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頻率的同步是效率的關鍵

文/吳俊瑩 (iThome電腦報技術主筆) 2013-03-05

了解合作夥伴的頻率是重要的；理解一件任務背後所需要的龐大支援系統，則是更重要的事情，透過有效溝通，讓大家的頻率一致，才是最能產生效率的方法。

吳俊瑩
iThome電腦報技術主筆

交大電子工程系、臺大電機研究所、政大科技班畢業、政大EMBA國際金融組肄業、瑞士歐洲大學企管博士班肄業，身兼IT/電子技術顧問和某電子公司行銷副總。

新買的遙控直升機，因為螺旋槳卡住結果壞掉了，幫忙換零件的老闆把裡面的小齒輪拆出來，然後說：「因為螺旋槳卡住，但是齒輪受到馬達的力量持續旋轉，最後就磨壞了。」看著被磨損的齒輪，我突然間聯想到，在工作上那些我們用力推的案子，好像也是這樣子，受力最大的同仁，面對著旋轉頻率不同的下一個齒輪，或者下下個齒輪，只要有人卡住，任務進度就出不來，最後有一個或數個齒輪受不了了，案子也就停擺了。在職場上，成就感導向的人，都會希望事情能夠越快越好，自己能承受快速的決策與行動，希望別人也能轉這麼快，或者至少不要太慢。個性「急」沒什麼不好，但要怎樣不讓自己因為其他齒輪跟我們的頻率不同，導致卡住甚至我們自己被磨壞了呢？

了解合作夥伴的頻率是重要的；理解一件任務背後所需要的龐大支援系統，則是更重要的事情。聽說拿破崙有十幾個秘書，也有數十個傳令兵，他腦筋動得很快，一下子跟這個秘書交待，一下子指派傳令給其他將官，聽一下另一個秘書回報的訊息，馬上又可以跟下一個秘書討論其他事情，接著又傳令軍隊調度。團隊裡面沒有人的腦筋轉得跟拿破崙一樣快，可是透過這些為數眾多的協調人員，拿破崙讓整個戰爭機器run得很不錯。這中間的關鍵是什麼呢？應該說是拿破崙對於自己統領團隊的運作頻率瞭如指掌，所以可以讓整個軍隊運作地井然有序。

如果我們忽略底下團隊的運作頻率，會怎樣呢？第一件任務還沒執行完，第二件任務又來了，然後是第三件……，最後可能一件都辦不成。如果我們對於決策方向與品質不在意，認為我是老大所以團隊就要無條件支援我，聽我的調遣，結果會如何呢？這就要看團隊頻率是否一致，如果是一致的話，或許可以發揮很強的力量，僅管決策可能失誤，但只要能及時修正，就可以彌補損失；如果團隊頻率不同，專案進度便會亂掉，大家忙於奔波滅火，老闆急著下命令，難免就像我的遙控直升機，馬達硬是要轉，就會有齒輪被磨壞掉。

「可是團隊成員多半不是我能選擇的！」擔任主管的小A埋怨說：「而且應該是他們調整運作頻率來配合我，不是我去配合他們吧？」我們在升官之後，常常會面臨新挑戰，而且這些挑戰往往都來自於內部而不是外部。最好的做法是與同仁溝通、掌握每個人的頻率，有些人適合高速運轉，能擔當高度變化與挑戰性的工作；有些人適合低速運轉，能勝任長期高重複性的工作，而企業不就是這兩種工作的組合嗎？越接近層峰，運轉的速度也就越快，越遠離層峰，運轉的速度可能就越慢，因為執行任務需要時間，所以從外圍的實際執行，到內層的快速思考決策，要是都能夠掌握到良好的頻率，就可以形成完美團隊了。

完美團隊的情況少見，大多數的同仁並不會主動配合主管，因此主管需要跟同仁溝通，必要時透過調整職位解決問題，把同樣頻率的人拉到身邊來，才能夠順利運轉，或者像拿破崙這樣，有很多個PM來搭配運作。而且，只要牽涉到執行，就一定會讓團隊頻率放慢，所以我們必須能更精準地認知到任務執行的速度。我們常說主帥無能累死三軍，無能不代表主帥的運轉頻率或是決策速度緩慢，相反地，運轉頻率越快的主帥，往往越會累死三軍。因此，當我們自豪於快速決策與快速執行的同時，必須要隨時留意新資訊與新變化，並且注意團隊的執行速度與貫徹力度，以免很多事情「以為」都做好了，但其實並不扎實。

歷史上成功的決策者，往往都會冷靜地先了解狀況，了解大家的頻率、執行能力、安插好自己的人馬之後，才開始大刀闊斧地改革，因為一旦彼此頻率不對，運轉起來自己可能就是那個被磨壞的齒輪。我們都急著做事，想要趕快有一番作為，可是如果沒有建立起頻率相同的團隊，僅管我們急，不停地發號施令，可就是動不起來。老闆最不希望聽到的是我們發出「某某某不support」、「我都計畫好了，但是他們沒辦法照著做」等抱怨。我們如果遇到團隊動不起來的問題，正確做法應該是申請資源，讓自己可以建立、尋找、拔擢能夠配合的夥伴來增加執行力。

要能夠讓團隊有節奏地前進，最初還是得先從了解自己的優缺點開始，知道該找哪些人才來互補有無。一件事情我們自己去做如果要3天，那我們就不容易要求部屬2天就做好。我們也需要尊重對手，能夠出來混的人都有兩把刷子，我們要掌握自己的頻率，不能被對手的頻率影響到，或者以為我們可以輕易地跑出與對手相同的頻率。最後才是對於團隊成員的了解。要讓頻率加速並不是做不到，而是需要先讓團隊熟練之後，才能逐步要求加速。一次到位的方式是提升團隊效率的下下策，想辦法透過溝通、教育訓練、道德勸說、鞭子蘿蔔、殺雞儆猴等技巧，讓大家跟我們的頻率同步，才是最能產生效率的方法。

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