杜國華花了3個月的時間與使用者討論流程的問題,他認為,討論流程的改善時,流程有可能會增加,也有可能減少,但重點應放在控制點要管理的項目。

比如說,台林的請採購過程本來沒有核價流程,所有請購單都是價格與數量匯總後的總價,到了採購階段時,再由採購以電話的方式核價,這樣的問題是,最後核議的價格是總價,而無法知道單價。於是,在與使用單位討論以後,杜國華決定系統在請購的流程前,加上核價的流程,所以,使用者必須在請購之前先針對單價核價,等單價批准後,才能進入請購的程序。

杜國華表示,讓控制點往前移的好處,就是可針對單價控管。台林請採購材料時間很緊迫,並沒有很充裕的時間可以殺價或詢價,只要能管理單價,相關單位可以快速針對公司已批准的單價進行請採購,同時,對於針對單價的核價也有利於以較低的價格購買材料,一舉達到控制成本,解決材料異常與廠商管理的目的。

調整控制點的所在除了影響上下游的流程外,也能成功防弊。比如去年12月上線的非生產材的費用類請款單系統,依照會計科目要求不同的簽核層級,而不是依照金額大小,像是交際費的類別的簽核程序應到總經理層級,即使金額再小也要簽核到總經理,就可達到管理費用支出的目的。「開發系統一定要從最嚴謹的角度來思考,才能達到管理的目的。」杜國華說。

所以,台林的資訊系統也不僅是流程的改善而已,還能藉著IT協助公司管理,除了前面提及的防弊之外,其實台林的資訊系統也能協助主管重點管理。像是電子簽核,依照系統的設計,經辦文件是依照到文的先後次序編排,不是依照重要性。那麼當有急件或是異常需求的時候,主管就無法得知而優先處理,與過去紙本文相比,紙本文還可以用人工把重要文件置於上層,讓主管優先處理。因此,杜國華就在系統中設計了紅色的色塊來強調急件或是異常,像是材料以前的購買價為10元,現在的購買價為13元,或是本來供應商給的票期從60天變成30天,都會自動以紅色提醒主管先批閱。

而對製造業來說,最重要的成本控制,也能藉著e化來達成。因為過去紙本不容易留下記錄,也就沒有歷史資料可以調閱,但是,當所有的核價單都走電子簽核時,系統就能掌握到成本的變化,甚至,電腦也可以設定KPI,只要預測出產品的賣價,就能知道產品的組成,也就能以量來要求業務人員取得更合宜的原料價格,進而達到管控成本的效果。

要求使用者提需求要訂管理辦法,為系統找到法源

而請採購系統的成功上線,也的確讓後續其他系統的流程快速e化,在2010年一整年就進行了7種流程的e化工作。看起來台林的每一個資訊系統總能很順利的上線,但杜國華卻認為,要為一家30年的公司進行流程改造,遇到的阻力其實很強,除了一再地溝通之外,他要求每個使用者在提出不同於現行流程的需求時,都要提交管理規章,而且這些管理規章要經過公司簽核程序認可後,IT部門才會讓系統上線。

杜國華認為,這一方面可以讓每一套系統都有「法源」依據之外,同時,也可以清楚為每套系統設立了負責人,建立起權責分明的制度,他說,「企業在e化的過程中,一定要界定出主事者。」他認為,這是因為IT的角色是協助其他單位管理,所以,IT人要對的窗口就是主導該需求的人,而主導的人也要為決定負責,否則IT的系統將會不斷為了不同的使用者反覆修改,讓導入的時程遙遙無期。

杜國華除了嚴謹地要求使用單位建立系統負責人的機制,對於IT部門的要求也同樣嚴謹。在管理IT部門時,他最重視員工彼此分享以及資訊透明度,所以,早在5年前,他就建立了一個平臺,要求IT部門的員工每天要紀錄工作內容,而為了養成大家的習慣,他也採取循序漸進的方式,先要求以一句話說明工作內容,才逐步要求員工詳細敘述,進而要求內容的品質。

這樣經年累月下來,除了能讓IT工作即使人員異動也能無縫銜接之外,也可以協助IT人員互相分享工作的細節,現在,進到這個平臺,只要輸入程式代碼,就能看到程式的整個歷程,包括始作者、新增過的軌跡、新增的原因等等,也能有效提升IT工作的效率。

現在,杜國華不僅要求IT部門的員工要記錄工作內容,他還進一步要求他們要從思考使用者需求的上下游關係來分析必要性,培養IT人擁有獨立思考的能力,也能讓IT工作更有價值。

11年前,當杜國華來到台林通信的時候,這還是一家才剛開始要導入純文字版ERP的企業,如今,卻已經能用資訊系統為公司改造流程,進而創造出更多價值,杜國華嚴謹踏實與對細節的注重,是這家30年公司邁向電子化歷程中重要的推手。未來,他打算把這些年累積下來e化的經驗,用來協助其他企業導入系統,使資訊處從費用單位轉為營利單位。而可以想見的是,嚴謹又有效率的導入規畫,將會是相當吸引人的賣點之一。

 

台林通信資訊處處長杜國華說:「IT部門要推動企業e化,就要從公司最重視的事情開始,才容易取得信任。」

 

CIO小檔案

杜國華 台林通信資訊處處長

學經歷:

聯合工專計算機組畢業,曾先後擔任過昶和纖維主辦、東展石化專員、BTC英群專員。1998年5月進入台林通信擔任資訊部門主管,協助導入Tiptop ERP 3.0以度過2000年Y2K的挑戰,而後資訊系統的規畫重心為內部流程的e化。2010年11月因資訊中心經組織調整成為資訊處,職位從資訊中心經理調升為資訊處處長。

 

公司檔案

台林通信

● 成立時間:1980年

● 主要業務:局端通信設備之研發、生產及銷售。

● 董事長:陳哲宏

● 資本額:9.7億元

● 員工人數:300人

● 網址:www.tailyn.com.tw

● 總公司:桃園縣蘆竹鄉內厝村榮安路10號

資訊部檔案

● 部門名稱:資訊處

● 資訊部門人數:4人

IT部門大事紀:

● 1998年前:導入Tiptop ERP 3.0

● 2006年:導入MES系統

● 2007年:升級至鼎新Tiptop GP 5.0版

● 2008年:強化企業內部ERP客製功能

● 2009年:導入鼎新EasyFlow GP,先進行請採購系統導入

● 2010年:陸續進行預算追加/挪用、固定資產系統、文書申請導入預算管理、銷售系統表單等流程e化

 

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