過年快到了,可是今年過年,「財源滾滾」「財源廣進」這兩句祝賀詞,卻不大適合拜年的時候使用。因為大家都害怕,自己會成為「裁員滾滾」「裁員廣進」的受害者。面對這波不景氣的寒冬,很多企業的IT部門,都已經緊急改變原有IT策略。事實上,根據iThome電腦報周刊在12月針對329家企業所做的2009年IT預算調查,有40.2%的企業在年底緊急決定縮減IT預算。

接下來,我們就將整理本次接受問卷調查的329位CIO因應不景氣的10種主要做法。讓企業的IT主管在面對景氣寒冬時,能夠做為度過不景氣,為未來成長做準備的參考。

這裡所指的教育訓練,並非單指IT人員的教育訓練,而是更廣泛的,全企業員工與IT相關應用的教育訓練,IT人員的教育訓練當然也是其中很重要的一環。

 做法1  不景氣,是教育訓練的好時機

嘉聯益科技資訊處經理王亦文就有這樣的看法,他指出,不景氣的時候,反而是企業內部人員教育訓練的好時機,對於使用者來說,更有時間接受IT相關系統的教育訓練;而對於IT人員來說,也是進修學習更多專長的好時機。「舉例來說,ERP大家都會連上線使用,可是很多使用者不一定知道使用介面上詳細的各種功能;或是過去都不知道如何正確依照公司規定,在正確的業務流程時間點輸入資料。這些都可以趁著不景氣,員工時間比較空閒的時候,透過教育訓練,提升使用者使用系統的效率。」王亦文說。

王亦文的看法,也是很多企業部門IT主管所想的事情。臺灣港建資深特別助理鄒仁哲就表示,雖然該公司沒有受到景氣太大的影響,但面對不景氣,也特別著重在教育訓練上。「先蹲再跳,IT人員如果在這段時間內希望學習什麼樣的技術,就盡量讓他們去受訓,等待景氣寒冬結束的時候,才能進而發揮更大的價值。」

不僅如此,從這次所回收的329家企業問卷調查中,就可以很明顯看出這個傾向,許多企業的IT部門主管都認為,在不景氣中,正是時候針對員工進行教育訓練,提升員工素質。中興電工資訊處處長賴晃宇就表示,趁著不景氣,更是加強IT人員技術能力的好時機。

在不景氣的時機,企業可能因為業務量縮減,而讓原本非常繁忙的員工,獲得難得較為空閒的時間。IT部門如果行有餘裕,在這種景況下,為了替未來景氣復甦做準備,針對企業內部員工的教育訓練,不乏是一種好選擇,讓使用者更了解資訊系統的運作與使用,就企業的角度來看,能帶來提升整體運作效能的好處。而企業的IT人員,如果能在這一段時間內,替未來做準備,多多充實能力,例如學習新的開發語言等,等到企業撐過景氣寒冬後,需要導入新系統時,馬上就能發揮作用,提升IT人員在企業內的價值。

 做法2  確立績效管理或KPI制度

趁著不景氣的時候,確立績效管理或是導入關鍵績效指標(Key Performance Indicator,KPI)這一類的制度,也是一個好主意。

而且因為工作難找,員工抗拒的阻力,必然會比平時來得小。

舉例來說,南良實業的資訊中心,看準遭遇到的阻力會較小,就預定在明年開始強化資訊人員的績效管理,並且導入KPI。此外,技嘉科技資訊長白光華也有類似看法,他表示,趁著景氣不好,更要強化績效管理,並且趁機好好練兵。

事實上,對於企業來說,在不景氣時,降低開支與提升效率,都是比平時更為重要的事情。而如果能夠正確的導入有效的績效管理制度,自然就能有效的提升工作上的效率,而且在不景氣時導入這樣的制度,可預期遭遇的阻力必然會較小。這也是為什麼很多企業的IT主管,都認為趁著不景氣,強化績效管理,會是一個好主意了。

此外,一位不願具名的製造業IT主管表示,如果資訊部門真的需要裁員,有了績效的量化數據,面臨明年該裁誰的痛苦抉擇時,這也能做為一定程度的指標。雖然從員工的角度來看,這並不是什麼好消息,但當企業面臨求生存的境地時,透過績效管理的數據來篩選人才,去蕪存菁,也是在要降低人力成本的狀況下,非不得已的手段。事實上,根據本次調查,目前有7成的企業都已經凍結IT人事,1成的企業甚至開始針對IT人員裁員。

從上述來看,可以知道,不景氣的時候,績效會成為非常重要的指標。而如果企業的IT部門還未擁有一套合理考核績效的制度,或許在這個時間點導入,是一個好主意。對企業來說,如果能夠在這段時間內導入一個有效的績效管理制度,將能有效的提升企業員工的效率,阻力也較低。

 做法3  行有餘裕,逆勢投資導入重要系統

雖說這次不景氣是全面性的影響,但仍然有些企業反而要在不景氣的時候導入重要的IT系統,以因應未來景氣復甦時,可能湧現的IT需求,讓企業未來的競爭力不會因而受到影響。

臺灣港建就是一個好例子,做為高科技製造業機臺代理商的臺灣港建,今年不僅沒有受到不景氣太大的影響,營收還創新高,賺了2個資本額,在不景氣中反而逆勢成長。臺灣港建資深特別助理鄒仁哲表示,該公司雖然目前沒有負債,現金充足,但是預計明年會受到景氣的影響,業績下滑,所以決定趁這個時候導入CRM系統,讓企業能夠更深入的掌握每個客戶的需求與狀況,好在未來景氣復甦時,能夠以手術式精確的市場掌握能力,打入有需求的企業中。鄒仁哲說:「以前我們有客服系統,但是這還不能滿足業務人員的需求,趁著不景氣的時候,導入完整的CRM系統,可以讓業務人員未來在景氣復甦的時候,能夠更精確的找到客戶,並且掌握舊有客戶的資訊,確保公司未來的發展不受影響。」

此外,導入更好的資訊系統,提升服務品質,也有助於企業度過景氣寒冬。鼎泰豐資訊室主任張躍騰指出,雖然近幾個月鼎泰豐的業績也受到景氣影響而有所下滑,但對於鼎泰豐這種服務業來說,原本就預計要進行的資訊專案,如果能夠有助於貫串前後檯的資訊流,讓用餐的客人在點餐上的服務可以更即時,對於企業來說是一種競爭力的提升,反而有助於鼎泰豐度過景氣寒冬,所以依然會持續進行。

而且,就和績效制度的導入一樣,在不景氣時導入新的資訊系統,使用者端的阻力也會較小。就業情報資訊資訊長劉國琰就表示,該公司原本就在進行的IT專案,沒有受到影響,但是他認為,在不景氣下,受到的阻力和過去相比,的確比較小。劉國琰說:「原本員工的業務量變少了,配合度也變高了,對於推動新系統來說,的確是助力更高。」

 做法4  檢討專案順序,凍結非急迫性需求

記得在做2008年iThome CIO大調查報導時,有個資訊部門主管曾經這樣抱怨:「老闆整天叫我Cost Down,卻又提出一大堆新需求,根本不可能完成嘛!」但到了更不景氣的現在,這個狀況可能只會有增無減。那麼,為了因應不景氣,企業的IT部門該怎麼調整原本預定好要進行的專案呢?

在本次接受問卷調查訪問的329家企業中,很多企業的IT部門都表示,他們必須要減少20~50%不等的資本支出,在這樣的狀況下,有些企業的IT部門就勢必要調整原本的IT專案規畫。正文科技資訊部副理江仰峰就表示,基本的IT服務都還是要維持住,而在新專案方面,預算充足的時候有預算充足的做法,預算不足的時候有預算不足的做法,舉例來說,一個新的資安專案,企業可以選擇直接買資安設備,也可以選擇以嚴格的資安政策規範為手段,兩者都可以收到一定的資安管理效果。

某位螺絲製造業的資訊主管指出,該公司的做法是這樣的,由於下游的汽車業者受到景氣影響嚴重,連帶使得企業的營收狀況也不佳。所以該公司針對明年的IT策略做出一連串的調整。比如說,正在進行中的專案,凡是評估後,該項專案投資後產生的實質效益或減少的損失,小於專案產生的支出,一律凍結。此外,即便評估後認為效益較大,也還必須評估是否能在短時間顯現效益,否則也暫時先不進行。在這個原則下,年度的新IT專案或需求也暫時先全部凍結。

如此一來,IT最重要的任務是確保原有系統正常運作,而所有被暫時凍結的需求,也必須全數列入記錄,羅列在往後評估計劃和追蹤管理的清單中。舉例來說,系統將面臨民國100年的百年蟲問題,這一類的專案就不能長久擱置,必須在之後持續追蹤,如此才能短期內將資源用在刀口上,協助企業度過景氣寒冬。

從上述的例子就可以看出,企業雖然為了因應景氣寒冬,而必須暫時凍結專案的進度,但是在如何凍結,以及凍結之後何時該重新開啟專案,則必須有一定的規畫與思量,否則很有可能反而會傷害到企業的競爭力。上述螺絲製造業的例子,就有將這些因素考慮在內,並且持續追蹤被凍結的專案,這不僅對企業好,在景氣復甦時,也能協助IT部門即時的向企業高層提出需求,以免一被擱置就徹底的被遺忘在角落,影響企業未來的發展。

 做法5  重新評估審視委外需求

委外到底有沒有比較省錢,是一個因人而異的問題。雖然如此,但在不景氣時,高層一直要求IT部門Cost Down的狀況下,這可是一個必須認真考慮的問題。

統整本次調查329家企業回覆的意見來看,委外到底會不會省錢,事實上和企業IT組織的人力結構與規模息息相關。根據iThome電腦報周刊在2008年初進行的「臺灣IT 2000大調查」,臺灣2000大企業的IT預算中,投入在人事成本的比重約為34.8%,遠高於採購新產品的23.9%,且整體來看,含人事成本與教育訓練在內,企業在IT預算的分配上,有4成與人事相關。由此可見,人事成本在現在企業的IT預算中,占有很大的比例,而企業的IT部門是否能夠委外減少人事成本,或是將原有的委外收回,由現有的人力處理,充分利用人力,就成為能否協助企業的IT部門在不景氣時達到Cost Down目標的重要考量方向。

而這一點就必須視不同企業的狀況而定,沒有一定的準則。不過整體來說,從這次回覆的問卷結果來看,很多受傷已經很深的企業(尤其是已經開始裁減IT部門人力的企業),多數都傾向完全取消委外,舉例來說,某家DRAM製造廠商,就決定取消所有的委外,並且裁減人力,只用最基本的人力準備度過景氣寒冬。

不過這畢竟是極端的例子,多數企業在不景氣的狀況下,反而要開始審視現有委外的花費,如果自己維護或開發比較便宜,無論有無裁員,都還必須檢視現有人力是否足以應付,以免取消委外之後,卻讓IT服務品質一落千丈。

對於企業來說,委外選得好,一直以來都是一種可以替企業節省成本的方式,在不景氣的時候,IT部門更應該重新審視現有的委外策略,以及某些較不重要的系統是否可能採取委外。這不僅是節省人事成本的方法,也有可能讓IT部門自我行銷,替企業高層省下更多原本委外需要付出的費用。畢竟,在不景氣的時期,IT人員越有用,就越不用面臨裁員的威脅。

 做法6  在大陸建立更便宜的IT人力資源

前面有談到,人事成本已經是現在企業IT部門最大支出。在這樣的狀況下,也有企業開始考量在人事成本較低的地區建立IT部門的可能性。舉例來說,崇越科技就有這樣的打算,希望透過在大陸地區較為便宜的人力,建立起處理部分IT系統開發的IT人力資源。

其實在大陸建立IT部門,將一些程式撰寫(Coding)的工作轉過去,的確可以減少臺灣的IT部門人力,並且獲得不錯的效益,省下很多IT部門的人事成本。但不能忽視的是,在大陸建立IT部門並不如想像中輕輕鬆鬆就可以完成,也必須面對很多管理上的問題。

比如說,流動率就是一個很難克服的問題。許多在大陸建有IT部門的企業,都不容易留住當地的IT人員。使得企業陷入重複進行訓練,然後員工被高薪挖走的惡性循環。

這一點,在大陸已經擁有一個11年IT團隊的明基電通資訊技術服務中心資訊長趙素娟表示,要成功的留住大陸的IT人才,不被高薪挖走,其實很重要的還必須要讓他們有發展性、有舞臺。趙素娟說:「其實人對於工作的要求很多,薪水雖然也是一個重點,但是成就感也很重要。」

不過如果可以克服這些困難,對於已經西進大陸的企業來說,不景氣的時期,想辦法利用大陸較為便宜的人力資源,的確可以替IT部門省下很多人力成本。以明基電通的例子來說,最近該公司在大陸的IT團隊就晉身為對外服務的利潤單位,讓大陸的IT人力資源,除了省下人事成本之外,還更積極的可以透過接外面的案子,獲得一定利潤與效益。

但不是所有企業都能像明基一樣這麼成功,企業在不景氣的時期,想要節省IT人事成本,這個方法確實可以考慮,但絕對要仔細考量,以免賠了夫人又折兵,最後不但沒有省到成本,反而賠進了更多訓練費用。況且現在大陸的勞動法規業已通過,人事成本相較之下,已不如過往來得便宜。某家西進大陸的流通業,就遭遇了這樣的問題,因為人員流動率過高,1~2年內必定會走掉一個大陸的IT人員,反覆教育訓練的後果,反而讓大陸的IT部門沒有發揮應有的效果。

 做法7  針對商業流程進行標準化與再造

流程再造也是不景氣時期中,資訊部門能夠考慮去做,進而提高整體工作效率的事情。而且最棒的是,很多時候流程再造重要的是現有制度的改善,不一定需要投入大把鈔票去做新系統。

以嘉聯益科技為例,嘉聯益資訊處經理王亦文表示,平常業務較繁忙的時候,使用者對於流程再造的反彈會較高。他以該公司的電子郵件通報系統為例,該公司很多業務,在某個單位完成了一個流程,移交給下一個單位時,都會自動由系統發出電子郵件通知。但是因為業務移交並沒有擁有標準化流程,很多時候電子郵件通知反而只是成為各部門間互相推託責任的依據。於是,王亦文就向上層提出,明年希望能夠將業務流程移交的過程做到完全的標準化,如此一來,使用者就不會有電子郵件發出去,責任就完結的錯覺。會用更多方法確保下一個單位有收到訊息,並且持續執行,確保業務不會受到延誤。

諸如此類的小地方改造,也算是不景氣中IT部門受到預算箝制時,能夠試圖去提升企業運作效率的重要手段。如果行有餘力,還可以透過自行開發系統,進一步達到更自動化的效果。某位不願具名的製造業IT主管也這麼認為,在不景氣時進行流程改造,還有一個好處,那就是受到的阻力會小得多。

簡化流程對於企業來說,有的時候不見得一定要花大筆的鈔票才能達到,可能只是將系統原本需要按30次以上按鍵的電子化流程,改成5次以內,如此而已,而其帶來的效益與工作效率的提升,卻很明顯。資訊部門做為能夠綜觀企業內部所有流程運作模式的單位,如果能夠趁著不景氣時,發揮自己在整理資訊流上的效益,達到簡化流程的效果,不啻是一個協助企業高層提高工作效率,以及自我宣傳的好機會。本次調查的329家企業,也有很多人都有相同意見,認為趁著不景氣時好好整頓流程,達到更好的效率,是資訊部門彰顯自我價值的好機會。

 做法8  進行系統整合,或導入虛擬化技術

不景氣的時候,總是要想辦法開源節流,對於企業的IT部門來說,開源可能是件難事,但節流或許就比較能夠達成。而進行系統整合,事實上就是IT部門節流的一種表現。

尤其是那些在國際擁有很多據點的企業,系統整合帶來的效益可以說是非常巨大。

舉例來說,販售化妝品、香水等美容產品的臺灣萊雅(L'OREAL)資訊管理經理鄭惠安表示,臺灣萊雅的ERP系統,就是由總部提供一個樣板,然後再自行修訂為適合臺灣使用。這使得臺灣萊雅在導入類似的系統進行客製化時,少了很多嘗試錯誤的時間浪費。「我們和總部IT團隊的關係,是互助的,」鄭惠安說,「我們會定期提出一些系統上可以改進的缺點,總部如果發現很多據點都有相同的問題,就會統一修改系統的樣板,並且定期更新。」

這種減少地區獨特客製化,讓多數分散在世界各地據點都使用類似系統的做法,可以替國際化的企業達到許多系統整合的效果,進而減少IT人員在維護上的成本,可以統一由總部的資訊團隊維護。在世界各地都擁有據點的北電(Nortel),近來就是透過這種方式,減少IT成本約3成的花費。而對於企業來說,越少的系統,就意味著越低的維護成本。

此外,在硬體方面,由於近幾年來伺服器虛擬化的技術火熱,透過此類技術減少硬體設備的數量,也能達到節省成本的效果。臺灣VMware就指出,不景氣的時候,反而越來越多企業使用該公司的虛擬化方案,讓業績節節成長。如果企業能夠透過虛擬化的技術,達到1臺伺服器當多臺用,電費、空間、維護人力等,有形與無形的成本,都能達到一定的節流效果。本次問卷調查回覆的329家企業中,也有很多IT主管都將虛擬化視作該公司明年要考量導入的重要技術。

總之,區域性的獨特系統越少,或是能夠將越多現在正在使用的系統進行整合,IT部門就能替企業省下越多的維護費用。而透過類似虛擬化技術,減少硬體維護成本的支出,也是一種節流之道。這些都是企業的IT部門在不景氣的時候,在技術上能夠考慮去做的事情。

 做法9  自行開發,或考慮使用開放原碼軟體

其實企業每年需要付出的軟體授權費用也相當可觀,光是作業系統的授權費用,可能就有上百萬元之譜。在不景氣的年代,開始考慮使用一些開放原碼的作業系統,例如Linux、Open Office等,減少軟體授權的費用,也是一個節省成本的好方法。

舉例來說,中興電工最近就開始考慮使用Linux和Open Office,降低每年龐大的授權費用。此外,就業情報資訊也考慮使用開放原碼的開發工具來進行新系統的開發,這類工具很多,比如說Java開發者常用的Eclipse。

在伺服器作業系統和開發工具上,使用開放原碼的軟體較為簡單,但是文書處理軟體上,使用開放原碼的問題則比較大,諸如使用者習慣、與企業外部的文件資訊交換等。只有少數企業現在有使用此類方案,例如聯經科技總經理何銘傑就指出,聯合報現在就以Open Office給所有的員工使用,所有記者上稿都必須使用此一開放原碼的軟體,許多伺服器軟體也都使用開放原碼,藉此省下每年百萬元的授權費用。味全先前也有評估過使用開放原碼的軟體。

雖然很多臺灣企業的資訊人員,對於開放原碼的作業系統,多不熟悉,但在不景氣的時期內,試著導入使用開放原碼,對於企業來說,也是一種節省費用的好方法。唯使用者端的應用仍較難改變使用習慣,導入阻力較大。

此外,許多企業為了強化IT部門開發人員的績效,也會將很多屬於錦上添花的應用系統,轉而由自己開發,減少購買系統與授權的費用。比如說臺灣農林就決定由自己開發商業智慧(BI)系統,類似這種非急迫性,可以用自己撈資料的方式,達到一定程度效果的系統,透過自行開發的方式,也能在不景氣中替企業省下不少軟體的費用。

 做法10  向廠商爭取更多優惠與折扣

企業的IT部門,在不景氣時期,為了因應節省成本的需求大增,還有一個可以努力的方面,就是直接向軟、硬體的廠商爭取更多折扣。

這並非不可行的,許多軟、硬體廠商在不景氣,使用者花錢心態較為保守的狀況下,今年業績也大幅滑落。這種時候拼現金流量反而是很重要的一件事情,多數到期的合約,都可以重談較為優惠的條件。

此外,硬體的採購上,價格能夠協調的空間也較大,這一點從許多大廠都開始推出過去從未推過的優惠分期付款方案,以及租賃方案,就可以略觀一二。

對於企業來說,在這種不景氣的時期,想辦法和廠商爭取更多折扣,可以說是一種替企業省下荷包的好方法。甚至可以採用以租代買(時間到設備就歸企業)的方案,或是情商整個專案的價格降低,在最近都是比較有可能達到的。在本次問卷調查的329家企業中,也有很多企業都提出了這樣的方法,其中以公家單位和中、小規模的企業所占的比例最高。

 2009 IT預算大調查 

面對這波不景氣的寒冬,很多企業的IT 部門,都已經緊急改變原有IT 策略。事實上,根據iThome電腦報周刊在12月針對329家企業所做的2009年IT預算調查,有40.2%的企業在年底緊急決定縮減IT預算。此外,預計明年會縮減IT預算的企業,比起今年的調查結果來說,也增加了3倍。

 

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