你知道購買1卷二聯式空白發票要多少錢嗎?答案是31.5元。很少有CIO能像全國加油站資訊長蘇國荃一樣,可以馬上說出公司的會計報帳作業中,需要支出哪些作業成本。會計背景的蘇國荃,對數字非常敏感,往往可以從日常的業務作業中,運用IT創造出省錢的妙招。

全國加油站是台塑油品體系最大連鎖通路,向來以靈活多變的促銷活動和會員活動,屢創業績,即使在激烈的油品削價競爭中,也能獲利。讓全國加油站能夠具備高度競爭彈性的關鍵,正是蘇國荃一手打造的資訊系統。這套高度彈性化的資訊系統,讓業務單位既能隨時應變對手策略,又能兼顧成本。

其實,早在蘇國荃進入全國加油站任職之前,全國加油站的業務工作非常仰賴人力,尤其是會計的帳務作業。全國加油站擁有上百個加油站,每站都需要會計人員,加上總公司有20多位,合計超過百位會計。而且,每次設立新站,還得招募新的會計人力。

這正是蘇國荃剛上任的第一個挑戰,全國加油站總經理希望蘇國荃能解決會計人力過高的問題。

導入電子發票,用系統列印變動資訊

蘇國荃發現會計人員需花很多時間處理發票問題。當時,全國加油站還在使用傳統的二聯式與三聯式發票。因為戶外加油站的環境惡劣,風沙經常造成發票機的齒輪故障,因此,常會產生不少因為卡紙而作廢的發票。

可是,當時的資訊系統無法自動記錄這些作廢的發票號碼,往往造成實際發票和電腦帳務資訊不匹配,必須人工修正,而這些比對工作往往佔用了會計人員大部分的時間。

此外,蘇國荃還從報修記錄上,發現發票機的維修也是硬體維修人員最大宗的工作,7位硬體維護人員必須每天到臺灣各地加油站維修發票機。

發現問題後,他決定一次解決這兩個問題。一般公司的作法是直接將發票機換新,馬上就能減少問題,但是,蘇國荃認為:「處理事情時,不能只考慮單一目的,而是要想辦法解決1件事情,同時連續解決好幾個問題。」

所以,蘇國荃導入電子發票,使用加油站的電腦系統來列印發票。他特別設計列印的內容,將所有變動資訊都透過電腦列印,例如站名和統一編號等,如此一來,只需由總公司統一採購通用的空白發票來分配,各地加油站不用自行庫存備用發票。

導入10個月後,全國加油站各站會計人力能空出一半時間來從事其他工作,總公司也減少了一半的帳務複查人力,等於每年省下了上千萬元人事費用。因為統一採購與分配而減少的過期作廢發票,也在10個月內省下了540萬元。

自製2維條碼閱讀器降低成本

導入電子發票是蘇國荃優化加油作業的第一步。接著,他將促銷活動需要的贈品集點條碼機,整合到發票上。

過去,因為集點促銷的周期很長,消費者往往累積1年點數才來兌換獎品。時間一久,點數條碼會因褪色或破損而無法辨識,造成消費者抱怨。

為了解決辨識問題,蘇國荃在電子發票上預先印刷集點用2維條碼,來提高條碼保存時間。

不過,事先印製的2維條碼無法提供客製資訊,只能印製序號,工作人員必須在印製電子發票時,同時將序號輸入系統,才能記錄這個序號代表的兌換點數有多少。

為了減少人工作業,蘇國荃決定自製2維條碼閱讀器。他在發票印表機後方安裝筆電網路攝影機,自行撰寫2維條碼辨識軟體,讓POS系統具備讀取2維條碼的功能。POS系統列印發票的過程中,網路攝影機也會同步讀取發票上的2維條碼序號,同時在系統中新增1筆消費記錄和序號的資料。

在電子發票上建立2維條碼的序號,除了可供促銷活動之用,蘇國荃還打算用來進行異業結合。因為自製2維條碼閱讀器的成本只有3百元,只有市價的三十分之一。因此,很容易在其他合作廠商的據點,安裝可讀取全國加油站點券條碼的裝置,例如,將閱讀器安裝在咖啡館,全國的會員可以用電子發票上的條碼來兌換咖啡。

這些蘇國荃為了改善加油島上的人工作業,而增加的自動化機制,還進一步簡化了加油島上所需的硬體裝置數量和通訊埠連線需求,使得蘇國荃可以改用低功率的精簡型電腦,來取代昂貴耗電的工業電腦,也連帶降低了設施成本與每年上千萬的電費。

做這些他只堅持一個基本原則,蘇國荃說:「電腦能夠作的事,就不用人工處理」,堅持落實到各環節,引發的連鎖效益,就讓全國加油站省下數千萬元。

e化傳票來精簡會計作業

蘇國荃做到的還不止如此,他也在內部行政管理系統上,充分運用這個省事原則,他從會計常處理的傳票先著手。

傳票是會計上用來記帳和稽核的機制,透過傳票來查帳,就不需要直接使用原始憑證,避免原始資料的損壞。但是,所有收支都要開立相對應的傳票,對於交易金額小而量大的全國加油站而言,光是裝訂當月查帳用的傳票本,總公司每個月就要用掉16個人天的人力。

沿用電子發票的概念,蘇國荃將傳票作業也改為電子作業,所有傳票都透過資訊系統自動產生,不需要由會計人員人工開傳票。他整合電子簽核系統與傳票系統,讓所有需要開立傳票的作業,在主管核可後,都能將帳務資訊,自動拋轉到傳票系統中建立電子傳票。

除了付款時需要列印傳票以外,所有帳務資料都只儲存在傳票系統中,遇到國稅局或會計師查帳時,會計人員才列印出需要的傳票。
新系統大幅減少了繁瑣的日常傳票工作。「現在總公司只需要2名會計來負責各地加油站業務,未來即使增加到200個據點,兩個人力也還可以勝任。」蘇國荃說。

這個傳票e化系統還加快了全國加油站每月結算時間,從15天縮短成2天,足足提高了7倍。

用電子簽核整合內部系統

電子簽核是落實傳票e化的關鍵,蘇國荃採取一個與眾不同的作法,將電子簽核系統作為整合內部各系統的基礎。

蘇國荃將公司內部的作業都轉換成電子簽核系統上的電子表單,1項工作對應到1張電子表單。透過簽核程序,主管核可表單後,電子簽核系統會自動將表單中的相關資訊,拋轉到對應的系統中,自動建立資料或更新記錄。

相較於一般公司的電子簽核系統,往往只是將紙本流程e化,不會自動協助使用者去更新其他系統中的資訊。業務單位完成簽核後,需要自己登入其他內部系統,例如人事系統、採購系統等,根據核可內容來作業。

全國加油站的作法則截然不同,所有內部的資訊系統,都是整合在電子簽核系統上。對使用者而言,沒有區分成人事系統或採購系統,而是看到不同工作的電子表單。

業務單位提出請購申請,請購單通過主管簽核後,系統會自動產生採購單,讓採購單位照單採買。採購單位主管確認採購單的任務完成後,又自動產生驗收單。同樣道理,完成驗收就會自動產生電子傳票,並且更新財產系統的登錄資訊。「所有資料和程序都透過電腦自動轉換。」蘇國荃說。

蘇國荃認為:「電腦能夠作的事,就不要讓人工介入,電腦可以幫我們修改的工作,也不要讓IT人員費時間維護。」

建立機制讓使用者自行維護資料

甚至,連業務部門臨時要修改資料庫內容時,簽核系統也有1張資料庫異動單。只要獲得授權,這張表單對應的程式會自動到業務部門指定的資料庫中,修改需要的欄位內容。

更重要的原則是,蘇國荃認為:「使用者的資料,最好讓使用者自行維護。」他解釋,因為只有使用者最清楚自己需要什麼資料,要如何使用資料。「只要建立自動化的機制,就可以讓使用者自行維護自己的資料。IT人員也可以避免接觸到敏感資料,或因溝通不良修改錯誤而備受責難。」他說。

讓使用者自行維護的策略,蘇國荃也運用在POS系統的促銷規畫功能上。蘇國荃將POS系統區分成兩個部分,固定不變的POS主要操作流程是由1支程式負責,而經常調整的促銷條件設定則由另外1隻程式負責。

因為多數促銷活動都有相似的組成元素,例如時間、地區、優惠型態等。蘇國荃在將這些基本組成元素都開發成系統中的可設定條件,業務單位則可以自行設定,除非條件不足,否則不需要透過IT人員修改POS系統的程式。

當業務單位要推動新的促銷活動時,只需到POS系統中勾選這次促銷活動需要的條件,例如哪些地區的加油站要執行、執行時間多久、優惠方式為何等。

各地加油站的POS系統會依據設定條件來產生促銷活動相關的資訊。這個機制,加快了全國加油站業務單位反應市場競爭的能力,只要對手推出新活動,業務單位馬上可建立對抗的新促銷。

到任3年多,蘇國荃不僅重新打造了全國加油站的資訊系統,也改變了所屬加油站上的作業流程,甚至提供了業務單位在市場競爭的利器。創造這些戰功的秘訣,「遇到問題,要打破框架,不拘泥於現有環境去解決問題,才會有大的效益。」蘇國荃說。

 

自製小創意的大應用

全國加油站資訊長蘇國荃的理念是電腦能夠做的事,絕不人工處理,而且還要用最小的成本達到自動化的目標。遇到問題,寧可自己動手DIY,也要解決問題,印表機上安裝網路攝影機的創意就是最好的例子。為了普及應用,蘇國荃利用網路攝影機自製2維條碼閱讀器,將上萬元售價的產品壓低到數百元自製成本。

透過印表機上的網路攝影機,POS系統可以先讀取發票上的二維條碼序號,再列印出電子發票內容,同時,會員系統中也會依據消費金額,記錄這張發票序號所對應的促銷優惠內容。優惠內容可以在系統中自由設定,蘇國荃表示,發票上的二維條碼甚至可以撕下來,做為其他商店的折價券,進行異業結盟的促銷活動。

 

全國加油站資訊長蘇國荃說:「遇到問題,要打破框架,不拘泥於現有環境去解決問題,才會有大的效益。」

 

CIO小檔案

蘇國荃

全國加油站資訊長兼財務長 

●經歷:會計系畢業後,沒有從事會計工作,反而投身IT職場,先後於臺塑電腦組任職4年,遠東機械工業擔任財務部與資訊部經理達10年,以及擔任力泰建設財務部與資訊部協理11年。95年進入全球加油站任職資訊長,任職10個月後兼任財務長。

●學歷:國立成功大學會計系。

 

公司檔案

全國加油站 

●公司成立時間:1988年8月8日(上市時間2000年9月11日,代號9937)
●主要業務:加油站油品服務
●年營收:約211億元(2007)
●董事長:賴正時
●總部:臺北市羅斯福路六段140號3樓
●員工人數:約2,900人

資訊部檔案

●資訊部門人數:16人
●資訊部門分工:軟體開發8人、硬體維修7人、系統工程師1人

IT部門大事記

●2006年:導入電子發票系統
●2007年:運用電子簽核整合內部資訊系統
●2008年:自製二維條碼閱讀器,整合電子發票與會員促銷

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