經濟部將在今年年底前免費發送83萬份工商憑證,來取代傳統的公司大小章,讓企業能夠透過具有法律效力的電子憑證,放心地使用B2B線上交易,以網路取代馬路,加快商業流程的效率以及交易的安全性。

在這83萬份免費工商憑證的推波助瀾下,工商憑證可望更加普及,你搭上這一班G2B、B2B效率列車了嗎?

經濟部年底前廣發83萬張工商憑證
針對已經網路化的企業主動寄送工商憑證正卡1張,對於已經使用工商憑證的企業用戶,則提供1次免費換卡的優惠

積極開發工商憑證殺手級應用系統,提升附卡使用率
經濟部推廣工商憑證之初,因為缺乏足夠應用吸引企業用戶申請使用。但今年底普及發卡後,拓展工商憑證的應用範圍將是下階段努力重點

家樂福和供應商 加入電子發票平臺
全球家樂福在2004年確認PKI政策走向,臺灣家樂福加入電子發票平臺,節省發票處理人力

東森購物運用工商憑證 讓變價流程從半個月變成半天
看中工商憑證具有電子簽章的法律效力,東森購物和所有供應商合約或價格變動,甚至是行銷費用攤提等,都是工商憑證簽章後就算數

生活工場B2B平臺導入工商憑證 改善電子訂單確認效率
以往生活工場的供應商登入B2B電子商務平臺,所有的採購和下單,都需額外確認。導入工商憑證後,因為具有法律效力,可以直接線上確認。工商憑證的應用也擴及到門市管理系統經濟部年底前廣發83萬張工商憑證

從9月1日開始,包括電視臺、廣播甚至是電梯電視中,都可以看到經濟部商業司正在推動「e卡開通、企業成功」的工商憑證、普及發卡的廣告。

或許有許多企業並不清楚工商憑證是什麼,也不知道工商憑證是做什麼用的?但當政府打算,主動寄發工商憑證時。企業也該是時候,主動了解什麼是工商憑證,而政府主動寄送的工商憑證,究竟對企業可以帶來什麼樣的效益甚至是成本節省。

今年,經濟部商業司將推廣工商憑證列為首要施政項目之一,經濟部商業司科長匡乃僧表示,只要工商登記資料和財稅資料地址吻合的企業,且進行工商普查時,有勾選「已經網路化」的83萬家企業,經濟部商業司將在年底前,主動寄發工商憑證正卡1張並附操作使用手冊1本,在年底工商憑證推廣期間,也免費贈送讀卡機1臺。

對於其他想要申請工商憑證的企業,匡乃僧也說:「在2009年底申請者,一律免費核發。」至於,其他已經在使用第一代工商憑證的企業,經濟部商業司除了完全確保其安全性外,也提供1次免費換卡的優惠。

工商憑證、普及發卡,符合振興經濟特別預算
這個提案主要是經濟部配合年初的《振興經濟擴大公共建設特別條例》而來,提案「工商憑證全面核發與設備更新計畫」,全面免費核發工商憑證。因此,從工商憑證選用的IC卡、製卡、封裝、成品、印製甚至是讀卡機等,全部都在臺灣生產,選用臺灣的生產製造廠商,指明臺灣品牌,做到保障臺灣勞工工作權益。

匡乃僧表示,經濟部商業司在選定「推廣工商憑證」作為今年主要政策推動目標時,除了編列3.82億元的工商憑證的製卡特別預算外,更重要的是,必須考慮到這樣的政策推動,是否能有助於臺灣產業發展及效率提升。這個提案目的,希望做到讓企業能善用網路取代馬路,進而節省人力、物力、交通費用的時間與成本,也提升許多企業與政府往來的作業效率,甚至進一步擴大到整個產業供應鏈的應用。

工商憑證的大小和銀行的晶片提款卡一樣,但功能不同。若要說明工商憑證的功能,其實就是「企業使用的自然人憑證」,也是一種「企業的網路大、小章」,是一種「電子印鑑」。

也就是說,民眾在每年5月用自然人憑證報稅,企業也可以用工商憑證繳交營業稅和營所稅。此外,只要企業跟政府部門申請各種文件、流程,需要用到公司大、小章確認公司身分時,只要政府該項服務可以透過網路申請,企業就可以用工商憑證,取代實體的大、小章,在網路進行各種企業與政府間的網路服務。

工商憑證具有法律效力,視同企業的電子印鑑
工商憑證在網路上使用時,效能和實體的大、小章一模一樣,因此,確認使用工商憑證企業的身分以及在網路使用時的各種安全性、效力,則是所有使用者最關切的重點。

工商憑證是一種應用各種密碼演算法組合,具有數位簽章及加解密功能的公開金鑰基礎建設(Public Key Infrastructure,簡稱PKI),是由政府核發給企業使用的一種具有法律效力的憑證。

匡乃僧說,由政府核發的工商憑證和其他一些民間企業核發的憑證,其最大的區別在於「法定性」。也就是說,工商憑證發放有政府公權力介入,並有《電子簽章法》賦予相關的法律效力,所有經工商憑證驗證過的申請書、合約等,都具有法律上的「不可否認性」(Non-Repudiation)。

匡乃僧也指出,因為工商憑證是政府核發給企業的憑證,在各種電子化政府或者是G2B平臺使用上發生錯誤的話,若錯在政府,政府必須負連帶的責任。

國巨律師事務所合夥律師朱瑞陽表示,依照《電子簽章法》規定,工商憑證內建的數位簽章機制在實體法上的認定,可以視為企業的印鑑大小章;在證據法上的認定,若經該數位簽章簽署過的文件,則可推定該文件為真正。因此,所有政府對企業(G2B)或者是企業對企業(B2B)的服務或電子文件,一旦經過工商憑證簽署後,原則上為有效法律文件,等同於公司正式用印書面文件的強度。

東森購物資訊部協理丁平碩表示,看中工商憑證的電子簽章法律效力,工商憑證則用來作為東森購物和供應商之間,相關販售商品規格及變價確認,以及寄售契約書條款合約簽章(合作主約)等的確認。

第二代工商憑證採用RSA 2048位元加密
除了法律上的「不可否認性」,工商憑證也必須做到,傳送端原始資料送達目的時,資料內容不被竄改的完整性(Integrity),以及資料傳輸過程中,不被盜取或攔截的機密性(Confidentiality)。

工商憑證為了做到高安全性,在加密技術上採用廣泛使用的RSA加密演算法。匡乃僧表示,從7月底,正式發放第二代工商憑證,除了外表是以金色取代第一代的綠色外,第二代工商憑證更採用目前最新、安全等級最高的RSA 2048位元的加密機制。「根據密碼學專家的統計,RSA 2048位元的加密技術比第一代RSA 1024位元加密技術,還要安全4~5倍。」匡乃僧說道。

美國國家標準與技術局(NIST)已經建議美國政府在2010年12月31日之後,全面停止使用RSA 1024位元的加密機制。經濟部工商憑證管理中心表示,臺灣更是目前全球第一個,憑證發放全面採用最新RSA 2048位元加密的國家。

目前使用第一代綠色工商憑證的企業仍使用RSA 1024位元的加密機制,到2010年底前,多數使用第一代工商憑證的企業,憑證多已到期、核發新卡。匡乃僧強調,政府對於工商憑證的安全性,提供百分之百的安全保障,企業不需要急著換發新卡。他說,在工商憑證5年使用年限到期後,經濟部仍會提供使用第一代工商憑證的企業,1次免費更換新卡的服務。


經濟部商業司預計在年底前,主動寄發83萬張第二代金色工商憑證,這也是全球第一個採用RSA 2048 位元加密機制的工商憑證。

工商資料即時更新,身分確認無虞
臺灣民間也有不少憑證發放機構,但匡乃僧說,政府核發的工商憑證和其他民間憑證最大的差異,就在於使用者真實身分的確認。他進一步指出,政府在核發工商憑證時,就會有經濟部工商憑證管理中心的公司行號註冊管理窗口(RA),由註冊審驗人員(RA Officer,RAO)負責憑證的註冊申請、暫停申請、恢復申請與廢止申請,確認申請企業的身分無誤。

由於經濟部商業司也負責建置和維運工商資料庫,匡乃僧說,只要企業在政府的商業登記有任何變更,甚至是解散、歇業,工商憑證管理中心就會在系統端註銷該工商憑證,「這種與工商資料庫零時差的身分確認,就是政府核發工商憑證和一般民間企業核發憑證的最大差異。」他說。

換句話說,只要企業能夠使用工商憑證進行各種服務,至少可以確認這間企業的確還在營運中,不會出現那種公司已經歇業、倒閉,卻因為使用的憑證仍在有效期間內,還可以透過憑證使用各種G2B或B2B服務的現象。

工商憑證最大效益在於遏止網路犯罪
「用網路取代馬路」減少民眾臨櫃時所花費的人力、時間和交通成本,就是政府推動各種電子化政府e化服務最主要的目的。以往企業申辦各種服務時,除了必須配合公務部門的上班時間,許多服務申辦流程更是曠日廢時、成效不彰。經濟部也統計,如果有91萬家企業,以工商憑證申辦網路服務,光是人力、時間和紙張所節省的成本,則高達74億元。

但是,匡乃僧說,當許多企業向政府申辦的服務,可以透過工商憑證直接在網路上申請時,不僅不受公務部門上班時間的限制,24小時隨時隨地都可以直接在網路上申辦各種服務,效率提升數倍有餘。

以往政府與企業之間的溝通方式,往往都是透過紙本的公文或函件寄送,不論是監理單位的通知,法務部強制執行命令的寄送等,「光是每年寄送的郵資,至少花了上億元。」他說。

若以2008年企業使用的財政部電子發票整合服務平臺為例,「節能減碳是工商憑證應用的另外一種效益。」

根據經濟部工商憑證管理中心的統計,2008年電子發票整合服務平臺使用次數為6,174萬次,若以1次使用代表開立1張發票來換算,電子發票至少取代6,174萬張的紙本發票。假設20棵8公尺高的樹木,可以產生1公噸的紙張,而1張發票為0.5公克來計算,電子發票在2008年的應用,相當於節省30.8公噸紙張,形同節省616棵8公尺高樹木。而減少使用1萬噸紙張,相當於減少運輸排放5,100噸二氧化碳換算,光是2008年電子發票單一項的應用,就減少157,080噸二氧化碳。

效率提升、成本節省是大家對於e化成效的普遍期待,但匡乃僧認為,使用工商憑證還有一個最大的效益在於「遏止網路犯罪」。他表示,工商憑證是在網路上確認法人的真實身分和合法性,確認身分為真,可以杜絕網路詐騙情事的發生外,工商憑證同時可以提供資料文件加、解密與資料傳輸保密的功能,都可以減少因為資料外洩導致的犯罪事件。

朱瑞陽則指出,因為現行的工商憑證,具有黑名單機制(CPL)與線上即時憑證狀態查詢服務(OCSP),可以較為容易的控制交易風險,但他也提醒,企業也必須做好數位簽章的管控,認知到工商憑證如同公司實體印鑑大、小章,做好確實保管外,也必須建立良好的使用習慣和認知到其具有相當的法律效力以確保公司的權益。

工商憑證普及率世界第一,年底完成主動發卡
經濟部商業司到9月13日止,已經寄送了71,260份工商憑證,大約寄發了10%的數量。匡乃僧表示,目前是分區、分縣市陸續寄送工商憑證,預計在年底前,完成83萬份工商憑證的寄發。

工商憑證的普及發卡,使得臺灣企業憑證的發卡普及度是世界第一。匡乃僧表示,此次也針對位於災區的企業,優先製卡,一旦有災區企業需要工商憑證復業或進行各種服務申請,將第一優先寄送給災區企業,便利災後復原的工作。

企業若不在83萬間主動免費寄發工商憑證的名單中,匡乃僧說,企業可以主動到經濟部商業司各辦公室、各園區管理局、經濟部加工出口處,以及各縣市政府的建設局、工商發展局、經貿科技局、工商旅遊局和城鄉發展局臨櫃辦理申請;也可以透過工商憑證管理中心網站(http://moeaca.nat.gov.tw)線上免費申請。企業若卡片已製作完成,而企業線上或臨櫃申請,則會調撥已完成製卡的工商憑證,寄送到申請企業的地址。

至於各企業陸續收到這張免費的工商憑證正卡,從製卡期起計算,只要在1年內進行開卡者,該張工商憑證就可以免費使用,不需要支付其他任何額外費用,有效使用期限5年;但是,若超過製造日期1年後才開卡,該張工商憑證則需要支付420元的開卡費用。

為了公平起見,針對現在已經在使用第一代工商憑證的企業用戶,經濟部商業司也提供1次的免費換卡服務,企業不需支付420元的正卡費用,但若是申請附卡,則需支付420元。

積極開發工商憑證殺手級應用系統,提升附卡使用率

政府積極推動工商憑證、普及發證的政策,對於許多從來沒有使用過工商憑證的企業,可能會是一個頭、兩個大。但是,說到許多企業很頭痛的員工勞、健保的加、退保,如果可以做到不需要外出,直接在公司將工商憑證插入讀卡機,登入勞保局、健保局的加、退保系統,就可以很方便的直接加、退保,對於許多企業負責相關業務的同仁,非常具有吸引力。

就像許多人為了節省報稅時繁瑣的申報流程,願意申請一張自然人憑證一樣,對於許多企業用戶而言,可以直接透過網路進行勞健保的加退保,幾乎就是吸引這些企業用戶,使用工商憑證第一個殺手級的應用系統。

經濟部商業司科長匡乃僧表示,經濟部商業司從2003年便開始積極推廣工商憑證的使用,經歷多年的推廣,到今年年底前,政府將有29個應用系統可以提供工商憑證使用,其中,2009年1~7月,政府相關應用次數最多的就是財政部電子發票整合服務平臺,高達3,340萬次。

除了政府部門的各種應用外,也陸續有民間企業,發揮供應鏈的影響力,將工商憑證做為廠商身分認證、合約簽訂的方式,甚至,從今年7月在B2B網站,開始導入工商憑證作為身分認證的生活工場(育冠企業),對於主要合作往來的廠商,更是從原本的「No Web,No Order」(沒有網路就沒有訂單)做到「No PKI,No Order」(沒有工商憑證就沒有訂單)。

匡乃僧表示,年底完成主動寄發工商憑證的目標後,下一階段就是積極擴展各種政府和民間企業工商憑證的應用系統,而商業司日前也補助9個政府單位的系統,新增工商憑證的應用方式。

工商憑證發展3階段
工商憑證推廣也不是一帆風順,這種需要花費時間與預算的基礎建設,政府不僅要投入資源,政府必須推出具有吸引力的應用系統,才能吸引企業樂於使用。

工商憑證管理中心指出,工商憑證其實是公開金鑰基礎建設(PKI)其中一種。

第一階段是從2003~2004年底基礎建設期,主要著重在PKI相關基礎建設。當年度,工商憑證只發放5,929張,第一個帶頭使用的企業就是台塑集團。

第二階段則是2005~2008年的宣傳推廣期。因為投入大量資源,發卡數量因為缺乏應用系統,導致成效不彰。從2005~2006年底,政府部門改變原本技術本位的作法,從行銷與提高卡片品質著手,並透過各種計畫補助案,讓民間企業發揮供應鏈效應,帶動企業申請工商憑證的動機。2005~2006年工商憑證總共核發1萬多張,2007~2008年底總計核發8萬張工商憑證。

資訊廠商捷元公司就是在2005年申請「經銷鏈B2B電子交易平臺」。捷元公司資深經理兼發言人林品杰表示,該公司電子交易平臺的特色就是,提供1對1的專屬報價,針對不同等級的經銷商,插入工商憑證後,就可以看到屬於該經銷商的專屬報價,跟打電話給業務的報價是一樣的。林品杰說,這個網站從上線迄今仍持續營運,因為是政府核發的工商憑證,進行網路交易時,比較有說服力。

從2009年初,經濟部商業司確立工商憑證普及發卡的政策走向後,可以視為工商憑證推廣的第三階段,急起直追期。根據統計,2009年上半年,總計核發11萬張工商憑證,到年底前預計再主動寄發83萬張工商憑證,整體工商憑證數量超過94萬張。

匡乃僧指出,為了讓這麼大量的工商憑證有更多好用的應用系統,積極擴展可以使用工商憑證的各種政府應用系統,讓工商憑證用途更多元化外,提升附卡使用與卡片開卡使用率,也是經濟部下一階段的施政目標。

到今年底前,政府提供29項工商憑證線上服務
在工商憑證的推廣上,經濟部很快就發現到,應用系統往往是驅使企業採用工商憑證與否的主要動機。只要政府推出的應用系統真正能夠節省企業成本、提升效率,企業才會主動並持續不斷的使用工商憑證。

除了每一間公司都會面臨的員工勞健保的加退保外,許多公司常見的各項登記與報備申辦業務,可以使用工商憑證登入「公司登記線上申辦系統」進行相關資料的登記與變更。另外,每間企業都會面臨到的營業稅籍營利事業所得稅申報繳稅,也可以以工商憑證在各區國稅局網站進行結算申報。

為了提升政府採購的效率,也增加民間企業參與政府採購的機會,透過「電子採購投領標系統」,防止圍標並提高政府採購效率。此外,企業也可以以工商憑證登入「經濟部G2B商工公文訊息交易整合服務」,取得政府與公協會組織和企業間傳遞的電子公文與主動訊息通報。

匡乃僧說:「到2009年底,總共有29項應用系統可以使用工商憑證直接申辦,」像是臺灣電力公司或自來水公司的帳單,可以透過工商憑證線上查詢,就是今年才新增加的服務項目,中華電信帳單也已經電子化了。

KPMG安侯建業會計師事務所資訊長陳秋正表示,該公司工商憑證正卡加上附卡將近10張,每個部門都有一張附卡,人資部門用於勞健保的加退保,IT部門領卡主要用於各種電信費用的查詢。

根據經濟部工商憑證管理中心統計,從2007年、2008年到2009年上半年,財政部電子發票整合服務平臺高居各種工商憑證應用次數第一名,累計使用次數高達1億1,236萬次。其次為行政院勞委會勞保局網路申報及查詢作業系統,累計使用次數為663萬次;第三名應用則是行政院衛生署藥品物料聯購網,累計使用次數為128萬次。

經濟部商業司為了鼓勵政府各部門將現有或新增的應用系統,新增工商憑證的應用,匡乃僧指出,經濟部商業司也編列預算,補助9個政府單位的應用系統導入工商憑證。



推廣接受附卡使用的應用系統
在實體公司大小章的應用上,也會針對不同的業務屬性有不同的專用章,若以工商憑證形式來看,工商憑證正卡就是公司的大小章,工商憑證的附卡就是業務專用章。

以往企業對於申請工商憑證遲疑其中一個原因就是,正卡和附卡功能一樣,企業擔心附卡使用不當,會造成公司權益受損,寧可不申請工商憑證的使用。匡乃僧說,隨著第二代金色工商憑證的推出,新增可以指定附卡的功能,也提高企業使用工商憑證的意願。

匡乃僧表示,針對新推出的第二代工商憑證,企業主可以針對不同部門或申請作業所使用的工商憑證附卡,做不同功能性選擇,「多張附卡可以提供給不同應用系統和承辦人員使用,可以減少卡片共用的狀況,」他說,這才能解決以往企業主擔心,附卡功能和正卡一樣,若遇有不肖員工濫用工商憑證附卡功能時,可能對企業造成的潛在風險,真正落實「有效控管」和「權責區分」。

雖然第二代金色工商憑證可以透過正卡,授權附卡單一使用功能,不過,目前只有電子公文、帳單查詢和訊息通報的G2B平臺,以及電子發票整合服務平臺有提供正卡指定附卡功能的選項。經濟部工商憑證管理中心表示,附卡授權是一種屬性憑證,只要政府各種系統開放接受附卡使用,第二代工商憑證就可以做到「業務專用章」的功能。

臺灣家樂福財務長齊敏之表示,為了做到各種附卡功能權限的管控,家樂福傾向能指定自然人憑證作為附卡的使用,「因為自然人憑證屬於個人所有,在保管上也會比較謹慎小心。」他說。但是,私人的自然人憑證用於公務用途,一直存在有隱私權的爭議,加上也有人不願意將私人憑證做為公務用途,匡乃僧說:「增加接受附卡使用的應用系統,以及提升工商憑證正卡和附卡卡片的開卡率,將是2010年主要的工作目標。」



提供企業使用工商憑證的誘因
KPMG早在2004年就開始自發憑證,使用PKI的應用系統,主要用於員工薪資條從紙本變成電子化,以及機密文件的加解密。陳秋正表示,目前除了將工商憑證用於登入政府公文系統及一般常見的應用系統外,並不急於在短時間內更換現有的憑證系統。

但是,如果政府採用工商憑證的相關應用系統,可以解決KPMG每次進行會計師查帳時,必須發函給各銀行、各供應商,確認企業提供資料正確性的申請函證,可以用系統取代現有的紙本函證寄送的話,陳秋正說:「KPMG將會立即採用工商憑證,以電子化流程取代原本的紙本函證寄送作業流程。」

可以提升作業效率、節省成本是吸引企業持續使用工商憑證的誘因,林品保表示,捷元公司為了吸引供應商加入,還提供網站金流多元付款方式,若以紅利折抵,供應商還能享有0.5%的優惠。生活工場資訊部副理張誠祥則說,針對主要供應商都要求一定要使用工商憑證登入B2B平臺,在這個政策下,供應商只要沒有工商憑證就不能登入生活工場的B2B平臺,也就沒有訂單了。家樂福和供應商 加入電子發票平臺

臺灣家樂福財務長齊敏之表示,家樂福最早使用工商憑證的服務就是電子發票整合服務平臺,其次,才陸續擴大到政府提供的服務項目。

臺灣目前規模最大、有62家分店的大型連鎖量販店家樂福,因為法國總公司的全球策略制訂,早在2004年,就已經確立採用公開金鑰基礎建設(PKI)的政策走向。

臺灣家樂福財務長齊敏之表示,當時適逢臺灣政府也正積極推動PKI的相關應用,臺灣家樂福除了搭上政府政策的列車外,更率先選擇使用「財政部電子發票整合服務平臺」,不僅節省家樂福發票處理的人力,因為供應商也同步使用工商憑證,加入這個電子發票平臺,雙方的訂單與發票處理效率,都大幅提升。

齊敏之表示,在2004年時,臺灣家樂福的財務、物流、IT以及相關後勤支援人員,一起飛到西班牙受訓。當時,最主要的目的就是參觀西班牙家樂福分公司,使用電子訂單比例超過9成,使用電子發票的比例也有8成多。

家樂福是歐洲最大的量販零售業者,當時,歐洲也是家樂福財務總部,相關的e化策略與應用也領先其他國家。家樂福在西班牙的受訓中,學到寶貴經驗就是,公司進銷存系統中的供應商主檔不可以分散,必須單一化,對於企業進行電子訂單或電子發票,都有好處。

齊敏之表示,該次的西班牙受訓之旅回臺後,相關人員便積極將在西班牙學到的經驗、步驟帶回臺灣,除了調整成適合臺灣的作法外,也和當時正在推動PKI應用的政府部門溝通,除了表達企業對PKI應用的需求和看法外,也加入政府提供的PKI平臺服務。

當時,臺灣家樂福選擇了財政部電子發票服務整合平臺,作為第一個使用的政府PKI的服務;對於內部合作的供應商,則推動電子訂單。

「電子發票要能順利推動,電子訂單的推動是第一步。」齊敏之表示,建置電子訂單或電子發票的平臺,當時選擇加入關貿網路的電子發票平臺後,相關的供應商也必須一起加入。

為了完成這個任務挑戰,齊敏之確認策略,選定發票量多的企業,作為第一階段的目標。選定目標後,家樂福召開加入電子發票平臺的說明會議,每次50家企業參加,總計舉行40次說明會。

在這樣的說明會中,齊敏之表示,為了讓供應商更了解家樂福為什麼要加入電子發票平臺,以及加入這樣平臺對家樂福以及供應商的好處,家樂福更是從商品部、財務部、資訊部門相關人力傾巢而出,詳細說明家樂福營運方向及付款流程。透過一次次溝通,消弭供應商的誤解。由於家樂福和供應商所有的流程都已經電子化,齊敏之表示,供應商加入這樣的電子發票平臺後,連付款流程都電子化。

齊敏之表示,加入電子發票平臺後,對家樂福最大的好處就是發票處理人力的節省。若以2007年,家樂福有42家分店為例,當時需要50多名員工處理發票事宜,但現在全臺灣有62家分店,處理發票的人員只有20人。「人力的節省,不只是成本的節省,也是公司效率提升、工作流程改善。」他說。

家樂福使用電子發票服務整合平臺,也發現政府陸續推出許多政府對企業的工商憑證應用。在2005年10月左右,齊敏之就在思考,政府提供勞、健保線上加、退保的機制,家樂福是否可以將各分店的人事集中到總公司呢?

此外,政府也提供營業稅和營所稅的線上繳納功能,齊敏之表示,目前家樂福營業稅雖然是分(店)報總(公司)繳,但目前各分店還必須列印一張403申報書,由各分店同仁跑一趟國稅局蓋章蓋章,才算完成相關的流程。他認為,這對於家樂福這種全省都有連鎖店的企業而言,申報流程是否可以更自動化,只要工商憑證確認繳納後,相關的確認資料是否可以以其他方式,如電子公文寄送給申報者,或者是存放在政府的相關單位,才能讓這樣的營業稅線上申報流程更順暢。東森購物運用工商憑證 讓變價流程從半個月變成半天

打開電視購物頻道,看著電視購物專家正滔滔不絕、口若懸河的推薦上檔的商品。對於許多電視購物頻道的觀眾而言,低價和分期購物,經常是吸引觀眾打電話購買的主因。

但是,對於許多價格敏感的商品,尤其是3C產品,往往遇到一個電腦展,展場價格至少下殺2~5千元,對於許多原本已經敲定的節目檔期的3C產品,若不能即時因應市場狀況作價格調整,不論購物專家多麼賣力推銷該商品,比市價貴上2~5千元的3C商品,就是不會有客戶訂購。

東森購物資訊部協理丁平碩表示,商品的洽談過程其實很複雜,從主約到價格附約整個完成,就像是過五關、斬六將,往往需要耗時1個月的時間,才能真正談訂一個檔期所需完成的合約流程。但對於許多價格敏感的商品而言,1個月的時間,可以讓這個產品價格起很大波動。

為了解決這樣的問題,丁平碩說,東森購物善用工商憑證具有電子簽章的法律效力,主約簽訂後,價格附約若要變動,供應商直接以工商憑證登入東森購物供應鏈管理系統作價格變更,就完成價格變價。「這讓以往需要半個月時間進行商品變價的流程,縮短到只需要半天就可以完成所有的變價程序了。」他說。

東森購物工商憑證應用多元
東森購物在經營上有很多種不同經營模式,丁平碩表示,因為東森購物無店鋪的產業特性,同時扮演供應端和需求端的角色,所有資訊在上、下游的確認無誤,就變得非常重要。

東森購物很早就使用工商憑證的電子簽章效力,做為彼此合約和價格變動的確認。

東森購物目前使用電子簽章的供應商大約2,200家,每個月大約有2萬筆使用記錄。從2006年東森購物建置東森購物供應鏈管理系統迄今,丁平碩說:「沒有一個企業用戶對於使用工商憑證,有任何反悔之意,」因此,東森購物除了對供應商的合作主約,以及產品販售規格、變價,都透過工商憑證作為確認的機制外,也進一步擴大工商憑證的適用範圍。

後來,東森購物逐漸將工商憑證的確認用到採購上,像是所有的採購單,都必須用工商憑證簽章、做確認。因為東森購物的產業屬性,常常需要做很多的行銷活動,吸引民眾的注意。每次報紙上整版的促銷廣告,其實都是合作廠商要攤提相關的行銷費用。丁平碩表示,每間公司攤提的行銷費用比例,也是用工商憑證在東森購物的供應鏈管理平臺上,簽章算數。

工商憑證推動之初,廠商心存抗拒
目前看到東森購物將工商憑證應用的非常純熟,但是在推廣之初,東森購物還是遭遇到很大的困難。

丁平碩表示,當初在推廣工商憑證時,也曾面臨到參與供應商數量不足,丁平碩表示,「一旦參與廠商數量不足,就比較難發揮供應鏈的體系影響力。」因此,東森購物當時也採用一些比較強硬的措施,例如,「供應鏈廠商若不使用工商憑證,就沒辦法跟東森購物做生意。」他說。這就是標準的「No PKI,No Order。」供應商使用工商憑證的數量,瞬間就增加了。

但是,的確有一些企業無法申請工商憑證,例如農漁會等,東森購物則提供給這些農漁會店家,一次性的台網憑證作為取代。

雖然工商憑證推廣之初遭遇困難,但丁平碩認為,這就像是企業導入ERP(企業資源管理系統)一樣,當你習慣電子化的便利後,就不可能回到舊時代的紙本作業了。

工商憑證不受時間、地點限制,都能電子簽章
東森購物使用工商憑證最主要的效益包括,可以不受時間、地點限制,隨時可以進行「電子簽章」。丁平碩表示,廠商只要一獲得授權憑證,不論在什麼時間,都可以進行簽章作業;而只要有網路,不管在什麼地點,也能進行合約簽章作業。甚至對於中南部的供應商而言,這種不受時間、地點限制的電子簽章,可以節省這些中南部廠商奔波往返和合約郵寄的時間。

再者,電子簽章視同公司的大、小章,所有簽約都只需要在供應商平臺作業即可,可以減少像是「新產品報價單」等書面合約的往返流程。對於價格敏感的時效性的產品,只要通過審議會審查,確定商審日期後就可以進行簽章作業;其他一般性商品,通過審議會審查後,合約資料確認無誤,2~3天內就可以進行簽章作業。

東森購物使用工商憑證這麼多年,丁平碩很有信心的表示,這種政府背書的企業憑證,從機密性、完整性、不可否認性和確認身分帶來的法律效力,以及附帶的便利和效率,都讓工商憑證成為東森購物一個非常重要的應用系統。


東森購物的供應商在登入供應鏈平臺後,只要插入工商憑證,電子簽署廠商可接單量,該交易即生效。


看大圖生活工場B2B平臺導入工商憑證 改善電子訂單確認效率

生活用品品牌與通路廠商生活工場,與其近700間的供應商之間,連庫存、交期、銷售報表,甚至是公司的毛利資訊,都可以分享。在這種資訊透明化的前提下,以往,生活工場要求其供應商,都必須透過其B2B電子商務平臺做採購、下單,但在今年度,生活工場與供應商的交易模式,再度產生重大變革。

生活工場資訊部副理張誠祥表示,B2B電子商務平臺今年引進工商憑證的認證制度,改善以往B2B電子商務平臺確認訂單時,所缺乏的「不可否認性」。

生活工場(育冠企業)資訊部副理張誠祥表示,在原本B2B平臺進行下單或採購時,不論是生活工場或者是供應商,都還必須利用紙本或電子郵件等方式確認訂單。「不論是生活工場或是供應商,都不敢直接在網路上按確認鍵當作訂單確認。」他說。為了提升彼此對交易的信任程度和訂單處理效率,生活工場決定在今年導入具有電子簽章效力的工商憑證,作為B2B電子商務平臺訂單確認的基礎、提升訂單處理的效率。

自發憑證,供應鏈信任不足
生活工場對於憑證的使用並不陌生,張誠祥表示,生活工場自己就有結合員工識別證的記名晶片IC卡,另外也有不記名的會員卡提供給顧客使用。

但也因為這個憑證系統是由生活工場自己核發的,「供應鏈體系對於這個生活工場自發憑證,並沒有足夠的信任。」張誠祥說,生活工場先前與供應鏈廠商合作時,主要是透過生活工場建置的B2B電子商務平臺做採購和下單。

生活工場B2B電子商務平臺和其他多數電子商務平臺一樣,都是使用帳號、密碼作為系統登入方式。同樣的,這種只使用帳號、密碼作為系統登入的條件,也隱藏許多因為個人端電腦或網路不安全導致帳號、密碼被盜的資安風險。

張誠祥坦言,在各種帳號、密碼被盜的資安事件頻傳時,即便是B2B的電子商務平臺業者,也同樣擔心密碼外洩,或者是離職員工惡意盜用生活工場B2B電子商務平臺的帳號、密碼,導致雙方損失。所以,不論如何,原本所有的採購下單,生活工場和供應商一定會再次確認訂單真偽。

這個平臺運作最弔詭的地方在於,因為生活工場提供透明化的資訊給供應商,也等於讓供應商可以做到主動降低缺貨的情況。電子商務平臺網站因為不能信任線上的採購下單機制,還必須做額外的訂單確認,都使得訂單處理速度較慢。基於政府核發工商憑證具有電子簽章的法律效力,張誠祥便開始思索:「如果能夠採用具有法律效力的工商憑證,作為採購下單的確認,將可以提升採購回應速度以及作業的正確性。」

工商憑證擴大到門市管理系統
從今年5月簽約預計導入工商憑證,張誠祥說,生活工場在程式開發以及套用元件上,因為都已經模組化,不到1個月的時間就完成相關的開發事宜。但接下來,才是挑戰的開始。

張誠祥指出,生活工場平常有往來的供應商大約有6百~7百個左右,不包含季節性的供應商。但不是全部的供應商都知道什麼是工商憑證,「在宣導工商憑證的使用時,遇到比較大的挫折。」他說。因此,生活工場決定先以交易頻繁或交易金額大的供應商,作為第一波測試導入的對象。

由於生活工場供應商規模大小不一,也會出現供應商用子公司統一編號和生活工場往來。張誠祥表示,在系統設計開發時,生活工場便要求,當卡片插入讀卡機時,系統一定要帶出該張工商憑證的卡號,避免該供應商在生活工場的廠商代碼和憑證編號有出入。


生活工場在系統開發時,為了便利供應商確認所使用的工商憑證是否正確,強制工商憑證插入後,一定要帶出憑證編號。

生活工場對供應商除了發文要求供應商配合生活工場採用工商憑證的政策外,也舉辦多場推廣教育訓練活動。張誠祥表示,當時,生活工場先選出10間往來最密切的供應商做測試,確認並收集各種系統登入可能面臨的狀況和疑問,並做成完整的線上教學檔案,提供其他預計導入工商憑證的供應商參考。

生活工場也將這個工商憑證的應用擴大到門市管理系統,因為公司對員工有約束力,員工政策配合度也高。張誠祥說,原本預計在6月底就可以進行第一次門市管理系統應用工商憑證的測試,但張誠祥說,當時忽略生活工場自發憑證的讀卡機,並不能讀取工商憑證或自然人憑證,而使得整個測試進度往後順延1個月。

工商憑證提高訂單處理效率
張誠祥說,供應商一定要使用工商憑證登入B2B電子商務平臺後,才能觀看自家產品的銷售和庫存報表,甚至能確認其他供應商看不到的專屬銷售統計表與庫存統計表。

供應商在與生活工場確認訂單時,張誠祥說,使用工商憑證就不需要像以前一樣,還得額外確認訂單,現在,廠商專區所有的功能,都只需要按下「確認」的按鍵後,就表示訂單確認,不需再額外確認訂單。

張誠祥表示,由於門市流動率較大,以往用帳號、密碼登入門市管理系統的方式,可能會隨著人員的離職導致帳號、密碼外洩。為了提升門市管理系統登入的安全性,也透過工商憑證授權店長的自然人憑證,做為門市管理系統登入的憑證。此外,以往店長計算員工薪資和績效獎金時,只能在內網計算,缺乏彈性。若能使用經工商憑證授權的店長的自然人憑證登入門市管理系統,除了能做到資料加密、防外洩,也增加店長登入系統的彈性。

馬上按讚加入iThome FB粉絲團

Advertisement

更多 iThome相關內容